¿Qué Es Un Presupuesto Base Cero?

¿Qué es un presupuesto base cero?

Todas las empresas privadas y públicas necesitan conocer sus gastos para tener un mejor control de los mismos. En algunos casos el balance de gastos se hace al final de cada periodo, sin embargo, también se puede hacer un presupuesto base cero.

Este tipo de presupuesto se hace antes de que dé inicio el periodo correspondiente y requiere que los encargados de cada área hagan un análisis de los gastos que tendrán y los den a conocer.

¿Cómo debe hacerse el presupuesto base cero?

El presupuesto base cero se debe hacer por escrito, detallando el área al que corresponde e indicando las necesidades o elementos que deben ser cubiertos, así como sus costos y tiempos. Únicamente se pueden considerar aquellos gastos que son realmente necesarios y se debe justificar cada uno de ellos. En gran medida, la aportación de capital va a depender de esta justificación. En caso de que se encontraran gastos que son considerados no necesarios o prescindibles, simplemente se recortarán para dar la posibilidad de incrementar el ahorro de la dependencia.

¿Qué buscan los presupuestos base cero?

La finalidad pura de estos presupuestos es lograr que las dependencias lleven a cabo todas sus actividades y sean igual de productivas sin desperdiciar tantos recursos. De este modo se consigue que las dependencias que cumplen con el objetivo del presupuesto cero representen un verdadero ahorro a la empresa.

¿Cómo se presenta la información del presupuesto cero?

Toda la información del presupuesto cero se presenta a través de los documentos llamados “paquetes de decisión”. Estos documentos deben mencionar todos los datos necesarios para identificar al área de la que hablan:

• Nombre del paquete.

• Área correspondiente.

• Departamento.

• Clasificación.

• Propósito.

• Descripción de las actividades del departamento.

• Logros que ha conseguido.

• Forma de medición utilizada.

• Recursos requeridos.

• Alternativas a los recursos.

• Consecuencias de la no aceptación de requerimientos.

• Decisión.

• Fecha de preparación.

Utilidad real de los presupuestos base cero

Cuando se realizan los presupuestos base cero se permite que la empresa correspondiente realice una revisión exhaustiva de su trabajo y pueda aplicar los cambios necesarios para obtener mejores resultados. Al ser presentados los paquetes de decisión, la empresa se enfrenta a la tarea de elegir lo que le es más beneficioso y con esto puede eliminar aquello que no le sirve, llegando a un nivel superior.

Los alcances del presupuesto base cero

El proceso o la técnica del Presupuesto Base Cero consiste en revisar y valorar, todos los años, toda la actividad a desarrollar, tanto las nuevas como aquellas que ya venían desarrollándose.

Con ello se quiere significar que cada vez que se formula el presupuesto se parte de cero. Sin embargo, esto no es totalmente cierto ya que no siempre se parte del cero absoluto en el análisis de cada actividad. Existen algunas que por su naturaleza no pueden estar sujetas a revisión y valorización todos los años.

Lo que sí es cierto es que el Presupuesto Base Cero no admite como valedero el nivel del gasto del presupuesto del año anterior; ello hace que los funcionarios, al tener que pensar en términos de menos y no de más, logren detectar muchos gastos incluidos en el presupuesto por simple rutina porque a nadie se le ocurrió preguntarse cuál fue el motivo de dicha inclusión o el beneficio que se logra manteniéndolo presupuestado año tras año.

Esto significa que el Presupuesto Base Cero responde mejor a las preguntas

¿Por qué debe gastarse? y ¿la forma elegida es la mejor? en vez de preguntar ¿cuánto debemos gastar? lo que evidentemente hace que los distintos funcionarios deban utilizar la imaginación, es decir, ser analíticos al máximo y actuar con una gran carga de creatividad para programar, defender y fundamentar las distintas acciones a desarrollar no sólo por las oficinas que dirigen sino por el organismo o entidad estatal en su totalidad.

Y ello es así por cuanto el Presupuesto Base Cero está unido a los programas de acción, es decir, a lo que se desarrollará y no a quién lo desarrollara con lo cual se destruyen los compartimentos estancos. Además, al existir una relaci6n directa con la acción a desarrollar se logra una mayor armonía entre la programación y el presupuesto anual.

También el Presupuesto Base Cero tiende a desterrar

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