¿Qué es un plan?

¿QUE ES UN PLAN?

El plan es un concepto general que apela a tres conceptos básicos: los fines, los medios y los recursos. El hecho de definir el plan como un concepto plantea en primer lugar que no es necesariamente tiene una forma determinada y que además puede ser tanto explicito como implícito.

El fin  es  a lo que se quiere llegar, es la esencia de aquello que se quiere encarar. En general, definir el fin es más un ejercicio conceptual que uno practico, porque todas las organizaciones conocen su fin, al menos en términos generales. Y los proyectos heredan de las organizaciones esa orientación. Es posible que en algunos casos excepcionales la finalidad del proyecto no este directamente vinculada a la finalidad de la organización. Es decir que el proyecto es una pérdida de tiempo o que simplemente es un proyecto intermedio que sirve para que se puedan desarrollar otros proyectos.

Para explicar un poco el párrafo anterior, tomemos una empresa que fabrica caños de PVC para instalaciones sanitarias. Su fin es ganar dinero con la venta de sus productos. Ampliar su línea de producción es un proyecto que está claramente ligado al fin de la empresa. Un proyecto de responsabilidad social empresarial, como puede ayudar a una escuela de la zona, no tiene nada que ver con su fin. Sin embargo, si la organización entiende que a través de eso logra generar algún retorno en otros proyectos, entonces se trata de un proyecto intermedio.

El medio es todo aquello que tenemos que poner en práctica para llegar a los fines. La operación de una fábrica es un medio para que una empresa gane dinero. El desarrollo de un plan de pobreza cero es un medio para que el Estado garantice los derechos de todos sus ciudadanos. El plan de comunicación de una ONG ambientalista es el medio para que la población tome conciencia de algunos hábitos que dañan al medioambiente y que, por lo tanto, al corregirlos mejora su calidad. Como puede verse, los medios podrían ser un proyecto, por lo que aquello que es un medio para la organización se convierte, de esta manera, en un fin para el propio proyecto. Es así como el fin de un proyecto puede ser la implementación de un sistema o la construcción de una planta, pero ambos son medios para la empresa.

Y por ultimo está los recursos, que esto todo aquello que necesita la organización para poder instrumentar los medios para alcanzar el fin. En el caso de la empresa del ejemplo anterior, para producir los caños de PVC necesita la materia prima, la fábrica, los servicios (luz, agua, etc.) y la mano de obra, todos recursos que luego organizara para poder articular el medio, que es operar la fabrica, para conseguir su fin, que es obtener ganancias.

Después de tanta abstracción, vamos a llevarlo a lo concreto, porque entender esto no se trata solo de de una disgregación filosófica. Un grupo de accionistas quiere ganar dinero y para eso invierten en una empresa. El fin de la empresa es ganar dinero, todo lo demás es un medio. Vender determinados productos, tener una determinada cuota de mercado, todos son medios para alcanzar su fin. Esto qué es tan sencillo cuando lo escribimos, generalmente se olvida en las discusiones que tienen los gerentes, don se confunden a veces fines con medios y, en consecuencia, la empresa se aboca a cumplir con los medios olvidando el fin. Para vender determinados productos la empresa tiene que fabricarlos, para lo que necesitara maquinas, un galpón y el conocimiento necesario, que son recursos.

Planificar es justamente entender los fines, instrumentar los medios y estimar los recursos necesarios para poder instrumentar dichos medios. Definimos que queremos lograr, como lo vamos a lograr y que necesitamos para hacerlo. Una organización puede tener varios fines y para alcanzar esos fines pone en práctica una serie de medios. Cada medio puede contribuir a un solo fin o a varios fines, pero no se puede haber medios huérfanos, así como no puede haber fines sin medios asociados. Lo mismo sucede con los recursos: pueden estar asociados a al menos un medio. Si esta lógica no se sigue, entonces hay algo que no está funcionando del todo bien en la planificación.

IMAGEN LIBRO (RECURSO-MEDIOS-FINES)

Entonces, el plan debe empezar definiendo el fin que se persigue. Luego, explicar los medios a través de los cuales se alcanzara el fin y, por último, los recursos necesarios para poner esos medios en funcionamiento. Este orden conceptual y lógico puede romperse muchas veces por restricciones de las circunstancias. La organización puede contar con determinados recursos y se pregunta qué hacer con ellos. Puede contar con los recursos y tener un fin ya definido, preguntandose entonces como utilizar esos recursos para alcanzar esos fines. La secuencia fines-medios-recursos es realidad un triangulo, del cual se fija uno de los vértices y se construye a partir de ahí los otros dos, aunque la secuencia conceptual sea la que se definió en este apartado, la realidad nos obliga a dar saltos prácticos para seguir sobreviviendo.

Personalmente creo que es casi imposible actuar sin tener un plan en mente. Nadie habla de un buen plan, pero si de un plan. No importa que acción se ejecute en la gestión de una organización, siempre se tiene un fin, por más que es fin no sea claro. Incluso cuando vemos una serie de acciones improvisadas, estamos frente a la ejecución de un plan. Tal vez sea un plan inconsistente o bien un plan mal diseñado, pero se trata de un plan al fin. La improvisación no es la ausencia absoluta de un plan, sino la ausencia de un buen plan.

En resumen, el desafío no es tener un plan o ejecutar un plan, sino más bien tener un buen plan. Podemos decir que estamos frente a un buen plan cuando vemos un plan consistente, es decir, un plan cuyos elementos relacionados entre sí tienen sentido. Podemos hablar de un plan inconsistente cuando los medios definidos no son realistas o cuando los recursos no se estimaron apropiadamente. Otro factor que define un buen plan es un diseño apropiado. Esto último está vinculado al hecho de que los medios definidos permiten efectivamente alcanzar los fines deseados. En general, los fines son un deseo y como tal no se pueden cuestionar. Cuando uno cree que es imposible alcanzar determinados fines, lo que está diciendo es que no existen medios disponibles o recursos suficientes para alcanzar los fines deseados. O en última instancia, esos fines requieren una cantidad tal de recursos que vuelven los fines poco convenientes. Un buen plan consistente y bien diseñado.

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