Reingeniería del Proceso de Pagos

TITULO:

Reingeniería del Proceso de Pagos

AUDIENCIA:

Departamento de Compras, Contabilidad, Control interno, Tesorería.

OBJETIVO:

Agilizar el proceso de pagos, mediante la detección de cuellos de botella para modificar usos y prácticas actualmente llevadas a cabo, dando fluidez a la información desde la elaboración de la requisición, hasta el pago oportuno. Monitoreando los vencimientos a los proveedores y analizando cada una de las líneas de crédito para la visualización del establecimiento de un presupuesto adecuado en base a las necesidades previstas. Así mismo dando a conocer información en tiempo y formas para la adecuada administración del flujo de efectivo y toma de decisiones, mediante la asignación de responsabilidades y tareas a las diferentes áreas involucradas en el proceso.

VENTAJAS:

• Agilización del proceso de pagos
• Eliminación de cuellos de botella
• Administración de la información
• Asignación de responsabilidades

PROCEDIMIENTO ACTUAL:

1. Requisición: Al momento de surgir una necesidad, las diferentes áreas y departamentos elaboran una requisición la cual se hace llegar al departamento de compras, debidamente autorizada por el jefe inmediato del empleado que hace solicitud.
2. Cotización: El departamento de compras es el encargado de cotizar con los diferentes proveedores facultados para surtir a las diferentes razones sociales del corporativo.
3. Orden de Compra: Mediante el fallo que se le otorga al proveedor, se elabora la orden de compra y pasa a firmas con las personas que intervienen, (Revisión, Autorización, Vo.Bo., y Solicitante)

1. La orden de Compra se envía al departamento de tesorería para revisión de la documentación comprobatoria, y en este momento se tiene conocimiento de los compromisos de compra que se hacen, independientemente surta o no el proveedor.

1. Recepción de Factura: El departamento de tesorería manda las órdenes de compra en espera de la factura, adjuntando orden de compra con factura y relacionándolas, previamente recibido el bien o el servicio. (en este caso se puede presentar situación que el proveedor incumpla con compromiso de entrega). Además podremos observar que no hay un control de las órdenes de compra, ya que estas deben de permanecer en el departamento de compras hasta la recepción de la factura y no antes
2. Contabilización: En este momento la persona encargada de recepción de facturas, envía el conjunto de facturas al departamento de contabilidad que es el responsable de recepcionar la factura en el sistema de contabilidad ‘Control Gas’. Aquí es donde se deberá generar el análisis de la documentación comprobatoria para que las facturas que se vallan registrando en Control Gas, se encuentren íntegramente soportadas.
3. Control de Pagos: Las Facturas registradas en contabilidad, son regresadas a la ventanilla de recepción de facturas, para relacionarlas y retornar, soportadas con su póliza de diario, al departamento de Tesorería. Se observa que la relación que hace la persona de recepción es prácticamente la misma que genera tesorería para la solicitud del flujo de efectivo. Este es un puesto estratégico el cual se puede aprovechar para dar fluidez, mediante canales de comunicación, a la información que se hace llegar a tesorería, Este puesto depende de tesorería.
4. Programación de Pagos: Una vez recibidas las facturas al departamento de tesorería, se genera la solicitud del flujo mediante una relación con firmas (Elaboración, Revisión, Autorización, Vo.Bo.) y se envía al departamento de auditoría.
5. Revisión de Facturas: Las facturas son revisadas por el departamento de Auditoría para marcar la pauta de las programaciones de pago. Se encargan de revisar la documentación comprobatoria con el objetivo de detectar falta de integración documentaria de las facturas. Así mismo, descontando del total programado, la cantidad de las facturas que no procedan a pago. En este momento la auditoría está mal aplicada, debido a que los responsables son los que integran cada documento del soporte de las facturas, y los encargados de la contabilización, deben ingresar al sistema Control Gas, las facturas que se encuentren debidamente soportadas mediante un filtro revisor de la información, ya que hasta este momento hay duplicidad de actividades, sin asignación de responsabilidades.
6. Solicitud del Flujo de Efectivo: El departamento de auditoría hace envío del flujo al departamento de tesorería, para pasar a firmas por parte de los involucrados superiores. Paso seguido, se envía al corporativo la integración de las facturas con la carátula donde hace mención a cada una de las facturas que autorizaron internamente para pago. Al momento de quedar autorizadas por el corporativo, retornan las facturas, y se efectúa una transferencia a cada una de las cuentas pagadoras respectivamente separadas por razón social. En este caso se hay un punto muy importante que observar, “las veces que pasa la información a tesorería” ya que son trabajos que corresponde a otras áreas.
7. Pago a Proveedores: Cuando se encuentra el efectivo depositado en nuestras cuentas pagadoras, se efectúan cada una de las erogaciones programadas mediante todo el procedimiento anterior.

Conclusión

El departamento de tesorería exclusivamente debe de dedicarse a pagar y llevar un control sobre lo que ya se pagó, partiendo de la delegación de responsabilidades a las diferentes áreas. El preocuparse por si se pagó doble o no, pasaría a segundo término ya que la información viene en línea directa mediante los canales de comunicación adecuados.

Flujograma Actual[pic 1]

PROPUESTA

En base a áreas de oportunidad detectadas, se realizó un análisis  y a continuación se hace una descripción en el deber ser de cada uno de los procedimientos que abarca desde el proceso de Requisición hasta llegar al Pago oportuno.

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