Resumen Final Administración

Administración

Funciones administrativas

La administración: una necesidad de todas las profesiones

La administración, se encuentra en todas las áreas y en todo tipo de organización. Todo necesita ser administrado y dirigido.

La administración surgió desde que las personas comenzaron a agruparse para lograr lo que individualmente no podían. Esta es esencial para garantizar la coordinación de los esfuerzos individuales. Su papel ha crecido cada vez más a medida que los grupos organizados fueron evolucionando y el rol del administrador ha requerido mayor importancia con el paso del tiempo.

Todo tipo de organización está hoy interpelada a revisar el conjunto de sus procesos y contar con una eficiente administración.

Podemos afirmar que nuestra competencia para administrar es la única manera de lograr desarrollar nuestras organizaciones, hacer que crezca y sostener su supervivencia con el paso de las décadas.

La administración es un área de conocimiento, que pertenece a las ciencias sociales. Continua en desarrollo y expansión.

Existen organizaciones que tienen características diferentes al resto, como las culturales, el propósito principal no es el económico, si no la creación, difusión y preservación de la cultura y esto requerirá procesos especiales y particulares.

El proceso administrativo    [pic 1]

• Planificación: consiste en fijar el curso de cada acción, con principio, determinación y secuencia necesarios para lograr su realización.
• Organización: consiste en agrupar actividades, asignar responsabilidades y coordinar personas, trabajo y recursos
• Dirección: consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización
• Control: tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos

La meta de los administradores

Dirigir las actividades de la mejor manera posible.

Meta de la administración

• La administración está centrada en la productividad, eficiencia y eficacia.
• La persona encargada de la administración lleva a cabo cinco funciones administrativas fundamentales: planificación, organización, integración personal, dirección y control.
• Aplica a los administradores en todos sus niveles.
• El objeto de todos los administradores es lograr un excedente (ej. Agilizar los tiempos de trabajo)
• Dicho excedente dependerá del tipo de organización.
• Los administradores tienen la responsabilidad de tomar decisiones que propicien que casa persona aporte sus mejores contribuciones para alcanzar los objetivos grupales.
• La administración se aplica a cualquier tipo de organización, sea pequeña, mediana o grande, con o sin fines de lucro.

Propósitos y procesos

Características de la administración

• Universalidad: donde haya un organismo social.
• Especificidad: tiene sus propias características inconfundibles como disciplina.
• Unidad temporal: todos los procesos existen simultáneamente.
• Flexibilidad: se adapta a las necesidades de casa sistema.
• Unidad jerárquica: cadena escalar que va de arriba hacia abajo.
• Interdisciplinar: se relaciona con otras ciencias vinculadas al trabajo.

Elementos que coinciden en todas las definiciones de administración  

En todas existen aspectos básicos en común, transversales a cualquier proceso de administración. Hay elementos que siempre están presentes:

• Proceso administrativo: cuatro fases básicas, planificar, organizar, dirigir y controlar
• Un fin común: enfocada en la existencia de objetivos detrás de un fin común que es el persigue la organización
• Personas: elemento que siempre está presente, grupos sociales que serán quienes lleven adelante las fases del proceso y que persigan los objetivos.
• Recursos: los cuales deberán ser utilizados de manera adecuada.
• Eficacia: capacidad de lograr los objetivos establecidos o previstos
• Eficiencia: la administración siempre buscara ser eficiente, pero con el menor costo y la máxima calidad, optimizar recursos
• Productividad: obtener lo máximos resultados con el mínimo de esfuerzos humanos.

Las organizaciones

El objeto de estudio de la administración son las organizaciones. Para hacerlo, tiene en cuenta las teorías y también las técnicas necesarias para dirigirlas, transfórmalas y adaptarlas a los constantes cambios que atraviesas, tanto internos como externos.

Las organizaciones son estructuras formadas por personas que se vinculan para realizar algunas actividades que se le permiten lograr sus objetivos. Estas estructuras son consideradas como un fenómeno social.

Hablamos de patrón sinérgico cuando mencionamos el esquema de relaciones entre las personas que desempeñan roles. Hablamos entonces del conjunto de conductas observables entre los roles que se dan en una organización cuando las personas que se vinculan lo hacen para alcanzar un fin común.  

En la organización si cambia uno de sus miembros, la organización no cambia, pero si introducimos un cambio en el patrón sinérgico, la organización va a cambiar.

Las empresas

Una empresa es una interrelación de roles (puestos de trabajo, áreas o departamentos) que desempeñan individuos (administradores o gerentes) que buscan obtener un superávit, el cual, por lo general, es económico.

Un administrador es la persona que hace que los individuos ejecuten los roles dentro de una estructura determinada.

En las organizaciones es posible identificar diferentes niveles jerárquicos que responden al concepto de orden preestablecido por quien estructura la organización.

1. En el nivel superior o institucional: por lo general, encontramos a los propietarios, dueños, accionistas o socios, o bien a un tercero como gerente general.
2. En el nivel intermedio: se encuentran los gerentes de nivel medio o jefes de áreas.
3. En el nivel operativo: aquí suelen agruparse los equipos de trabajo específicos que llevan a cabo tareas operativas, como así también lo gerentes de primera línea.

Roles, habilidades y funciones de un administrador

1. Roles gerenciales: acciones o comportamientos específicos que muestran los administradores. Diez roles agrupados en torno a las relaciones interpersonales, la transferencia de información y la toma de decisiones.

• Roles interpersonales: involucrados con las personas (ya sean subordinados o personas ajenas a la organización) y también con otros deberes de carácter ceremonial y simbólico. Los tres roles interpersonales son: representante, líder y enlace.
• Roles informativos: roles gerenciales que tiene que ver con la recopilación, recepción y transmisión de información. Los tres roles informativos son: monitor, difusor y portavoz.
• Roles decisorios: roles administrativos que se vinculan a la toma de decisiones, o bien a la elección de alternativas. Los cuatro roles decisorios son: emprendedor, solucionador de conflictos, asignador de recursos y negociador.  

1. Habilidades administrativas: se trata de habilidades técnicas, humanas, conceptuales y de diseño. Los administradores deben desarrollar ciertas habilidades en todos y cada uno de los puestos dentro de la organización.

• Habilidades técnicas: conocimiento que se posee relacionado al trabajo específico que se desempeña y aquellas herramientas de las que disponen. Este tipo de habilidades, son un requerimiento que deben cumplir los gerentes de los niveles operativos o de primera línea de la organización ya que son los que tiene a cargo al personal que opera sobre la elaboración de productos o servicios.
• Habilidades humanas: capacidad de poder trabajar con otros comunicarse con otros, inspirarlos y brindarles la confianza necesaria para que trabajen de manera autónoma.
• Habilidades conceptuales: habilidades que son utilizadas por los gerentes para evaluar a través del pensamiento, situaciones de alta complejidad y tal vez no tangibles. Posibilidades de ver a la empresa como un sistema que funciona como un todo.

1. Funciones administrativas: los administradores o gerentes desempeñan actividades o fusiones mientras coordinan el trabajo de las personas. Esas funciones son: planear, organizar, dirigir y controlar.

• Planificación: implica definir a donde se desea llegar, es decir, establecer la forma para alcanzar esos resultados,
• Organización: identificar la estructura intencional de los roles necesarios para lograr de forma eficiente, los resultados deseados.
• Dirección: coordinar, liderar y desarrollar cualquier otra acción que sea necesaria en torno a los colaboradores de la organización que ocupan los puestos de la estructura organizacional.
• Control: es necesario supervisar, comparar y corregir el desempeño que permita alcanzar el logro de los objetivos.

Productividad, eficiencia y eficacia

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• Eficiencia: es lograr un buen resultado, esto es, hacer las cosas bien. Podría decirse también que es lograr que se haga lo que la empresa necesita.
• Eficacia: es posible definirla como la capacidad de lograr los resultados optimizando los recursos disponibles.

Un administrador también de debe tener en mente la productividad, es decir, aumentar la relación entre resultado (producto o servicio) e insumos (tiempo, materiales, capital y otros) dentro de un periodo, respetando los estándares de calidad.

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