RESUMEN FINAL ADMINISTRACION

RESUMEN FINAL ADMINISTRACION II

UNIDAD I: La organización. Teoría y sistemas.

Sistemas empresas y sus subsistemas

El sistema empresa está conformado por cuatro subsistemas:

Subsistema político: está formado por los dueños de la empresa; los accionistas; el directorio; hasta el gerente general. Va a ser el que va a fijar el objetivo, las estrategias, los fines, las metas básicas de la organización: definirá dónde quiere llegar la organización y por qué camino va a transmitir para llegar a ese objetivo. Se toman las decisiones estratégicas, estas serán por ejemplo, en que negocio va a estar la empresa; que productos va a vender; cuáles serán los objetivos globales y como los va a lograr. Son las decisiones más importantes de la organización.

Subsistema administrativo: el primer subsistema que lo integra es el subsistema de comunicación, este subsistema está formado por todos los canales de comunicación entre las distintas personas que forman la organización. El segundo subsistema es el de influencia, se refiere al grado de influencia que puede tener una persona sobra otra. El tercero es el subsistema de información; este subsistema está relacionado con los sistemas anteriores ya que existen buenos canales de comunicación y buenos niveles de influencia, muy probablemente la información va a funcionar correctamente. El cuarto subsistema que lo integra es el subsistema de control que junto con el de información formaba la base de la Rueda operativa. Si podemos tener información, podemos controlar.

Subsistema decisorio: se tomaran decisiones tácticas. Son decisiones de menor nivel que las estrategias. Por ejemplo: la incorporación de una maquinaria no muy costosa, el cambio de lugar de una línea de producción. La ubicación de las maquinas, la selección de determinado personal, el cambio de vendedores, etc.

Las decisiones tácticas si pueden llegar a afectar al objetivo final de la empresa porque si se toma incorrectamente una decisión táctica puede llegar a fallar la estrategia.

Subsistema operativo: se toman decisiones operativas. Son decisiones diarias que no afectan demasiado al objetivo final de la empresa.

La estructura de la organización es el conjunto de las relaciones de los distintos subsistemas que conforman la empresa, conteniendo además la influencia del contexto a todos y cada uno de ellos. La estructura de una empresa existe como consecuencia de los procesos que se desarrollan en sus subsistemas y solamente modificándolos se podrán introducir cambios estructurales.

La dirección. Proceso. Roles y funciones

Enfoque tradicional:

Fayol nos decía que administrar es: Prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

La dirección constituye la tarea de las funciones administrativas, una vez que tengamos definida la planeación (prever a futuro deseado) y establecida la organización, nos queda por hacer que las cosas marchen y ocurran (dirigir).

Relacionamos la dirección con el concepto de autoridad:

Recordamos que Fayol nos decía que la autoridad es el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer, es decir el poder que se tiene sobre sobre otra posición, hay una escala jerárquica. La autoridad es el poder legitimado.

Otro concepto decisivo en el proceso de dirección es el de influencia, existen muchas formas de ejercer influencia sobre las personas, la autoridad y el poder son formas de ejercer influencia.

Principio de delegación:

Autoridad: es el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer. Es el poder institucionalizado

Delegación: es un proceso por el cual una persona cede o deriva una o más tareas en otra persona o unidad, asignándoles al mismo tiempo, la responsabilidad de eficiencia y operatividad que la función exige, así como la autoridad y los medios necesarios para que la persona pueda cumplir con lo que se ha delegado dentro de los límites establecidos

Nuevos Enfoques:

Dentro de los autores que aportan nuevas ideas sobre la función directiva se encuentra Henry Mintzberg.

Dirección: es un proceso de coordinar propósitos y personas para lograr un objetivo predeterminado

Si relacionamos las obligaciones de rutina con las relaciones con el cambio y la imperfección del sistema, nos encontramos con un conjunto de cinco motivos fundamentales por las que las organizaciones necesitan directivos.

Objetivos del directivo:

1. Asegurar que la organización cumpla con su función básica: la producción eficiente de determinadas mercaderías o servicios. Ello da lugar a los objetivos fundamentales del directivo.
2. Diseñar y mantener la estabilidad de las operaciones de la organización: tiene que programar las actividades y controlar para asegurar un constante flujo de trabajo, corregir desviaciones y asignar recursos para que las operaciones transcurran con regularidad. Como líder: desarrollar y mantener el ambiente de trabajo, para que la organización funcione como una unidad íntegra.
3. El directivo debe hacerse cargo del sistema de determinación de estrategia de la organización, adaptándola de un modo controlado a los cambios producidos en su entorno; en otras palabras debe mantener el equilibrio entre la estabilidad y el cambio
4. El directivo tiene que asegurarse de que su organización satisfaga los propósitos de las personas que la controlan.
5. El directivo debe construir el vínculo central de información entre la organización y su entorno. Como autoridad formal: es responsable del funcionamiento de la estructura de la organización, a pesar de su trabajo rutinario y programado.

Diez roles del directivo:

A finales de la década de los 80’s el economista, profesor y sociólogo canadiense Henry Mintzberg desarrolló una investigación en la que obtiene como resultado una serie de diez roles o papeles administrativos que cumplen los gerentes en una organización.

Se define rol como un conjunto de comportamientos correspondientes a un oficio o puesto determinado.

El objetivo de los roles es cumplir con la función básica manteniendo la estabilidad de la organización, mediante programas, controles y correcciones, determinando las estrategias para satisfacer los propósitos de las personas que la controlan y vinculando la información entre la organización y el entorno.

Estos roles se llevan a cabo en un momento u otro, a veces de manera simultánea, por los gerentes y administradores dentro y hacia afuera de las empresas.

1. Roles de información:

• Monitor: monitora, busca y recibe mucha información (la mayoría actual) para desarrollar un conocimiento profundo de la organización y su entorno.
• Difusor: transmite la información recibida de las personas externas o de otros subordinados a los miembros de la organización.
• Portavoz: trasmite la información sobre los planes, las políticas, las acciones, los resultados y demás datos de su organización al exterior.

1. Roles interpersonales:

• Cabeza visible: figura simbólica, obligada a cumplir con una serie de deberes rutinarios de naturaleza legal o social.
• Líder: responsable de la motivación y del estímulo de los subordinados de crear equipo, prepararlo y cumplir con las obligaciones relacionadas.
• Enlace: se relaciona con gente fuera de esta estructura.

1. Roles de decisión:

• Empresario o Entreprenuer: busca en la organización y en su turno oportunidades, iniciando proyectos de mejora para provocar cambios; asimismo supervisa la concepción de determinados proyectos.
• Gestor de anomalías: responsables de la acción correctiva cuando la organización se encuentra ante anomalías imprevistas de importancia.
• Asignador de recursos: responsable de asignar todo tipo de recursos de la organización, la toma o aprobación de todas las decisiones significativas.
• Negociador: responsable de representar a la organización en toda negociación importantes.

Pensamiento lateral. Edward de Bono

Psicólogo nacido en Malta, había realizado estudios sobre Pensamiento lateral y creatividad y a partir de la publicación de su libro Seis Sombreros para pensar, se empiezan a aplicar sus propuestas a la administración de organizaciones.

La intención es tratar de obtener herramientas para ser más efectivo con el Pensamiento; mediante el manejo de la emoción y la lógica, la creatividad y la información, etc... Para ello, Edward de Bono propone una técnica basada en ponerse diferentes (seis) sombreros (seis colores), que representan seis diferentes tipos de pensamiento:

• Sombrero blanco: pensar de manera lo más objetiva y neutral posible. (hechos y cifras)
• Sombrero rojo: para expresar nuestros sentimientos, sin necesidad de justificación. (emociones y opiniones)
• Sombrero negro: ser críticos de una manera precavida y pensar por qué algo no podría salir bien. (negativo objetivo)
• Sombrero amarillo: contrario al sombrero negro, con este se intenta buscar los aspectos positivos sobre una determinada situación u hecho. (optimista positivo)
• Sombrero verde: abre las posibilidades creativas y está íntimamente relacionado con la idea de pensamiento lateral o divergente. (creatividad)
• Sombrero azul: es el que controla al resto de sombreros; controla los tiempos y el orden de los mismos. (normativo)

Los principios de seis sombreros para pensar:

1. Representar un papel definido: la principal del pensamiento son las defensas del ego. Los sombreros nos permiten pensar y decir cosas que de otro modo no podríamos pensar ni decir sin arriesgar el ego.  “disfrazarnos de payaso nos autoriza a actuar como tales”
2. Dirigir la atención: si pretendemos que nuestro pensamiento no solo sea relativo, tenemos que hallar un modo de dirigir la atención a un aspecto después de otro. Los 6 sombreros son un medio para dirigir ña atención a seis aspectos diferentes de un asunto.
3. Conveniencia: gracias a los seis sombreros, que nos ofrece un modo conveniente de pedir a alguien que cambie de modo, por ejemplo podemos pedirle a alguien que deje de ser negativos, o pedirle a alguien que dé una respuesta puramente emocional.
4. Va más allá del estado actual del conocimiento, ya que las exigencias teóricas de los sistemas complejos (como las organizaciones) requieren seguir explorando.

UNIDAD II: Proceso decisorio

Proceso decisorio

Consiste en separar determinados elementos en las decisiones de la organización y establecer procedimientos regulares de organización para seleccionar y determinar estos elementos y para comunicarlas a los miembros de la organización.

Etapas:

1. Inteligencia: en esta etapa el individuo recopila información para identificar problemas que ocurren
2. Diseño: determinar de qué manera voy a trabajar en las posibles soluciones, poner sobre la mesa las alternativas
3. Selección: el individuo selecciona una alternativa entre las posibles
4. Revisión: evaluación de las decisiones pasadas

Racionalidad limitada

La racionalidad ilimitada tiene límites:

• No se conocen todas las alternativas posibles.
• No se conocen todas las consecuencias de cada alternativa.
• No se sabe el grado de veracidad o de cumplimiento de las consecuencias encontradas.

Por lo tanto se decide en un ambiente de supuestos. Uno no puede conocer el abanico de posibilidades para tomar la decisión.

...