Resumen Segundo Parcial La estructura organizacional

Resumen Segundo Parcial

La estructura organizacional 

        Una estructura es un sistema estable formado por varios elementos coordinados o relacionados de una determinada manera. Es un esquema organizativo que señala quién depende de quién y cómo se dividen y se integran las tareas, distribuye formalmente los puestos de trabajo en una organización. Está constituida por hombres que, al realizar determinados trabajos (directivos y operativos) utilizando instrumentos y medios concretos, hacen realidad los fines específicos de la organización.

        La estructura organizacional muestra una jerarquía formal de autoridad que define las diversas tareas, las responsabilidades y el curso que ha de seguir la transmisión de la información dentro de la organización. La elección de la estructura organizativa que se va a implantar está condicionada por la estrategia y debe ser consistente con los recursos humanos de que se dispone.

Condicionantes del diseño de una estructura

• Tramo de control: Es la cantidad de empleados que puede dirigir un gerente de forma eficiente y eficaz. 
• El otorgamiento de facultades de decisión a los empleados: Consiste en dar a los empleados más autoridad o poder para tomar decisiones.
• Autoridad: Se refiere a los derechos inherentes a una posición gerencial para decirles a los empleados qué hacer y esperar que lo hagan. 
• Centralización: Es el grado en que la toma de decisiones se concreta en los niveles superiores de la organización. 
• Descentralización: Es el grado en el que los empleados de niveles inferiores proporcionan información o toman decisiones.

Estructuras formal e informal 

Dentro de cada organización coexisten dos formas de estructura organizacional que se solapan y complementan, la estructura formal y la informal.

• Estructura formal: muestra el grado en que los trabajos están estandarizados en una organización y hasta qué punto el comportamiento de los empleados es guiado por reglas y procedimientos. La estructura formal define la estructura de la organización, establece y define los límites de las actividades de los individuos y asigna la responsabilidad y el área de actuación de las personas. Implanta una coordinación que se concreta en normas determinadas. Define cómo deben ser los puestos, las unidades organizativas, las relaciones de autoridad y los mecanismos de coordinación. Esta estructura se desarrolla en el Manual de organización. Siguiendo este manual se garantiza que cada uno de los elementos que forma parte de la organización encajen en ella. Para que una organización funcione, cada uno de sus elementos, personas y departamentos, tiene que saber el papel que debe realizar y la autoridad y responsabilidad que tiene. La autoridad ha de estar claramente delimitada, si bien se debe contar con la flexibilidad y libertad suficiente para que se pueda delegar. La coordinación que impone la estructura formal se lleva a cabo mediante normas y canales de comunicación establecidos
• Estructura informal: está formada por el conjunto de relaciones sociales y personales, que sin estar preestablecidas por la dirección, surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí. Su actividad se encuentra fuera del control de la autoridad oficial: son centros de poder carentes de reconocimiento oficial. Los gerentes deben canalizar y aprovechar la estructura informal, ya que puede ser una importante fuente de información y comunicación, además de que contribuye a potenciar el respeto hacia los líderes. Los gerentes deben tratar de conocer los canales de esta organización y procurar que actúe en favor de la empresa. Si ambos tipos de organización entrarán en conflicto, la productividad y el rendimiento de la organización se verían afectados negativamente.

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La departamentalización 

        La departamentalización tiene su origen en la división del trabajo, ya que la especialización propicia la agrupación de actividades y la asignación de las mismas a órganos que se conocen como departamentos. Poder agrupar actividades y personas en departamentos permite que las organizaciones puedan crecer de forma estructurada. Sin embargo, los patrones básicos para la agrupación en departamentos difieren de los aplicables a la agrupación de actividades. De entrada es importante mencionar que no existe un modelo único de departamentalización.

        El principio de división del trabajo propugna el reparto de las diversas actividades que componen una tarea global entre varios individuos. La división del trabajo tiene pleno sentido bajo la condición básica de la especialización, de manera que cada elemento de la estructura se dedique a un conjunto de tareas concretas y específicas. La especialización permite alcanzar gran destreza en las diferentes tareas; ahorrar esfuerzo y tiempo, y asignar a los individuos las tareas para las que están más capacitados. En la práctica, las grandes empresas utilizan una departamentalización combinada.

• Departamentalización por funciones: una de las más utilizadas, consiste en agrupar las tareas de la empresa tomando como base las principales funciones, refleja lo que se hace en la organización. Las funciones organizacionales básicas son: la producción, la venta y el financiamiento; es lógico agrupar estas actividades en departamentos como: ingeniería, producción, ventas o marketing y finanzas.
• Departamentalización por productos: el criterio para dividir es el de los productos o servicios que ofrece la organización, ha ganado importancia en empresas de gran escala y con múltiples líneas de producto. En algunos sectores, se habla de departamentalización por proyectos o programas, tratándose generalmente de productos singulares, en los cuales la fase de investigación y desarrollo (proyecto) tiene peso. La estructura por productos suele combinarse con la funcional: primero se divide el trabajo por productos y luego, dentro de cada tipo de producto, por funciones.
• Departamentalización por áreas geográficas: empleado por empresas geográficamente dispersas, consiste en la agrupación de todas las actividades que se desarrollan o afectan a un área geográfica determinada bajo un responsable de área. Es recomendable cuando el éxito de la empresa depende del ajuste a las condiciones del mercado local donde desea trabajar.
• Departamentalización por clientes: se asienta en la cercanía al cliente y la capacidad de adaptarse a sus necesidades. Muchas empresas, especialmente de servicios tienen departamentos específicos para atender a las grandes empresas, señoras, caballeros, jóvenes y niños. Los gerentes suelen organizar de esta manera cuando les interesa responder a los requerimientos de grupos de clientes.
• Departamentalización por procesos: las personas se agrupan según las funciones técnicas o los procesos que realizan. Se aplica fundamentalmente a los procesos de manufactura de un departamento o con un equipo determinado.

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Organigramas

        Constituye un mapa ilustrativo de la forma general que adopta el funcionamiento de una organización, de sus partes y del conjunto de relaciones que vinculan esas partes. Se puede definir simplemente como “la representación gráfica del modelo de funcionamiento de una organización”. Su diseño gráfico ofrece una visión inmediata y resumida de la forma en que se articulan las partes del modelo de una organización o de un sector de ella.

Razones de su utilización. Ventajas y limitaciones.

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