SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

TRABAJO ACADÉMICO

1. Lea atentamente la siguiente lectura y aplique Ud. Soluciones utilizando sistemas de información gerencial.

En la antecámara los clientes hacían cola frente al cajero, esperando impacientemente mientras el personal buscaba el registro contable descolocado. Otro cliente se quejaba sobre una aparentemente arbitraria forma de calcular los intereses y las multas correspondientes.

En el departamento de créditos varios supervisores de crédito están revisando los registros contables para ver qué clientes han pagado y cuáles no lo han hecho.

Posteriormente, si sucediera que ellos pasaran por el negocio de un cliente moroso para conversar con respecto a un préstamo que está atrasado, los supervisores de crédito no contarían con los detalles específicos sobre la cuenta del cliente. Dos oficiales de crédito se encuentran reunidos con clientes. Uno de los clientes reclama que ha pagado su préstamo desde hace varias semanas y que aún se encuentra a la espera de la aprobación de un nuevo préstamo. El segundo reclama que a pesar de haberse aprobado su préstamo, tendrá que esperar más de una semana para obtener el contrato y los documentos correspondientes perdiendo la oportunidad de comprar la maquinaria usada que necesitaba.

En la parte posterior de la sala, los supervisores del departamento de créditos, ocupados como siempre en tratar de resolver asuntos urgentes, no tienen la menor idea del desempeño de su departamento o de su personal.

En el departamento de créditos las pilas de papeles se acumulan por todas partes. El personal auxiliar está reconciliando los saldos de las cuentas de ahorros con el mayor general, mientras que otros están calculando los intereses en las libretas de ahorros. Los contadores están reconciliando las cuentas bancarias de hace varios meses, tratando de preparar un balance de comprobación para la siguiente reunión del directorio una tarea imposible de completar a tiempo.

En la oficina del director ejecutivo los gerentes se encuentran participando en la sesión operativa semanal. El gerente financiero anuncia que la cuenta corriente de la institución no cuenta con los fondos suficientes y que tendrán que suspender el desembolso de los préstamos por una semana. El gerente de operaciones presenta la nueva propuesta para el proyecto que se encuentra en proceso de elaboración gran parte de la información requerida por el donante de fondos no puede obtenerse o no se encuentra al día. El director ejecutivo presenta la información solicitada por el nuevo miembro del directorio para la reunión siguiente información financiera y operacional actual versus presupuestada, número de clientes por tamaño de préstamo y un reporte de la cartera en riesgo. Cuando preguntó cómo podrían obtener esta información para el viernes, todos levantaron los hombros.

SOLUCIÓN:

Un sistema de información puede definirse técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control en una institución.

Los sistemas de información pueden también ayudar a los administradores y al personal a analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevas alternativas de solución.

El contexto muestra la falta de sistematización, tanto en la organización como en la administración basada en la tecnología, que surge por la exigencia del medio. Partiendo de ese punto, tendremos que:

IDENTIFICAR:

 Identificar a todos aquellos agentes que están utilizando o deberían utilizar los distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)

 Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se recolecta pero que no se utiliza.

 Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.

PROCESAR:

 Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización y del departamento.

 Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores

 Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.

 Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información.

 Optimizar un sistema de información gerencial: ¿qué preguntar?, ¿qué observar?, ¿qué verificar?

 Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieran demasiado tiempo y cubran las necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan mejorarse.

APLICAR:

Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales deben ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar información relevante para tomar diferentes cursos de acción.

Por ello, para determinar el método de procedimiento de datos, podemos elegir entre las dos opciones ya existentes:

• Manual.- emplea el esfuerzo humano para captar, clasificar, registrar, calcular y sintetizar las transacciones financieras de una entidad mediante la escritura.

• Electrónico.- Las computadoras electrónicas y sus programas relati¬vos de software son los fundamentos técnicos, las herramientas y los materiales de los modernos sistemas de información. Las computadoras constituyen el equipo para almacenar y procesar la información.

2. Analice un equipo de fútbol como sistema. ¿Cuáles son sus elementos? ¿Cuál es su objetivo? El cambio de relaciones entre sus elementos

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