Semana 4 PRIMERA ACTIVIDAD

TAREA: SEMANA 6

1. El presupuesto, reseña– definición–importancia.

El presupuesto es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

Funciones de los presupuestos

La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.

Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

2. Estructura de un presupuesto. Metodología.

Metodología para la elaboración del presupuesto

Etapas de la preparación del presupuesto.

Para elaborar los presupuestos se deben considerar las etapas siguientes en su preparación.

1. Pre iniciación

2. Elaboración del presupuesto

3. Ejecución

4. Control

5. Evaluación

1. En la etapa de pre iniciación se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial (Ventas, costos, precios de las acciones en el mercado márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado y otros), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresa.

Este diagnóstico contribuye a establecer los fundamentos de la planeación, las estrategias y lo operacional.

2. En la segunda etapa, la elaboración de los presupuestos. Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual estos planes adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales. Para tal fin se establecen las siguientes pautas:

a. En el campo de las ventas, su valor dependerá de las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles, se tomaran decisiones inherentes a los medios de distribución, los canales promocionales y la política crediticia.

b. En el área de producción, se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar, según los estimativos de ventas y las políticas de los inventarios de productos terminados.

c. Las compras se calculan en términos cuantitativos y monetarios, con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes.

d. La jefatura de relaciones industriales o de talento humano, debe preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y operativos. Esto lo lleva a cabo con base en los requerimientos de personal planteados por cada jefe de área y de acuerdo con los criterios de remuneración y las disposiciones de gobierno, frente a los cambios salariales o reajustes anuales y la garantía que se establece de reajuste salarial en convenciones o pactos colectivos con los trabajadores.

e. De igual forma se tiene en cuenta, la elaboración de otro tipo de presupuestos como el de Costos indirectos de fabricación, los presupuestos de gastos de administración y de ventas.

Es competencia de los encargados de la función presupuestal reunir la información de la operación normal y de los programas que ameriten inversiones adicionales. El presupuesto ya integrado y coordinado se entrega a la gerencia con los respectivos comentarios y recomendaciones respectivas, se discute su conveniencia financiera, se procede a realizar los respectivos ajustes, aprobarlo, publicarlo y difundirlo-

3. Una tercera etapa es la EJECUCION.

La ejecución es la puesta en marcha de los planes, con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados. El Comité de presupuestos se debe constituir como el principal impulsor, buscando el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos, con la finalidad de alcanzar las metas preestablecidas.

4. La cuarta Etapa es denominada el CONTROL.

El presupuesto es una especie de medidor en la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales. El control consiste en realizar un monitoreo, un seguimiento y acompañamiento en tiempo real. Se comparan los pronósticos con la realidad.

5. y la última etapa es la EVALUACION.

Al finalizar el periodo para el cual se elaboró el presupuesto, se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones empresariales. Es necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los logros. Esta retroalimentación es muy importante para las áreas, así se logrará mayor conciencia de su desempeño y tomar las medidas correctivas necesarias. Debemos recordar que los presupuestos deben ser comparados con la ejecución real en forma periódica, de tal forma que se establezca aquellos cambios drásticos o estructurales que pueden hacer que estos sufran ajustes en el tiempo.

3. Características y ventajas de un presupuesto.

Es un acto de previsión: es una estimación de los gastos y los ingresos precisos para cubrirlos durante un periodo de tiempo determinado. No hay que confundir el concepto presupuesto con el de cuenta (es la visión retrospectiva del presupuesto, o sea, una recapitulación de los ingresos y gastos realizados.)

Características:

- Supone una idea de equilibrio contable entre ingresos y gastos. El presupuesto siempre está formalmente equilibrado: los ingresos deben cubrir los gastos.

- Supone una idea de regularidad en su confección, pues su vigencia temporal limitada obliga a su confección periódica.

- El presupuesto adopta una forma determinada, expresada contablemente en partidas de ingreso y de gastos.

- Es una previsión normativa. Obliga al Gobierno y a la Administración a cumplirlo.

Vamos a ver como se han diferenciado tradicionalmente tres perspectivas o conceptos posibles del presupuesto:

1) Concepto económico: El presupuesto es un instrumento de racionalización y organización de la actividad financiera, y en general de la

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