Teoría de Inventarios. Los inventarios forman parte fundamental y son de mucha importancia para una empresa

Teoría de Inventarios. Los inventarios forman parte fundamental y son de mucha importancia para una empresa ya que estos son la fuente de ingreso principal de estas, sobre todo en el caso de las empresas manufactureras o comercializadoras por lo que según Catacora Fernando (2009; p.262): “Los inventarios representan el conjunto de bienes que son propiedad de una empresa y cuyo objetivo de adquisición o fabricación es el de volver a venderlos, a fin de obtener un margen de utilidad razonable.” Por esto resulta sumamente importante que sea del conocimiento de los que laboran en esta área la clasificación de los inventarios entre los que cabe mencionar: Inventarios de Mercancías: Catacora, F (1998, p.148): señala que “los inventarios de mercancía están formados por los bienes que adquiere una empresa comercializadora y en los cuales se deben incorporar todos los costos relacionados con la compra y adquisición de dichos bienes.” En este mismo orden de ideas resulta importante mencionar que la Fundación IASC (2009) los define de la siguiente forma: 38 Los inventarios son activos: (a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de las operaciones; (b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o (c) en forma de materiales o suministros que se consumirán en el proceso de producción o en la prestación de servicios. (p. 9) Inventario Inicial: Redondo, A (2002) expone que el inventario inicial representa: El valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método periódico, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el período contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente. (p.298) Inventario en tránsito: Redondo, A (2002, p.303): “la mercancía en tránsito es mercancía que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aún no ha sido recibida en el almacén.” Según Catacora F. (2009, p.262): “Son aquellos bienes que han sido comprados y sobre los cuales se posee la propiedad, pero que para la fecha del balance, no habían llegado al almacén.” Es importante destacar que para que los bienes puedan ser incluidos como inventario en tránsito, debe haberse realizado la transferencia de la propiedad. Todo lo antes expuesto implica un seguimiento estricto sobre las cantidades que se manejan a través de las entradas y salidas de inventarios, 39 mediante un control de los inventarios por lo que se deben mencionar los dos sistemas utilizados en el control del inventario: Inventario Periódico: Redondo, A (2002, p.323) define el inventario periódico como: “un método que consiste en registrar las compras a precio de costo y las ventas a precio de venta”. Inventario Permanente: Redondo, A (2002, p.323) define el inventario permanente como: “Un método en el cual las compras se registran al costo y las ventas al precio de venta. Para lo cual será necesario conocer el precio de costo para complementar su registro con un asiento que refleje el costo de la mercancía vendida. Asimismo para el área de los inventarios resulta de gran importancia determinar el método de valoración de los inventarios a utilizarse, para de esta manera mantener un orden sobre los componentes del inventario, ya que se debe usar el mismo método de valoración para los elementos del inventario que posean la misma naturaleza, logrando así que la valoración de los inventarios sea confiable, evitando así confusiones o problemas a la hora de valorar los inventarios, estos métodos son: El Método FIFO o PEPS (Primeras en Entrar Primeras en Salir): es definido por la IASC, (2009, p.21) como aquella: “fórmula la cual asume que los productos en inventarios comprados o producidos antes, serán vendidos en primer lugar y, consecuentemente, que los productos que queden en la existencia final serán los producidos o comprados más recientemente.” El método Promedio Ponderado: es definido por la IASC, (2009, p.21) como aquella: “formula donde el costo de cada unidad de producto se determinara a partir del promedio ponderado del costo de los artículos similares, poseídos al principio del periodo, y del 41 costo de los mismos artículos comprados o producidos durante el periodo.”

Teoría de Manuales. Según Catacora, F (2009, p.55) los manuales: “son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables”. Los manuales son una de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y experiencias porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un tema y en ellos se organiza de forma lógica y ordenada todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable, Gómez C, G (1997) define un procedimiento como: Una serie de actividades u operaciones ligadas entre si ejecutadas por un conjuntos de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias dependencias para obtener el resultado que se desea. Ejemplos pago de nómina, adquisición de mobiliario, etc. (p. 127) Existen diversos tipos de manuales de procedimientos, los cuales son elaborados de acuerdo a la necesidad de las empresas y a el área que correspondan Gómez C, Guillermo (1997, p.125) afirma que estos manuales: “suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquina o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades”, es decir que estos son una guía o un documento a seguir con relación al 47 funcionamiento de los departamentos y áreas que integran una empresa, por lo que de acuerdo a Catacora, F. (2009;83): “Un manual de procedimientos muestra todos los aspectos referentes al procesamiento que se le dan a los datos en un sistema”. Así mismo resulta de relevancia mencionar que los manuales de procedimientos cumplen con ciertos objetivos dentro de la entidad donde serán implementados, de acuerdo a esto Gómez, G (1997, p.126) menciona los siguientes objetivos: Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la institución, los puestos o unidades que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilitar labores de auditoría, la evaluación de control interno y su vigilancia. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones. Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. 48 Es por esta razón que la utilidad de los manuales es amplia ya que estos permiten conocer la descripción de las tareas, los requerimientos y los responsables de su ejecución, permitiendo que sea más fácil el entrenamiento y capacitación del nuevo personal e identificar fácilmente cualquier punto de descontrol o falla a lo largo del procedimiento, de allí que se mencione que la importancia de los manuales de procedimientos es definida por La Universidad Nacional Autónoma de México (1994, p.5) así: Constituyen una fuente formal y permanente de información y orientación acerca de la manera de ejecutar un trabajo determinado. Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un trabajo determinado. Contribuyen a dar celeridad y coherencia a las actividades que describen. Delimitan responsabilidades y evitan desviaciones arbitrarias o malos entendidos en la ejecución de un trabajo determinado. Facilitan la supervisión del trabajo y proporcionan a los jefes los elementos necesarios para verificar el cumplimiento de las actividades de sus subordinados. Son una herramienta para capacitar el personal en el desempeño de sus funciones. Sirven como base la realización de estudios de métodos y sistemas, con la finalidad de lograr la agilización, simplificación, automatización o desconcentración de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias. Auxilian las labores de auditoría. 49 Por lo antes expuesto se establece que las empresa definen los procedimientos a seguir, para lograr sistematizar la actuación de sus empleados, los procedimientos son aquellos que se aplican día a día en las diversas labores de una empresa, por lo que Catacora, F. (2009, p.53) define los procedimientos contables como: “Todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad”. Algunos ejemplos de procedimientos contables son: Recepción de Inventarios. Venta de productos. Fabricación de productos. Registro de Estimaciones. Destrucción de Inventarios. Por todo lo antes expuesto se comprende que un manual de procedimientos contables es aquel que ayuda a delimitar los lineamientos de una función o área especifica de la empresa, los cuales garanticen que el registro contable de estas operaciones sean precisos, de carácter probatorio y confiables para las partes interesadas en conocer la situación financiera de la entidad, Catacora F. (2009, p.82) indica que los manuales de procedimientos contables son aquellos que: “detallan todos los procedimientos que se vienen realizando en la empresa y establecen las pautas especificas acerca de las normas aplicables en forma general o determinada para los procedimientos identificados en la organización”. 50 Bases legales. Existen algunas leyes y normas a las cuales se encuentran sujetas las empresas que desarrollan actividades económicas dentro del país, en la busca de que el desenvolvimiento de estas actividades económicas, sea realizado con la mayor transparencia posible, honestidad y con el mejor efecto que estas puedan causar para lograr el desarrollo económico no solo personal sino en el sector industrial, por lo que se pueden mencionar entre ellas: La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela Carta Magna presentada en Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 5.453. Caracas, viernes 24 de marzo de 2000. Artículo 112, establece: “Que todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad económica de su preferencia ,sin más limitaciones que las previstas en esta constitución y las que establezcan las leyes ,por razones de desarrollo humano, seguridad, protección del ambiente u otras de interés social el estado promoverá la iniciativa privada garantizando la creación y justa distribución de la riqueza, así como de la producción de bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la población, la libertad de trabajo, empresa, industria, sin prejuicio de su facultad para dictar medidas para planificar, racionalizar, y regular la economía o impulsar el desarrollo integral del país “(p.40). La Constitución indica que todas las personas tienen libertad para escoger la actividad económica que más le interese y el estado creará regulaciones para esta finalidad, como lo presentado en las leyes que aquí se nombran. De igual manera el Código de Comercio, Gaceta Nº 475 51 Extraordinaria del 21 de diciembre de 1955 también hace mención a los inventarios en lo que respecta a su registro el cual establece que: Artículo 32 Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. (p.10) Es de gran importancia y de grado obligatorio que las pequeñas y medianas entidades así como toda empresa comercial lleve sus registros de inventarios en el idioma castellano ya que de esta manera su comprensión para terceros, asociados y aquellos vinculados será de manera compresiva, también para las autoridades a la hora de una inspección o auditoria El Artículo 33 “El libro diario y el de inventario no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al tribunal o registros mercantiles, en los lugares donde los haya, o al juez ordinario de la mayor categoría en la localidad donde no existen aquellos funcionarios, fin de poner en primer folio de cada libro nota de los que este tuviere, fechada y firmada por el juez y su secretario o por el registrador mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el sello de la oficina”. (p.10) Cuando en una empresa se van a utilizar el libro diario y de inventarios, es preciso que la misma presente al registrador mercantil o en su defecto a el juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no exista dicho funcionario; para que de esta forma sea colocada en el primer folio de cada libro la firma del funcionario y en los folios subsecuentes el sello de la oficina. 52 Artículo 34 En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. (p.10) No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros de estas. Providencia Administrativa de la República Bolivariana de Venezuela, No. 003/2014 Gaceta Nº 40.351 del 07 de febrero del 2014. Articulo 2. La información financiera debe prepararse y presentarse de manera íntegra, fiable y razonable, con apego a los Principios de Contabilidad de Aceptación General vigentes en la República Bolivariana de Venezuela y demás marco Normativo aplicable.” En Venezuela los Principios de Contabilidad de Aceptación General son un Marco único, emitidos por la FCCPV, que se conocen con el nombre de VENNIF. La NIIF para las PYMES Frecuentemente, el término PYMES se usa para indicar o incluir entidades muy pequeñas sin considerar si publican estados financieros con propósito de información general para usuarios externos. 53 La norma indica en las siguientes secciones: P11 A menudo, las PYMES producen estados financieros para el uso exclusivo de los propietariosgerentes, o para las autoridades fiscales u otros organismos gubernamentales. Los estados financieros producidos únicamente para los citados propósitos no son necesariamente estados financieros con propósito de información general. P12 Las leyes fiscales son específicas de cada jurisdicción, y los objetivos de la información financiera con propósito de información general difieren de los objetivos de información sobre ganancias fiscales. Así, es improbable que los estados financieros preparados en conformidad con la NIIF para las PYMES cumplan completamente con todas las mediciones requeridas por las leyes fiscales y regulaciones de una jurisdicción. Una jurisdicción puede ser capaz de reducir la “doble carga de información” para las PYMES mediante la estructuración de los informes fiscales como conciliaciones con los resultados determinados según la NIIF para las PYMES y por otros medios. Esto indica que la estructura de la norma está basada en desarrollar estados financieros los cuales deben ser oportunos, claros, confiables, verificables y objetivos, por lo cual, de allí su importancia. Siendo en este caso el objeto principal de estudio el área de inventario para el cual esta norma estipula lo siguiente: Medición de los inventarios: Una entidad medirá los inventarios al importe menor entre el costo y el precio de venta estimado menos los costos de terminación y venta. 54 Costo de los inventarios: Una entidad incluirá en el costo de los inventarios todos los costos de compra, costos de transformación y otros costos incurridos para darles su condición y ubicación actuales. Costos de adquisición: Los costos de adquisición de los inventarios comprenderán el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), el transporte, la manipulación y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, materiales o servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición. Una entidad puede adquirir inventarios con pago aplazado. En algunos casos, el acuerdo contiene de hecho un elemento de financiación implícito, por ejemplo, una diferencia entre el precio de compra para condiciones normales de crédito y el importe de pago aplazado. En estos casos, la diferencia se reconocerá como gasto por intereses a lo largo del periodo de financiación y no se añadirá al costo de los inventarios. A continuación se presentan algunas formulas para medir los inventarios de acuerdo a ésta Norma: Costo de inventario = costos de adquisición + costos de transformación + otros costos. Costos de adquisición = precio de compra + aranceles de importación + otros impuestos (no recuperables en su naturaleza) + otros costos directos. 55 Las leyes citadas con anterioridad, respaldan este trabajo de investigación ya que son normas legales que deben ser acatadas para el manejo de los inventarios, evitando que una empresa se encuentre expuesta a multas y cierres del establecimiento en el caso de ser omitidas. Definición de Términos Básicos Almacén: lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro Almacenamiento de Materiales: Consiste en guardar todos aquellos equipos, Materiales y artículos que hayan sido solicitados por la empresa a sus Proveedores Contabilidad: Es la actividad mediante la cual se registran, clasifican y resumen en términos cuantitativos las transacciones que realiza una entidad económica, permitiendo así el análisis e interpretación de los cambios y resultados obtenidos con miras a la toma de decisiones. Situación Financiera: es la relación entre los activos, los pasivos y el patrimonio en una fecha concreta, de una entidad. Método FIFO: (First in, first out), también conocido como PEPS (Primeras en Entrar Primeras en Salir), se basa en que aquellas mercaderías que ingresaron primero, son aquellas mercaderías que deben salir primero Norma: f. Regla de obligado cumplimiento. 56 Procedimiento: Es un método o sistema estructurado para ejecutar algunas cosas. Der. Actuación por trámites judiciales o administrativos Inventarios: es una relación detallada, ordenada y valorada de todos los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado.

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