Estándares de Gestión

Estándares de Gestión.

Carlos E. García, Gerencia Informática, Octubre 2015.

¿Qué es un estándar?

International Standards Organization (ISO): “Un estándar es un acuerdo documentado que contiene especificaciones técnicas u otros criterios precisos, usado consistentemente como regla, lineamiento o definición de características para asegurarse que materiales, productos, procesos y servicios se ajustan a su propósito”.

Un estándar formulado como regla es de acatamiento obligatorio; como lineamiento es una recomendación acerca de una práctica o herramienta administrativa que se alienta a acatar; y como definición, sólo es parte de un marco conceptual. Los títulos para cada caso en el manual de estándares suelen ser: “Estándar”, “Lineamiento” y “Definición” respectivamente.

Algunos ejemplos de estándares conocidos son: la corriente alterna de 110v en aparatos electrodomésticos; el sistema métrico decimal para expresar medidas de longitud, superficie, volumen, peso, masa, etc.; las reglas ortográficas y sintácticas de un idioma; y el sistema de calificación de exámenes académicos con notas de 0.0 a 10.0.

Administración de Estándares.

Los estándares de aceptación universal son administrados por prestigiosas instituciones internacionales. Estas se encargan de formularlos, consensuarlos, revisarlos y actualizarlos. Entre tales instituciones están:

ISO: International Standards Organization. Reconocida institución con sede en Europa, encargada de coordinar propuestas y discusiones sobre nuevos estándares y estándares vigentes de alcance mundial. Provee las facilidades para desarrollar y aprobar estándares que gocen de consenso internacional.

ANSI: American National Standards Institute. Institución estadounidense que representa a Estados Unidos ante la ISO. En teoría, el ámbito del ANSI es su país; pero en la práctica su alcance es mundial, dada la enorme influencia de esa nación en todo el mundo.

IEEE: Institute of Electrical and Electronic Engineers. Institución gremial de profesionales de ingeniería eléctrica, electrónica y computación al nivel mundial. Promueve continuamente propuestas de estándares para beneficio de sus miembros a través de varios comités creados para este exclusivo propósito.

También hay instituciones en cada país que tienen como función administrar los estándares aplicables al ámbito nacional, la mayoría derivados de estándares ISO. En El Salvador, esta función le corresponde al Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACYT), el cual es el representante de El Salvador ante la ISO.

Estándares en la Gestión Informática.

En el ámbito de la gestión de una UI el término estándar se puede reducir a  una especificación formal acerca de:

1. Cómo llevar a cabo una determinada actividad (estándares de proceso).
2. Qué atributos debe tener un producto o servicio (estándares de productos y servicios).

La necesidad y los beneficios de formalizar y documentar los procesos técnicos y administrativos de una organización es algo universalmente reconocido. Pero no sucede lo mismo con los procesos administrativos de la UI. Entre las posibles explicaciones para esta situación están las siguientes:

1. La poca literatura al respecto es de carácter misceláneo y exhibe escasa coincidencia en la terminología.
2. Los mandos gerenciales de la UI provienen sobre todo del campo técnico. Son expertos TIC; pero carecen de conocimiento y experiencia en el campo de la administración general cuando son promovidos a un puesto gerencial.
3. Hay muy poca investigación sobre la gestión de la UI. Se invierten billones de dólares anuales en I+D sobre Informática; pero de estos, el 75% está orientada al mejoramiento del hardware; 22% al mejoramiento del software; y sólo 3% al proceso administrativo.

La estandarización de los procesos administrativos de la UI es responsabilidad del gerente de la misma. Pero las técnicas y métodos de la administración general no bastan para el caso de la UI. La administración de actividades como análisis de sistemas o comunicación usuarios-analistas no tiene antecedentes en la teoría administrativa general; por lo que se vuelve vital reconocer, definir y documentar los requerimientos de gestión propios de la UI.

Estándares y  Marco Corporativo.

Toda organización tiene un conjunto de características muy propio que definen su personalidad y su cultura. Este “ADN” de la empresa fija un marco de actuación para todos los que laboran en ella, incluyendo por supuesto a la UI.

Hay seis características importantes a tomar en cuenta al formular los estándares de la UI:

1. Filosofía de la dirección superior. Esta es el modo predominante de “ver las cosas” de la dirección superior. Es la filosofía de la empresa. Se formaliza en la declaración los principios, visión, misión y estrategias de la empresa. 
2. Políticas corporativas. Las relacionadas con clientes, proveedores, seguridad y proyección social.
3. Estructura organizativa. Influirá determinantemente en la gestión de la UI si la estructura de la organización es centralizada o descentralizada, dinámica o estática, vertical u horizontal.
4. Objetivos informáticos. ¿Cómo percibe la organización su propia función informática? Puede concebirla como un soporte puramente operativo, como soporte estratégico o sólo como factor de imagen.
5. Políticas de personal. Prácticas corporativas relativas al recurso humano. ¿Cómo lo valora? ¿Criterios de mérito? ¿Criterios de promoción? ¿Facilidades para desarrollo profesional?
6. Factores externos. Son características dictadas por factores del medioambiente de la organización, entre las que se encuentran medidas gubernamentales, ambiente político y fuerzas del mercado.

Utilidad para la Gerencia Informática.

Documentar los procesos técnicos y administrativos de la UI es de suma utilidad para la Gerencia Informática de una organización. Entre los beneficios específicos están los siguientes:

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