Acta constitución de proyecto

Empresa / Organización

Servicio de salud Duoc UC

Proyecto

Modernización fichas clínicas

Fecha de preparación

23-Abril-2018

Cliente

Mario Galán

Patrocinador principal

No aplica

Gerente de Proyecto

Carolina Rodríguez Guajardo

Nombre

Cargo

Departamento / División

Rama ejecutiva (Vicepresidencia)

N/A

N/A

N/A

N/A

 El servicio de salud Duoc UC necesita una mayor fluidez en la atención a los pacientes y una mejor organización en las fichas médicas de ellos, para esto se necesita una solución que involucre ambas peticiones de forma que se agilicen los procesos de atención y llenado de fichas para entregar un servicio de mayor calidad y excelencia.

 Actualmente se están utilizando fichas clínicas físicas que causan todo lo contrario a lo esperado, entre ello:

- Demora en la atención.

- Problemas de llenado de las fichas.

- Pérdida de las fichas clínicas.

- Redundancia de datos.

- Uso ineficiente de los espacios de la institución.

- Problemas con el análisis de las fichas.

- Excesos de papelería.

- Poca seguridad en la información personal de los pacientes.

Se espera modernizar el sistema de fichas clínicas dentro de la institución, para mejorar la calidad de la atención y minimizar los tiempos. La idea es convertir la ficha física en una ficha digital, con un mejor acceso para los funcionarios del centro de salud, de forma que se mantenga en línea a través de un sistema de almacenamiento de información, donde se podrán ingresar y encontrar los datos de cada paciente que se atienda en el lugar, evitando la pérdida de información, mejorando los tiempos de espera de la llegada de la ficha, la redundancia de datos y medicamentos prescritos. Además se agilizarán los procesos internos en la institución y se logrará una notable mejora en la atención actual.

El sistema a desarrollar deberá estar disponible para los funcionarios del centro de salud, que éste considere deban utilizar y será ejecutado en los computadores asignados al personal, con el previo ingreso de las credenciales que a cada uno se asignará para poder acceder a la información. Estas credenciales poseerán privilegios de acceso definidos, ya sea para proteger la privacidad del paciente o para no entorpecer la función de los diferentes usuarios.

• Autenticar y validar el ingreso de usuarios reales, asociados a la institución.
• Registrar datos de ubicación y hora de ejecución del programa, según cada usuario al momento de ingresar al sistema para realizar alguna operación.
• Asignar perfiles con información específica requerida de cada personal que utilice el sistema.
• Deberá ser compatible con los sistemas operativos que utilice el centro de salud en los computadores que ya poseen.
• Deberá poder integrarse a futuro con otros sistemas.
• Generar reportes de gestión, de forma que se almacene la información de la cantidad de pacientes que se atendieron en un día, del horario en el que lo hicieron y/o de la razón por la cual asistieron.
• El diseño del sistema deberá poseer los colores representativos del centro de salud.
• Deberá contener botones representativos de forma que sea llamativa, amigables y sencilla de utilizar a simple vista.
• Se deberá tener un sistema de respaldo de información en el caso de cualquier inconveniente.
• Deberá ser funcionalmente rápido en el aspecto del registro y la carga de la información.
• Deberá estar desarrollada para almacenar una gran cantidad de información y registros diariamente.
• Deberá especificar los diferentes errores o problemas que puedan estar sucediendo en la plataforma para poder normalizar el sistema rápidamente.

Se definirán las fases, tiempos y entregables asociados al software como documentos de análisis y diseño, plan de pruebas, riesgos, limitaciones, ciclo de vida y actualizaciones del sistema.

Objetivo

Indicador de éxito

Alcance

Solucionar el problema de ingreso de ficha de pacientes en el servicio de urgencia, generar un historial de atención de médicos ,exámenes y recetas .

Que el ingreso de ficha se automatice a través de una ficha electrónica .

Y que en la ficha electrónica exista un historial médico,examen y  recetas .

Cronograma (Tiempo)

Iteración 1 (4 semanas)

Recopilación de información y creación de base de datos.

Iteración 2  (15 semanas)

Inicio tareas de desarrollo.

Iteración 3  (10 semanas)

Afinar detalles en subprocesos que forman parte de la funcionalidad principal.

Iteración 4 (3 semanas)

Instalación del sistema y marcha blanca.

Costos

$100.000.000

Dentro del costo se incluye todos los gastos operacionales y de mantención que el sistema pudiese requerir, esto se transmite en apoyo directo durante los 2 primeros meses y soporte remoto durante los 3 meses siguientes.

Calidad

Sistema cuenta con definiciones y perfiles de usuarios , adecuados a su función.

Los perfiles limitan la información de acuerdo al usuario y a los datos que pueda acceder para mejorar su labor actual.

Contar con interfaces intuitivas y de fácil manejo para los usuarios, menú simple y controles (botones) diseñados con los colores institucionales.

Los usuarios se familiaricen con el sistema a un nivel de trabajo diario que les permita trabajar de mejor manera.

Sistema genera reportes a pedido sobre la información gestionada y que sea útil para otras áreas.

Generar un historial de atención a los pacientes , donde los usuarios observarán las gestiones realizadas ,evitando asi la redundancia de información ya existente.

En caso de error en la operación diaria , se generan reportes automáticos indicando el origen de la problemática.

Identificar el origen del error y repararlo a tiempo para no interferir en el trabajo diario.

Norma  IEEE-830

Toma de requerimientos se realizó a través de la norma IEEE-830 de 1998, lo cual certifica que la toma de requerimientos tiene un sello de calidad.

-El sistema solo se aplicará al servicio de urgencia (sector rojo y azul) y administración de urgencia, no considerando el resto de los servicios.

-El proyecto no debe durar  más de 12 meses, por lo que los plazos de entrega del producto se limitan a ese tiempo.

-La información generada por el Software respecto a un paciente, solo mostrará las atenciones médicas recibidas al interior de la Clínica, y no así las que recibió o recibirá en otras instituciones ligadas al área de Salud.

-Deberá contar con la posibilidad de incorporarse a sistemas informáticos que rodean las funcionalidades de la Clínica.

-Durante el desarrollo del Software se documentará todo avance y contratiempo, manteniendo informado a través de estos al Servicio de Salud.

-Los tiempos de respuesta en el Software serán los óptimos para la mayor fluidez posible dentro de un Servicio de Salud.

-Los Usuarios vinculados al Software cuentan con el conocimiento funcional y técnico para desarrollar todas las actividades/funcionalidades del mismo.

-El sistema debe estar en capacidad de soportar un gran número de usuarios ejecutando el Software simultáneamente desde distintos equipos.

-El cliente deberá acatar el pago de las posibles licencias digitales que se harán necesarias para el desarrollo y posterior funcionamiento del Software.

- Los tiempos asociados a la ejecución del proyecto son medidos en días hábiles (lunes a viernes).

-No existe entrevista previa con el usuario final (operario) por lo que se desconoce su modo de uso del sistema actual.

-No se ha establecido la tecnología final con la que será desarrollado este sistema a nivel de software, tampoco los sistemas operativos residentes o deseados en los computadores en donde se utilizarán.

-Demoras o atrasos en el cronograma por no continuidad del equipo del proyecto de las dos partes.

-No disponer de licencias digitales vinculadas al software que se utilizará para para la Base de Datos antes de la implantación final.

-Cambios repentinos en las herramientas del Software.

-Posibilidad de ausencia de alguno de los integrantes del grupo del proyecto.

-Que el Cliente no esté satisfecho con la Solución final, incluso habiendo hecho uso de prototipos y pruebas para descartar esta posibilidad.

Hito

Fecha tope

Iteración 1  (4 semanas)

23 de abril al 21 de mayo

Iteración 2  (15 semanas)

23 de mayo al 05 de septiembre

Iteración 3  (10 semanas)

06 de septiembres al 15 de noviembre

Iteración 4 (3 semanas)

16 de noviembre al 07 de diciembre

Iteración 5  (8 semanas)

10 de diciembre al 04 de febrero

Debido a las características que debe poseer el Software, es necesario hacer uso de una Base de Datos para el almacenado de la información, por lo tanto, el presupuesto puede variar bastante a la idea inicial quizás obtenida por parte del Cliente, además esto generará gastos a largo plazo para su mantención, licencias y el pago al personal especializado.

Nuestra estimación es de $120.000.000

Nombre

Cargo

Departamento / División

Rama ejecutiva (Vicepresidencia)

Mario Galan

Director servicio

directiva

N/A

Enrique Sanhueza

Sub-director

directiva

N/A

Alexis Cruz

Jefe Administrativo

   Contabilidad

N/A

Equipo Administrativo

Administración

Administrativa

N/A

Funcionarios médicos

Equipo médico

Sector rojo y azul

N/A

Funcionarios farmacéuticos

Equipo farmacéutico

Sector rojo y azul

N/A

Pacientes

Reciben Atención

N/A

N/A

Equipo informático

Desarrolladores

Desarrollador

N/A

El Cliente certifica que la totalidad de los suministros o servicios reseñados en la presente acta de recepción han sido entregados/terminados y que habiendo sido sometidos a las pruebas de validación, calidad, estabilidad y aceptación indicadas, están de acuerdo con las especificaciones formales y demás requisitos contractualmente convenidos y establecidos entre las partes, con los siguientes ítems finalizados correctamente:

• Autenticación de usuarios.

• Asignación de Tipos de Usuario con sus debidos Permisos.

• Fichas (Ingreso/Médica) en línea al interior del Sistema.

• Perfiles de Usuarios con datos personales específicos.

• Información y sistema disponible 24 horas al día.

• Mecanismo para el respaldo de información registrada en el Sistema.

• Diseño gráfico del Software según los colores del servicio de salud.

• Manual de Uso (Usuario).

• Documentación.

Nombre

Cargo

Departamento / División

Rama ejecutiva (Vicepresidencia)

Carolina Rodriguez Guajardo

Gerente de Proyecto

Desarrollador

N/A

Área de autoridad

Descripción del nivel de autoridad

Jefe de Proyecto

Mauricio Oyarzun Valdes

Decisiones de personal (Staffing)

Resolución de conflictos

Gerente de Proyectos

Carolina Rodriguez Guajardo

Gestión de presupuesto y de sus variaciones

Ingeniero en Software

Conny Sanzana Ogalde

Decisiones técnicas

         Brayan Leon Echeverria

                     Diseño

Tamara Soto Garcés

Encargado de calidad

Recurso

Departamento / División

Rama ejecutiva (Vicepresidencia)

Mario Galán

Directorio

Director

               Enrique Sanhueza

Directorio

Sub-director

                   Alexis Cruz

Contabilidad

Patrocinador

Fecha

Firma

N/A

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