Curso Excel

Unidad 3. Operaciones con archivos.

En esta unidad veremos las diferentes operaciones que hacen referencia a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manipularlas sin inconvenientes al momento de trabajar con libros de trabajo de Excel. Básicamente todas estas operaciones se encuentran en el menú Archivo.

3.1. Guardar un libro de trabajo.

Cuando se empieza a crear un libro de trabajo y luego se quiere recuperar, ya sea para imprimir, modificar, etc., se tiene que almacenar en alguna unidad del disco, a esto se le denomina guardar.

Hay dos maneras de guardar un libro de trabajo.

1. Guardar como. Básicamente, es cuando se guarda un archivo por primera vez.

2. Guardar. Cuando se guardan las modificaciones que se hayan hecho.

 Para almacenar un archivo, asignándole un nombre:

Hacer clic en el menú archivo y seleccionar la opción Guardar como.

 Para guardar los cambios realizados sobre un archivo:

Elegir la opción guardar de menú archivo.

De otra manera se puede hacer, haciendo clic sobre el botón guardar de la barra de acceso rápido. Una manera más práctica es usar la combinación de teclas Ctrl +g.

3.2. Cerrar un libro de trabajo.

Cuando se termine de trabajar con un archivo, lo más recomendable es salir de él. A la acción de salir de un documento, se le llama cierre del documento. Este se puede cerrar de varias formas:

 Una de ellas es usando el menú archivo.

Se selecciona el menú Archivo y se escoge la opción Cerrar.

 Otra forma es usar la opción Cerrar de la barra de menú.

3.3. Empezar un nuevo libro de trabajo.

Imaginemos que se está trabajando con un documento, pero se requiere crear otro libro nuevo. A esto se le llama Nuevo.

Para iniciar en la creación de un nuevo libro de trabajo, hay que seguir las siguientes instrucciones:

 Seleccionar el menú Archivo y elegir la opción Nuevo.

 Otra forma es hacer uso de la combinación de teclas Ctrl + U. En este caso se despliega a la derecha del menú, un conjunto de opciones. Lo usual es seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones y luego hacer clic en Crear, en el panel que se ubica más a la derecha.

3.4. Abrir un libro de trabajo ya existente.

Si se desea recuperar un libro de trabajo guardado con anterioridad, a este proceso se le conoce como Abrir.

Para abrir un archivo ya existente, es decir, que ya se haya guardado antes, se selecciona la opción Abrir del menú Archivo.

Aparecerá un cuadro de dialogo. Buscar en este el libro de su interés, se selecciona con un clic y luego pulsar el botón Abrir. Si se da el caso de que hay muchos archivos, se puede optar por escribir el nombre del archivo e el recuadro y a medida que se vaya escribiendo se mostrara el archivo que coincida con el nombre introducido, por último se hace clic sobre él.

Otra manera de abrir un documento ya existente, se basa en usar una lista de documentos abiertos anteriormente. Se selecciona Reciente en el menú Archivo y se hace clic sobre el que se desea abrir.

Unidad 4. Manipulando celdas.

Aquí se presentaran los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar la apariencia de estas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber escoger el más idóneo considerando la acción a seguir.

4.1. Selección de celdas.

Para llevar a cabo la modificación de la celda o rango de celdas que se desea, hay que seleccionarlas. A continuación algunos métodos de selección más usados.

Al momento de seleccionar las celdas, es fundamental tener en cuenta la forma del puntero del ratón para saber si se van a seleccionar las celdas o se va realizar otra acción. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas es una cruz gruesa blanca.

 Selección de una celda: solo hay que hacer clic sobre ella.

 Selección de un rango de celdas: para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y se podrá ver como las celdas cambian de color y también aparecen con un marco alrededor.

 Selección de una columna: hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar.

 Selección de una fila: Hacer izquierdo de la fila.

 Selección de una hoja entera. Pulsar obre el botón superior izquierdo de la hoja, ubicado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 o usa la combinación de teclas Ctrl + E.

4.2. Añadir a una selección.

Cuando se quiera seleccionar celdas no contiguas o que se dé el caso de que se nos olvide seleccionar una celda, para esto se ha de proceder manteniendo pulsada la tecla Ctrl.

Vale decir que este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo, se puede seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección, pulsando sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla Ctrl.

4.3. Ampliar o reducir una selección.

Si se quiere ampliar o reducir una selección hecha anteriormente, siempre que la selección sea de celdas contiguas, hay que llevar a cabo los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde se desee que termine la selección.

4.4. Copiar celdas utilizando el portapapeles.

La accion de copiar doblega una celda o rango de celdas a otra posicion. Cuando se usa el portapapeles, se involucran dos operaciones Copiar y Pegar. La accion de Copiar doblegará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que hacerlo en dos tiempos:

 En primera instancia, copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Se seleccionan las celdas a copiar y pulsa Ctrl + C. Otra manera es seleccionarlas y hacer clic en el botón Copiar de la barra de inicio.

 En segunda instancia, se trasladan del portapapeles a la hoja:

Nos situamos sobre la celda donde se desean insertar los datos en el portapapeles. Y hacemos clic en la opción Pegar de la barra de Inicio, o bien hacemos uso de la combinación Ctrl + V.

Si se desea que aparezca la barra del portapapeles, se selecciona la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, para activar en el caso de querer visualizarla automáticamente, o en caso contrario para desactivarla.

Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de las siguiente opciones que se describen a continuación:

Si se activa la

...