Cursos de Excel para la UPEL

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA[pic 1][pic 2]

UNIVERSIDAD  EXPERIMENTAL EL LIBERTADOR

UNIDAD DE REGISTRO Y ANÁLISIS ESTADÍSTICO

Curso de Excel para los Jefes de Sección de Registro y Control Estadístico de la UPEL

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                    Facilitador: Durán Meza Jarles Manuel

                           C.I: 15.695.743

      Jefe de Unidad de Registro y Análisis Estadístico

Caracas,  mayo  de  2014

Contenido

Cápitulo i        4

Construcción de la data        4

Capítulo II        6

Depuración de datos por medio de filtros        6

Capítulo III        7

Eliminación de datos duplicados        7

Capítulo iv        9

Construcción de cuadros        9

Capítulo v        13

Cálculo de la edad.        13

Capítulo vi        17

Cálculo de las formas 1902        17

Epílogo        18

Introducción

El siguiente material que se presenta a continuación funge como herramienta para el desarrollo de las actividades vinculadas con las estadísticas que se elaboran dentro del la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL) por medio de los institutos que la conforman.

El material antes mencionado hace referencia y se adapta a las herramientas que comúnmente son utilizadas por los jefes de sección de registro y control estadístico por medio de el software Excel conocido en la jerga de la computación software hoja de cálculo. En el material se presentaran escenarios con ejemplos reales para el manejo de datos, esto permitirá un mejor dominio de la data que se reporta al ente principal en este caso la Unidad de Registro y Análisis Estadístico.

Los ejemplos se presentaran por medio de capítulos de acuerdo a la dificultad del manejo de la data, así el usuario de este material identificará de manera rápida y precisa el problema para construir los elementos que la unidad antes mencionada solicita.

No se pretende con este material cubrir todas las debilidades que podamos presentar, sería un mecanismo inefable considerar tal inquietud por parte nuestra. Sin embargo, a medida que se ponga en práctica seremos mejores usuarios de tan maravillosa herramientas.

Cápitulo i

Construcción de la data

El primer paso para trabajar con la data es asegurarse que el número de variables estén completas; es decir, el conjunto de variables solicitadas por la unidad junto con las variables solicitadas por la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU). Esto obedece que al tener un conjunto de variables lo más considerable posible se obtienen mejores resultados lo que conlleva a un mejor control del dato, a esto se le conoce como calidad del dato.

El ambiente del software Excel particularmente Excel 2007 se presenta de la siguiente manera:[pic 4]

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La figura que se presenta corresponde al ambiente de trabajo de la hoja de cálculo Excel 2007, allí se muestra el encabezado por letras en orden alfabético, por el lado izquierdo las columnas enumeradas.

Las variables deben colocarse en la fila 1 como se muestra en la siguiente figura

En este ejemplo se muestra que la fila 1 aparecen todas las variables que corresponden con los docentes, en la se puede identificar con la flecha con sentido horizontal. Los datos de cada docente aparecen en la parte inferior de cada variable lo que corresponde a una data de corte transversal.[pic 7][pic 8][pic 9]

Se debe asegurar que los datos transcritos de cada docente no tengan errores por transcripción y para ello la herramienta del filtro es muy útil en este sentido. El filtro se encuentra en el panel de inicio de la hoja de cálculo y corresponde a la siguiente figura [pic 10][pic 11]

 Al seleccionar las variables que se desean filtrar debe aparecer lo siguiente:[pic 12]

Capítulo II

Depuración de datos por medio de filtros

Una vez construida la data se procede a depurar la data por medio de los filtros de las variables seleccionadas por ejemplo el número de cedula de identidad:

En este ejemplo se observa un error de transcripción ya que el numero de cedula de identidad 7.778.912.185 no corresponde con la seriación que a nuestro país Venezuela se fija. No obstante, existen otros países donde es posible este número de identificación por lo que se debe asegurar que el ciudadano es de origen extranjero de lo contrario se debe buscar el número de identificación real.[pic 13]

De igual manera suele suceder con las fechas de nacimiento por ejemplo:[pic 14]

Se puede apreciar que la fecha de nacimiento corresponde a un error de transcripción 15/09/10966, siguiendo el sentido nos permite identificar que la fecha real es 15/09/1966. Así como este error puede suceder con la siguiente fecha 31/04/1983; sin embargo, el filtro las identifica ya que el muestra lo siguiente 31/04/1983 y no es sustituida por el año en este caso 1983.

Capítulo III

Eliminación de datos duplicados

Unos de los problemas que pude presentar la data es el riesgo de reportar datos duplicados. Cabe destacar que, en la data que corresponde a los alumnos se puede suceder esta situación, la única oportunidad que se pueda presentar este caso es que el estudiante este cursando dos (2) especialidades distintas conjuntamente de lo contrario se considera duplicado.

En la data de empleados administrativos, obreros y docentes bajo ningún concepto puede registrarse un ciudadano dos (2) veces. Para esta situación se ofrece el siguiente tratamiento:

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