EJERCICIO 7 CAPITULO 4 - SISTEMATIZACION

Error

Definición

Solución

Carecer de un plan

Al sistematizar procesos dentro de un departamento de atención al cliente se desconoce que se está sistematizando, por qué y hacia dónde llevaría dicho proceso

• Comprender a detalle el proceso de atención al cliente dentro de la empresa.
• Elaboración en conjunto con el personal del departamento de atención al cliente de un plan de actividades.

Se busca un sistema de talla única

Se consideran paquetes ya elaborados de software que apoyen la sistematización del proceso del departamento de atención al cliente, sin considerar se ajusta a la empresa, sin adaptarlo a las particularidades, su visión y sus necesidades

• Realización de los diagramas de flujo y  un análisis de las necesidades del usuario y del departamento de atención al cliente
• Realizar un diseño del sistema necesario para el buen funcionamiento

No se documenta el proceso

Se cuenta con un sistema que apoya al departamento de atención al cliente, que se ha desarrollado con el tiempo, y que funciona bastante bien porque las personas lo has estado haciendo de esa forma durante mucho tiempo. Sin embargo, dicho proceso no está documentado.

• Realización de diagramas de procedimiento de la unidad y descripción de normas y políticas de la empresa  
• Concientización a los empleados que se documentan los procesos para poder estandarizar, supervisar e incorporar nuevo recurso humano

Falta de implementación

Se detiene o no se concluye la implementación o ejecución del proceso de sistematización para el departamento de atención al cliente. La documentación por sí sola no es suficiente.

• Se revisa la propuesta a implementar para aclarar las necesidades
• Realización de pruebas para comprobar que la automatización es factible

Dejando fuera la cuantificación

No se tiene claramente definidos y cuantificados los resultados que se esperan de la sistematización de los procesos del departamento de atención al cliente. La evaluación de sistemas es un paso esencial. Sin esta información se hace casi imposible llevarla a cabo.

• Aclarar y definir correctamente los resultados de la automatización para poder ponerlos en producción.
• Evaluar si el procedimiento propuesto es el adecuado para obtener los resultados deseados.