INFORMES ADMINISTRATIVO

Informes Administrativos.

Es un documento escrito que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo, ya sea este en el ámbito empresarial o gubernamental. Un informe administrativo puede ser realizado por algunos funcionarios o jefes de área de una empresa, el cual va dirigido a los superiores ya sean gubernamentales, ejecutivos, directivos de empresas, etc.

Son registros planeados y formales de la información transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeación, implantación, control y problemas de decisión.

El propósito de los informes.

En los sistemas organizacionales y en los de hombre-máquina, los elementos de la toma de decisiones rara vez son suministrados de manera automática y gratuita con los datos: éstos han de ser recuperados u obtenidos selectivamente de una o de las tres fuentes siguientes:

• El Ambiente

• El sistema de almacenamiento ideado para el sistema operativo

• Situaciones actualizadas (operación de laboratorio u otra controlada de manera similar)

Pueden resultar extremadamente difíciles los métodos con que se recaba información de las tres fuentes para operar un sistema. Los costos de clasificar la información y de escribir las especificaciones destinadas a la recuperación aumentan rápidamente al volverse más complejos ambos aspectos.

Tipos de Informes.

Según Murdick, Robert G.:

• Informes sobre el Desempeño. Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son periódicos, abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes. En los fundamental, deben relacionar el desempeño, costos y tiempo con los planes y presupuestos.

• Sobre el Avance. Estos informes suelen ser una característica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre cubre todas las tareas del proyecto. El avance de éste se describe señalando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluación del avance.

• Informes Orientados al Futuro. Esta clase de informes se ocupa del resultado de la investigación, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las empresas son comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, así como los pronósticos económicos, tecnológicos y de ventas. En las grandes compañías, quizá encontraremos entre otras cosas pronósticos de los recursos y tendencias demográficas a nivel mundial.

• Informes Solicitados de Investigación. Aunque no todo informe especial de investigación que soliciten los gerentes puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de información puede ser proyectada. El diseño del sistema de información administrativa deberá proponer la estructura organizacional para llevar a cabo tal investigación.

• Sistemas Computarizados de Consulta a la Base de Datos. Los informes escritos pueden reducirse a la estructura de informe mediante el diseño de sistemas computarizados de consulta a la base de datos. Supongamos que varios gerentes necesitan cierto tipo de información varias veces al año. En de proporcionarles informes mensuales que la contenga, podríamos guardarla en la base de datos. El almacenamiento de ella y el programa para recuperarla en un formato útil se considerará parte de la estructura del informe.

Según Alfonso D’ Santiago, sería interminable la clasificación de los informes si

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