Informe Importancia de las funciones Organizacion y Staff

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Contenido

1 Introducción        2

2 Organización        3

2.1 Selección de Hardware y Software        4

2.2 Función de Control        4

2.3 Función de Staff        4

3 ¿Cómo debe ser la selección de hardware y software para el área de sistemas?        4

3.1 Estándares        4

3.2 Factores Financieros        5

3.3 Evaluación de Propuestas        5

3.4 Documentación        5

3.5 Mantenimiento y Soporte Técnico        6

3.6 Adquisición de Software        6

4 ¿Qué estándares se deben tener en cuenta para la evaluación del personal?        6

4.1 Estándares de desempeño        6

4.2 Mediciones de desempeño        7

5 ¿Cuáles son los ítems más importantes a considerar cuando se realiza la contratación de personal en el área de sistemas?        7

6 ¿Por qué es importante realizar capacitación de personal en esta área?        7

7 Conclusiones        9

8 Bibliografía        9

1 Introducción

En el presente las empresas, organizaciones o compañías siempre cuenta con personal que maneja los sistemas de información (SI) para que sean más seguros y funcionen eficazmente, en este informe hablaremos de lo que se debe cumplir y lo que se juega la persona encargada de la organización, empresa, compañía; en otro caso el auditor de sistemas o jefe de seguridad informática.

2 Organización

Organizar es una de las funciones de la administración. Esta función hace la estructura del personal, instalaciones y flujo de información para alcanzar las metas y objetivos.

La organización es un manojo de convenios, cuyas reglas y normas deben ser cumplidas por todos los miembros y así fluir para que la empresa pueda alcanzar determinados objetivos. Además del proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización así llegando a que ellos puedan alcanzar las metas de la organización. Cabe resaltar que las metas u objetivos requieren diferentes estructuras para lograrlas.

2.1 Selección de Hardware y Software

Este es otro punto a evaluar en las funciones de organización. Ya que esto involucra la preparación de un manual o informe de especificaciones para la entrega a vendedores de Hardware y Software. Debe estar preparado para comunicar a los vendedores las necesidades de instalación y funcionamiento. Así mismo facilitar la evaluación de los mismos, los presupuestos de ventas y seleccionar la configuración  de hardware y software.

2.2 Función de Control

Es una etapa primordial en la administración, aunque una empresa u organización cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización y no existe una forma que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo a los objetivos.

2.3 Función de Staff

Cuando nos referimos a Staff es claramente los empleados que contribuyen a que el personal trabaje con mayor eficacia. Son un grupo de expertos que:

• Asesoran en la toma de decisiones
• Consultoría
• Asesoría
• Contratación del personal
• Capacitación de personal
• Retiro del personal

3 ¿Cómo debe ser la selección de hardware y software para el área de sistemas?

3.1 Estándares

La definición de estándares es una parte muy importante para optimizar costos y realizar una selección correcta para el Hardware y Software. Esto incluyen las especificaciones técnicas de lo que deberá ser utilizado en toda la organización; en el Hardware seria tales como:

• Procesador (Tipo y Velocidad)
• Disco Duro (Capacidad)
• Y características del monitor, teclado, tarjeta de red etc.

Para el Software se tiene la misma situación ya que los estándares deben ser definidos por la necesidad del uso de la herramienta por parte de la organización o usuario, estos son:

• Sistema Operativo (Ay versiones de sistemas especiales para empresas o comunicación interna o LAN)
• Software de Oficina (Aunque eso es por defecto)
• Mensajería Electrónica (Correo Electrónico con dominio propio)
• Software Administrativo, de soporte a sistemas etc.
• En algunos casos ay Software con un propósito especial de acuerdo de la organización o del área.

3.2 Factores Financieros

Si hablamos de una organización debemos tener en cuenta que existen las siguientes  posibilidades de adquirir el equipo de cómputo:

• Por alquiler ó renta: Tiene un alto nivel de flexibilidad ya que no requieren pagos altos o elevados y acorto plazo como cuando se adquiere por compra. Pero la desventaja es que a la larga resulta más costoso que comprar el equipo y se tiene limitaciones para el uso.
• Por compra: La ventaja es que se puede pagar a crédito, con pagos fijos, no necesariamente los pagos son elevados y puede disponer del equipo a la hora que se desee. Su desventaja  es que es una decisión irrevocable y requiere un capital grande para afrontar el riesgo a la obsolescencia.

3.3 Evaluación de Propuestas

La recomendación después de ver estos factores sigue revisar las siguientes opciones:

• Validar lo que ofrece el proveedor
• Analizar propuestas
• Costos
• Disponibilidad
• Calidad
• Soporte y Mantenimiento
• Expansión
• Configuración

3.4 Documentación

Esto consta de verificar con terceros información sobre los productos y ofrecidos por el proveedor siguiendo las opciones presentes:

• Negociación de contrato
• Obtener un contrato justo
• Precio
• Puntos de negociación
• Problemas posibles
• Contrato a favor del proveedor
• Cláusulas integradoras (Cualquier acuerdo previo, oral o escrito etc.)

3.5 Mantenimiento y Soporte Técnico

Los puntos de mayor interés son:

• Garantía: Una vez que el sistema o equipos se ha entregado existe un periodo de garantía de cada unidad de venta tiene la responsabilidad del mantenimiento después de un tiempo determinado.
• Términos de Mantenimiento: El contrato puede redactarse de manera que cubra tanto la mano de obra como las piezas que se necesiten en el mantenimiento.
• Servicio y Respuesta: El apoyo del mantenimiento es indispensable para cuando se requiera ya que entre más disponible este más rápido será el tiempo de respuesta del problema que se presente o daño.

3.6 Adquisición de Software

En este punto es uno de los más importantes en el momento de tener encuentra la adquisición de los equipos de cómputo, ya que estos lleva Software indispensable para la empresa donde se deben adquirir licencias para poder usar el producto en su totalidad ya que la ley también lo resalta.

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