Manual de Procedimiento HCD Pinamar

Manual de Procedimientos

Procedimiento MESA de ENTRADAS 1

Procedimiento COMISIONES 2

Comunicación con el interesado 3

Procedimientos ACTAS de COMISIONES 3

Procedimiento SESIONES 5

Procedimiento ACTA de SESIONES 6

Procedimiento COMPRAS y CONTRATACIONES 6

Procedimiento PRENSA y COMUNICACIÓN 7

Procedimiento MESA de ENTRADAS

La MESA DE ENTRADAS (ME) es el lugar del Honorable Concejo Deliberante de Pinamar (HCDP) que recibe las inquietudes de los ciudadanos, quienes se acercan con una nota, o consultas sobre cómo proceder. Siempre con amabilidad se debe acompañar y guiar al vecino para que éste gestione de la mejor manera su solicitud.

NOTAS

Cuando el Departamento Ejecutivo (DE) ingresa NOTAS o cuando se trata de invitaciones protocolares, se reciben y pasan directamente a Presidencia, donde se determinará el curso de acción.

Las NOTAS de la ciudadanía se reciben y se verifica:

a.- Que esté dirigida a la Presidencia del HCDP

b.- Si es en nombre de alguna institución, que la petición esté acompañada de la documentación que valide la representación.

c.- Que la petición sea pertinente al HCD, si no lo fuera, se informará al ciudadano, aunque esto último no invalidará la presentación de la misma. (las notas deben poder tener resolución en el HCD)

Una vez que el ciudadano entrega la “NOTA”, se le hace rellenar el formulario nota v111021, el que junto a la nota se sella (RECIBIDO) y se pasa a Presidencia/Secretaría para que defina su destino.

Con la definición de la comisión que le dará tratamiento, vuelve a la ME, responsable de digitalizar la nota e ingresarla al SIHCDP, de esta manera, ademàs de quedar registrado allí, el Sistema emite un correo electrónico con la nota adjunta a cada uno de los miembros del HCDP.

Informar a los ciudadanos sobre las diferentes actuaciones que hayan tenido sus notas cuando estos así lo requieran, ya sea de forma presencial, telefónica o por whatsapp, siguiendo con el procedimiento “Comunicación con el interesado”

EXPEDIENTES

La ME también involucra la recepción y expedición de los expedientes que tienen tratamiento en el HCDP.

Expedientes del DE: cuando se reciben, pasan a Secretaría/Presidencia donde se define la comisión de tratamiento y vuelve a la ME, que registra su ingreso en el SIHCDP y confirma la remisión en el Sistema Major.

Dependiendo de la relevancia, la ME además digitaliza el expediente y lo sube al SIHCDP.

Luego de las comisiones y/o sesiones, los expedientes que se remitan al DE, pasan por la ME, que digitaliza las actuaciones, actualizando el expediente tanto física como digitalmente dentro del SIHCDP, con las resoluciones sancionadas.

La digitalización de “salida” se hace priorizando los expedientes del DE, dado que los expedientes internos regresan siempre al HCDP.

Se remiten al DE a través del Sistema Major.

Procedimiento COMISIONES

Las COMISIONES se organizan en cada apertura de Período Ordinario

La COMISIÓN es organizada por el Concejal que la preside.

La organización y comunicación de la COMISIÓN estará a cargo de la persona que el/la PRESIDENTE de la misma designe (pudiendo ser un concejal, un secretario de bloque o un secretario legislativo)

El tratamiento de notas y expedientes se realiza a través de:

lectura de documentación

legislación comparada de otros municipios

conversación con vecinos

conversación con funcionarios

Todo lo decidido en COMISIÓN lo registra el RELATOR en las actas, las que son ingresadas al SIHCDP.

Una vez concluida la COMISIÓN, la persona designada en el punto 2 debe procesarla junto al/la Secretario/a del Cuerpo (o ante su ausencia el/la Secretario/a Administrativo/a). Las siguientes cuestiones deberán informarse junto a una copia del acta, en donde se resalta/n el/los párrafo/s correspondientes a la/s acción/es a realizar (tal como se representa en la imagen):

Invitaciones (a FUNCIONARIOS se hace desde Secretaría a través de NOTAS INTERNAS del SIHCDP; a PARTICULARES lo hace la comisión, a través del correo electrónico oficial, con copia a hcdsecretaria@pinamar.gob.ar y a hcdprensa@pinamar.gob.ar)

apertura de expediente (con copia del acta o formulario)

pases a archivo (de NOTAS y/o , EXPEDIENTES, con copia del acta, donde figure la norma promulgada reciente, a través de la cual se pasa a archivo)

pases entre comisiones (de NOTAS con formulario y copia del acta - EXPEDIENTES, con copia del acta).

documentación a adjuntar (a NOTAS y/o EXPEDIENTES)

EXPEDIENTES que suben a SESIÓN

Tras procesar la COMISIÓN, el responsable de cada una de ellas deberá notificar por correo electrónico oficial a los vecinos sobre lo actuado en sus temas (invitaciones,

proyectos, pases a archivo, pedido de documentación, siguiendo el protocolo siguiente:

Comunicación con el interesado

Cada comisión debe conformar un mail oficial el que debe trasladar (usuario y contraseña) a la siguiente gestión.

Como parte del procesamiento de cada comisión, las decisiones tomadas en relación a las notas se deben notificar a los particulares interesados a través del correo creado a tal fin, con copia a hcdsecfretaria@pinamar.gob.ar y a hcdprensa@pinamar.gob.ar

Todo cambio de estado de las notas debe notificarse:

remisión al DE

apertura de expediente

pedido de informe, dictamen o documentación

consulta a funcionarios

tratamiento en sesión y resultado

archivo

Si la notificación fuese por otra vía (teléfono, whatsapp, visita domiciliaria), se debe remitir por mail a las direcciones indicadas cuándo, cómo, qué y quién notificó.

Cada notificación por mail debe contener:

informe de lo sucedido

adjuntar acta en la que se registra la decisión tomada

Invitación a completar una encuesta de satisfacción, a la que pueden acceder desde este link: https://forms.gle/QgQVNCVab6nXifPJ9

Desde Administración se incluirán estos movimientos en cada nota, adjuntando además el PDF del correo remitido

Procedimientos ACTAS de COMISIONES

El trabajo de cada COMISIÓN es registrado por un RELATOR en un ACTA de COMISIÓN, dentro del SIHCDP. El ACTA debe contener los siguientes datos:

horario de inicio

Participantes (concejales, secretarios de bloque, secretarios legislativos)

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