PROPUESTA DE MEJORA DE LA PROGRAMACION DE VISITAS NO GENERADAS EN EL PROCESO DE COBRANZA EN LA EMPRESA COVINOC

PROPUESTA DE MEJORA DE LA

  PROGRAMACION DE VISITAS NO GENERADAS EN EL PROCESO DE COBRANZA EN LA EMPRESA COVINOC

JHON JAIRO RUBIANO

LUIS ALFREDO ABRIL

HAROLD DAVID LOPEZ OSPINA

SEMINARIO DE PRODUCTIVIDAD EN PROCESOS INDUSTRIALES

ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS INDUSTRIALES

FACULTAD DE INGENIERIA

BOGOTA 2015

 PROPUESTA DE MEJORA DE LA

  PROGRAMACION DE VISITAS NO GENERADAS EN EL PROCESO DE COBRANZA EN LA EMPRESA COVINOC

JHON JAIRO RUBIANO

LUIS ALFREDO ABRIL

HAROLD DAVID LOPEZ OSPINA

SEMINARIO DE PRODUCTIVIDAD PARA OPTAR

EL TITULO DE TECNOLOGO EN GESTION DE PORCESOS INDUSTRIALES

PROFESOR:

CLARA PAEZ

ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS INDUSTRIALES

FACULTAD DE INGENIERIA

BOGOTA

2015

Problemática

Esta iniciativa se origina en la necesidad de COVINOC de contar con un medio tecnológico que integre la administración del contenido empresarial y bases de datos de clientes  (entendiendo este como documentos físicos, electrónicos y bases de datos) en su primera instancia, se encuentra la necesidad de automatizar bases de los clientes y controlar tiempos. Los factores determinantes que generan los problemas anteriormente mencionados en Covinoc son:

• La falta de integración y comunicación entre las áreas que intervienen en cada uno de los procesos para realizar las visitas de manera oportuna.
• La carencia de una funcionalidad de gestión de registros para rastrear y tramitar la visita de cobros , esto no siendo oportuno en los tiempos estipulados impidiendo llevar registros de control en las actividades a

En la actualidad la Nueva COVINOC enfrenta la necesidad de oportunidad de cobro y eficiencia de visitas, ya que por demoras y falta de información se vive con variedad de problemas para realizar un 100% de visitas exitosas. Dado esto se contempló implementar normas de calidad y manejo de indicadores para realizar mediciones a cada área, persona y actividades, sin embargo esto dista de información y trabajo en equipo de cada área lo cual ocasiona pérdida de dinero y metas alcanzadas.

¿VISITAS NO GENERADAS OPORTUNAMENTE POR EL AREA DE CALL CENTER?

OBJETIVO GENERAL

Mejorar el proceso de visitas por medio de la implementación herramientas (Google Calendario, diagrama analítico) para la toma de acciones del cobro de cartera oportuno en la empresa covinoc.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Por medio de la implementación del diagrama causa y efecto con el cual se lograra evidenciar las principales causas que generan el problema.
• Realizar un análisis por medio de un diagrama analítico para comparar el estado actual con las mejoras a implementar.
• Se realizara levantamiento de información por medio de una encuesta para detectar en donde se están teniendo falencias en el proceso a mejorar con el fin de darle el mejor uso a las herramientas a utilizar.

JUSTIFICACION

JUSTIFICACION

Esta iniciativa se origina en la necesidad de Covinoc de contar con una plataforma y herramientas tecnológicas para evitar la demora por parte del área del Back Office y que esta integre la administración del contenido empresarial (entendido este como documentos físicos, electrónicos y activos digitales producidos y recibidos por la Compañía) y en su primera instancia, se encuentra la necesidad de automatizar y controlar el proceso de la información de la base de datos.

La estrategia de la gestión de la información en una organización está intrínsecamente ligada al desarrollo, evolución y optimización de los procesos operativos. La posibilidad de gestionar los documentos de la empresa a través de un sistema automatizado que controle el flujo del proceso documental y electrónico tiene un efecto directo en la competitividad, productividad y crecimiento empresarial.

Las posibilidades de mejora que se quiere implementar es el Incremento de la productividad, Reducción de costos, Seguridad de la información, Mejorar la imagen corporativa, , Oportunidad y eficiencia en trámites, Control y seguimiento a los diferentes cobros, Control de registros y evidencia de actuaciones (indicadores). Vale la pena resaltar que dentro del proceso de Acreditación que actualmente adelanta Covinoc, la implementación del Gestor de Contenidos Empresariales contribuye al fortalecimiento de los procesos y apoya transversalmente todas las áreas para el cumplimiento eficiente de los estándares definidos. Entrenamiento y capacitación permanente para lograr la optimación del servicio. La comunicación entre los empleados y sus superiores debe ser permanente, ya que al lograr canales efectivos la información fluye de manera más precisa y las fallas pueden enmendarse con rapidez. Los manuales son una herramienta laboral que todos los empleados de la empresa deben conocer sin excusas, debido que al tener conocimientos del mismo se le facilitarán las actividades a realizar. Formatos estandarizados que faciliten las actividades a realizar. La cadena de mando es un factor de cuidado dentro de las organizaciones, por lo tanto, lo ideal es que un empleado tenga un solo jefe a quien darle explicaciones y recibir órdenes, logrando con ello una comunicación efectiva.

Concepto de productividad

Uno de los conceptos más relevantes en el análisis de los procesos en la actualidad es el que se refiere a la productividad ya que es central para el mejoramiento de los procesos  y el crecimiento económico de los países. Con frecuencia se confunden entre si los términos productividad, eficiencia y efectividad: eficiencia es la razón entre la producción real obtenida y la producción estándar esperada y efectividad es el grado en que se logran los objetivos. En otras palabras, la forma en que se obtiene un conjunto de resultados refleja la efectividad, mientras que la forma en que se utilizan los recursos para lograrlos se refiere a la eficiencia. La productividad es una combinación de ambas, ya que la efectividad está relacionada con el desempeño y la eficiencia con la utilización de recursos.

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