Un manual de procedimientos

Un manual de procedimientos es un documento que nos permite conocer en todo momento las actividades cronológicas para el desarrollo de una actividad específica dentro de los distintos departamentos, demarcaciones o jurisdicciones según sea el caso de la organización de que se trate, también delimitan responsabilidades y participación en cada actividad.

Tiene gran utilidad dentro de toda organización pues entre otros beneficios permite el adiestramiento e inducción de un puesto de trabajo describiendo detalladamente las funciones del mismo, también sirve para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria también es útil cuando un individuo comete un error, es sencillo determinar las responsabilidades por la precisa división de las funciones, también aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo, esto definitivamente es un factor que personalmente considero de suma importancia porque es uno de los objetivos que persigue la Administración.

Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades

a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.

La evaluación del sistema de control interno por medio de los manuales de procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestión. En razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.

La conformación de un manual de procedimientos está dada por algunos elementos de importancia relevante tales como: logotipo de la organización; que identifica el manual como parte de una empresa específica, el nombre, denominación, el lugar y fecha de elaboración para así determinar, de ser necesarias algunas actualizaciones periódicas, numero de revisión, las unidades responsables de elaboración, revisión y autorización. Debe contener además un índice de contenido para referenciar cada página del documento, introducción; donde se determina el objeto del manual, áreas de aplicación. Una parte muy importante.

del documento son los responsables que representan unidades administrativas y puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases, deben además anexarse las formas impresas utilizadas en el procedimiento en forma de apéndices en una ubicación determinada dentro del material. Un componente del procedimiento que en lo personal considero significativo es el glosario de términos dado que explica una lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido para que cualquier persona sin importar su nivel de estudio pueda comprender el procedimiento. La tarea de preparar manuales administrativos demanda de mucha exactitud, toda vez que los datos tienen que registrar con la mayor exactitud posible para no generar confusión ni dejar espacio para ambigüedades en la interpretación de su contenido por parte de quien

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