ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Actividad 3

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Actividad 3

INTRODUCCION

En el siguiente trabajo identificaremos la importancia de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas, así como también el proceso que se lleva a cabo desde el momento en que se reciben los documentos hasta que se envían a su destino final. Este proceso cumple funciones especiales para el manejo de documentos como: la recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación, eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta. Por lo tanto, cada una de las funciones existentes dentro del proceso de recepción y envío de los documentos, controlan tanto las comunicaciones producidas, como las recibidas, de manera ágil y oportuna, siendo esto parte integral del proceso de Gestión Documental.

TALLER ACTIVIDAD 3

Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

Además de conocer acerca del proceso de recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación, eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas para su posterior consulta, es indispensable saber aplicar estos procesos al entorno laboral.

Entonces, teniendo en cuenta las lecturas indicadas en la actividad de contextualización y la información descrita al inicio de esta actividad, usted debe identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio:

Inicialmente, identifique una empresa que tenga bien definida la unidad de correspondencia o una oficina en donde se evidencie la clasificación de las comunicaciones oficiales recibidas y despachadas.

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.

• Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccionó, los siguientes aspectos:

- ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

- Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

- Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

- Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la información obtenida en esta actividad.

Recomendación:

Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga información relacionada con el mapa conceptual realizado y la información obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades de evaluación.

• Reflexión realizada acerca del video acuerdo 060

• Mencione 5 ideas por cada una de las lecturas realizadas en la actividad contextualización

• Información recopilada de la empresa que podría ser su lugar de trabajo o una empresa cercana que tuviera acceso o conociera.

• Los aportes realizados en el foro

- ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

R/

RECEPCIÓN: consiste en recibir las comunicaciones internas y externas (solicitudes, derechos de petición, tutelas, procesos ejecutivos, libros, folletos, publicidad).

Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

DISTRIBUCIÓN: Es el proceso mediante el cual se envía y se controla oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. (Universidad del atlantico)

- ¿Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa?

La comunicación es externa.

En todas las empresas siempre hay comunicaciones internas y externas, al momento de recibirlas hay q clasificarlas.

Las comunicaciones internas van dirigidas al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.

Las comunicaciones externas van dirigidas al exterior con clientes, intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicación y público en general es tan vital para la organización como la comunicación interna

- Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

Es el conjunto de procedimientos de las comunicaciones oficiales, el cual le corresponde a la unidad de correspondencia para el despacho de documentos.

La elaboración.

Es el paso más importante en la gestión documental, pues en él se definen los parámetros y especificaciones que determinan el carácter administrativo y su destinación.

Firma

La firma en un documento es importante e indispensable, ya que es el símbolo, dibujo, escrito o gráfico que impone la validez de su contenido, además de identificar al responsable de su expedición

El traslado de documentos significa el paso de éstos desde el área que lo origina a la unidad de correspondencia, para ser enviado a su destino final.

Cabe resaltar que el documento

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