APLICAR LOS PRINCIPIOS Y TECNICAS ARCHIVISTICAS EN LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL, TENIENDO EN CUENTA LA NORMATIVIDAD VIGENTE

1. ¿Qué adopta y que expide este reglamento?

Señala las funciones del Archivo General de la Nación. Fija las políticas y expide reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la junta directiva.

Que la función del AGN es formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos.

2. ¿Cuál es el objetivo de este reglamento?

Es proporcionar a las diferentes instituciones y personas comprometidas con el desarrollo y la investigación archivística, una herramienta conformada por una serie de parámetros y lineamientos de aplicación general y un marco conceptual que permitan el mejor desempeño de las tareas archivísticas y la posibilidad de hablar un lenguaje común.

3. Que entiendes por principios rectores? (articulo 1)

Los Archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control ciudadano en las decisiones que los afecten en los términos previstos por la Ley.

4. Explique las fases que se deben tener en cuenta en el ciclo vital de los documentos.

• Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos, en los que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.

• Archivos centrales o intermedios, en los que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

• Archivos permanentes o históricos, a los que se transfiere desde el archivo intermedio la documentación que, por decisión del respectivo Comité de Archivo previsto en el artículo 19, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.

5. Tipifique la categorización de los archivos oficiales

Los archivos de carácter oficial, de acuerdo con la documentación que conservan, se tipifican en las siguientes categorías:

• Archivo General de la Nación. Está integrado por los fondos documentales procedentes de entidades oficiales del sector central y aquellos que por su especial valor reciban en custodia.

• Archivos del Orden Nacional. Están integrados por los fondos documentales procedentes de organismos del orden nacional y aquellos que reciban en custodia.

• Archivos del Orden Departamental. Están integrados por fondos documentales procedentes de los organismos del orden departamental y aquellos que reciban en custodia.

• Archivos del Orden Municipal. Están integrados por fondos documentales producidos por los organismos del orden municipal y aquellos que reciban en custodia.

• Archivos del Orden Distrital. Están integrados por fondos documentales de los organismos de la Administración Distrital y aquellos que reciban en custodia.

6. ¿Cuál es el campo de aplicación del presente reglamento?

El presente reglamento se aplicará en todos los archivos oficiales del orden nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas; de las entidades territoriales que se creen por Ley; de las divisiones administrativas y en los archivos históricos especiales.

7. ¿Qué comprendes con los términos de SUBORDINACION Y DEPENDENCIA, RESPONSABILIDAD ESPECIAL.

Subordinación y dependencia: Todos los archivos que tienen carácter publico dependen de las entidades en donde se encuentren y serán responsables del desarrollo de sus propios archivos, de su aplicación y complimiento de el reglamento a través de una coordinación a nivel directivo o al más alto nivel ejecutivo.

Responsabilidad Especial: los documentos que se encuentren en la fase de gestión e intermedios son parte del patrimonio documental de la Nación, lo que obliga a los funcionarios responsables de su manejo, de recibir y entregar los documentos inventariados.

8. ¿Cuál es la entidad encargada de dirigir y coordinar la función archivística a nivel nacional?

El Archivo General de la Nación es la entidad encargada de dirigir y coordinar la función archivística a nivel nacional.

9. ¿Cuál es la entidad encargada de dirigir y coordinar la función archivística a nivel departamental?

La entidad encargada de dirigir y coordinar la Función archivística a nivel departamental es el Consejo Departamental de Archivo, el cual será el órgano encargado de aplicar las políticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nación.

10. A demás de la junta directiva del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ¿Quiénes mas intervienen en la aplicación del presente reglamento?

La Junta Directiva del Archivo General de la Nación en la aplicación del presente reglamento interviene como cuerpos colegiados, el Comité de Archivos de cada entidad, el Comité Evaluador de Documentos y los Consejos y Comités Asesores que establezca el Sistema Nacional de Archivos.

11. ¿Cuál son las funciones del AGN?, ¿Quiénes la integran y cuáles son las funciones de la junta directiva del AGN?

El Archivo General de la Nación tendrá las siguientes funciones:

• Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.

• Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva.

• Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de la Nación así como el que se le confíe en custodia.

• Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.

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