Analisis de Sistemas Yourdon

 Analisis de Sistema

Estudio de un sistema actual de empresa y de información, y la definición de las necesidades y las prioridades manifestadas por los usuarios para la construcción de un nuevo sistema de información.

La Metodología de Whitten, Bentley & Barlow consta de TRES FASES:

• Fase de Inspección (Estudio de Viabilidad Inicial del Proyecto)

• Fase de Estudio (Estudio y Análisis del Sistema Actual)

• Fase de Definición (Definición y Priorización de Necesidades)

Fase Inspección

OBJETIVOS

– Identificar los Problemas, las Oportunidades y/o Normas que motivan el proyecto

 – Determinar si Resolver los Problemas, Aprovechar las Oportunidades y/o Cumplir con las Normas traerá beneficios a la empresa 

ACTIVIDADES

•  1. Dirigir Entrevistas Iniciales

• Investigación de Hechos Proceso formal que emplea diferentes técnicas para obtener información o recopilar datos acerca de los sistemas, las necesidades y las preferencias de los usuarios

Investigamos hechos acerca de …

BLOQUES ELEMENTALES de los Sistemas de Información

• Los bloques elementales son una herramienta que nos ofrece un marco para conocer el sistema actual durante la fase de inspección. Utilizamos los siguientes: Personas, Datos, actividades, redes y tecnologías.

• PERSONAS / ROLES – Actitudes, Opiniones, Objetivos, Relaciones, Funciones, …
• ACTIVIDADES – Procedimientos, Operaciones, Transacciones – Sus Fuentes de Información y Resultados
• DATOS – Formatos y Relaciones – Su Acceso y Seguridad
• REDES – Puestos de Trabajo y Comunicación entre ellos
• TECNOLOGÍA – Hardware & Software

• 2. Definir Ámbito del Proyecto

•  Se elabora un modelo de contexto que refleja los límites y el alcance del sistema

• – DIAGRAMA DE CONTEXTO que describe Entradas y Salidas del Sistema y su relación con otros subsistemas de empresa, sistemas informáticos, departamentos y personas o roles

• TÉCNICAS UTILIZADAS – Modelización de Procesos (Herramienta: DFD)

• 3. Clasificar Problemas, Oportunidades y Posibles Soluciones

• PIECES:

• Pieces es una estructura para la clasificación de problemas, oportunidades y normas que no se cumplen. Tambien puede utilizarse como base para analizar la urgencia de un problema o la eficiencia de la solución.

• James Wetherbe desarrolló PIECES, una estructura útil para identificar y clasificar …

•  Problemas – Situaciones no deseables, que impiden a la organización alcanzar plenamente sus propósitos, metas y objetivos.
• Oportunidades – Toda posibilidad de mejorar los procesos de la organización incluso en ausencia de problemas específicos. – Una oportunidad no aprovechada se convierte, de hecho, en un problema.
•  Normas (que no se cumplen) – Una Norma es todo nuevo requisito impuesto por la dirección, las instituciones gubernamentales o cualquier otra influencia externa. – Mientras no se cumpla con una norma, tenemos un problema.

• Categorías de Problemas, Oportunidades y Normas PRESTACIONES Necesidad de mejorar la Productividad y/o el Tiempo de Respuesta
• INFORMACIÓN Necesidad de mejorar Entradas, Salidas y/o Datos Almacenados
•  ECONOMÍA Necesidad de reducir Costos o incrementar Beneficios
• CONTROL Necesidad de mejorar Control y Seguridad
• EFICIENCIA Necesidad de mejorar la Eficiencia de Personas y Procesos
• SERVICIOS Necesidad de mejorar los Servicios a los Clientes, Colaboradores.

• PROBLEMA U OPORTUNIDAD IDENTIFICADO Formulación en términos de PIECES ¿A qué categoría/s corresponde?
•  URGENCIA ¿En qué intervalo de tiempo debería o podría resolverse problema o aprovecharse oportunidad?
• VISIBILIDAD ¿En qué medida son percibidos por los directivos?
• PRIORIDAD Ordenar problemas y oportunidades basándose en Urgencia, Visibilidad y potencialmente Beneficios (TIPO DE)
• SOLUCION (A ENCARAR) [ DEJAR COMO ESTA | CORRECCION RAPIDA | MEJORA | NUEVO DESARROLLO ]

• 4. Establecer Plan de Proyecto Propuesto

•  Si se recomiendan Mejoras o Nuevos Desarrollos como soluciones Debemos desarrollar plan inicial aunque sepamos demasiado poco como para predecir costos y calendarios

•  Actividades TECNICAS UTILIZADAS – Actividad Cruzada: Gestión de Proyectos

• 5. Presentar Conclusiones y Recomendaciones de la Inspección

•  Evaluamos si hemos cumplido los objetivos de la fase
• – Realizamos Análisis de Viabilidad: Se Debe indicar si consideramos que se debe continuar con el proyecto o no, y por qué
• – Recomendamos continuar siempre que “Consideramos que Resolver los Problemas, Aprovechar las Oportunidades y/o Cumplir con las Normas traerá beneficios (cuantitativos y/o cualitativos) a la empresa” Fase de Inspección

• - Actividades TECNICAS UTILIZADAS – Actividades Cruzadas: Análisis de Viabilidad; Documentación y Presentaciones

Fase de Estudio

Objetivos

• Conocer el entorno del sistema.
• Conocer las causas y los efectos subyacentes de los problemas del sistema.  
• Conocer las ventajas de aprovechar las oportunidades.  
• Conocer las implicaciones de no cumplir las normas.

Actividades

1. Asignar papeles en el proyecto: distribuir los roles que han de desempeñar los diversos participantes del proyecto
2. Conocer el sistema actual:  Aprender cómo funciona el Sistema actual, al tiempo que se enfoca la atención en las áreas de problemas y oportunidades
3. Modelizar el sistema actual:  La modelización involucra la construcción de un modelo completo del sistema actual, evitando la conocida parálisis del análisis (constante revisión y regeneración del modelo).

• Organigramas: modelan la organización y el estilo de gestión de la empresa.
• Diagrama de flujo de datos: modela las actividades del sistema.  
• Diagrama de datos: modela los datos almacenados y sus relaciones.

1. Analizar los problemas y las oportunidades:  Para ello se utilizan modelos del sistema actual.

• Problema: Situación no deseable que impide a la organización alcanzar plenamente sus metas, propósitos y/o objetivos.

• PRESTACIONES Necesidad de mejorar la Productividad y/o el Tiempo de Respuesta
• INFORMACIÓN Necesidad de mejorar Entradas, Salidas y/o Datos Almacenados
• ECONOMÍA Necesidad de reducir Costos o incrementar Beneficios CONTROL Necesidad de mejorar Control y Seguridad
• EFICIENCIA Necesidad de mejorar la Eficiencia de Personas y Procesos
• SERVICIOS Necesidad de mejorar los Servicios a los Clientes, Colaboradores, Empleados, et

• Causa:
• Efecto:
• Oportunidad: Es toda posibilidad de mejora incluso en ausencia de problemas. Una oportunidad no aprovechada puede convertirse de hecho en un problema.

1. Establecer los objetivos del nuevo sistema:  

• Un objetivo es una medida del éxito, es algo que se espera alcanzar, si se tienen los recursos suficientes.
• Una Restricción es todo aquello que limita nuestra flexibilidad en la definición de una solución para nuestros objetivos; las cuales, no pueden cambiar.

1. Modificar el ámbito y el plan del proyecto: 

• En función de nuestros conocimientos y nuestras estimaciones iniciales obtenidas en la Fase de Inspección, puede crecer o disminuir en tamaño y en complejidad

1. Revisar las conclusiones y recomendaciones:  Existen dos niveles posibles de revisión  

• Revisión de calidad: asegura que la fase ha sido completada en conformidad con la metodología y que la documentación resultante es completa, consistente y acorde con las normas de sistemas de información.    
•  Revisión de viabilidad: reevalúa la viabilidad de continuar con el proyecto.

FASE DE DEFINICION

En esta Fase se intenta responder:

 ¿QUÉ necesita y QUÉ quiere el Usuario que haga el nuevo Sistema de Información?

Objetivos

• Definir las necesidades de la organización (no técnicas) referidas a los problemas identificados en el sistema actual.
•  Definir las necesidades de la organización que aprovechan las oportunidades identificadas en el sistema actual.  
• Definir necesidades de la organización que cumplen las normas.  
• Ofrecer a los grupos de desarrollo de sistemas una flexibilidad absoluta en lo que se refiere a futuras elecciones de diseño.

Actividades

1. Identificar las necesidades: el propósito de esta actividad es solicitar los requisitos para un nuevo sistema.

• Necesidades: Características del nuevo sistema.

• Las NECESIDADES se definen a partir de los OBJETIVOS determinados para el nuevo sistema

• NECESIDADES de…

• – Mantener o ALMACENAR datos o información.

• 1 - El sistema mantiene una base de datos lógica para el almacenamiento de ”

• – Poseer procesos para CAPTURAR datos o información que se necesita mantener.
•  – Poseer procesos para ACTUALIZAR de manera consistente datos o información que se mantiene.

• - El sistema posee los procesos necesarios para mantener actualizada de forma consistente, la base de datos mencionada en la necesidad .”

•  – Poseer procesos que permiten la CONSULTA flexible (es decir, con diferentes criterios de búsqueda o recuperación) de los datos o información que se mantiene.

•  El sistema posee los procesos necesarios para consultar de forma flexible la base de datos mencionada en la necesidad

•  – Poseer procesos que permiten la generación de REPORTES o INFORMES de los datos o información que se mantiene.

•  El sistema posee los procesos necesarios para

• la generación de reportes de
• reporte. Por ej. de Ventas> utilizando los datos
• mencionados en las necesidades
• números de las necesidades de mantener datos o
• información correspondientes.

•  – DISTRIBUCIÓN de Personas, Datos y Procesos en distintos Puestos de Trabajo
• Las necesidades deben basarse en los objetivos y restricciones del nuevo sistema que se identificaron durante la fase de estudio,

•  Estrategias para identificar necesidades:

•  Basada en Procesos: se les pide a los usuarios que identifiquen sus entradas y salidas; se hace un seguimiento de cada entrada hasta llegar a sus salidas resultantes, y de forma similar, se hace un seguimiento inverso desde las salidas hasta llegar a sus entradas originales. El proceso de seguimiento revela los procesos necesarios y los almacenes requeridos en el nuevo sistema.  
• Basada en Datos: consiste en definir los datos de la forma más flexible posible, de manera tal que sean capaces de satisfacer cualquier necesidad actual o futura de información que podría derivarse de ellos.

“Cada Necesidad debe ser modelada y que Cada elemento modelado (en DFDs, DER, DCP, etc.) debe estar referenciado por una Necesidad”.

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