Análisis De Procesos

ANALISIS DE PROCESOS

Proceso: conjunto de actividades que convierten elementos de entrada en elementos de salida, un proceso está formado por un principio y un fin, definidos por dos limites; entrada que son los clientes con una necesidad y salida que son los clientes con una necesidad cubierta.

Proceso es una secuencia de actividades que transforman de manera coordinada unos insumos en productos o servicios con valor agregado para un beneficiario; un proceso bien diseñado, con información acerca de lo que ocurre y controles de calidad incorporados a lo largo del mismo, producirá calidad en los resultados. El diseño de los procesos hace referencia a la manera como se organizan los distintos factores que conducen al logro de los resultados.

De esta manera, el análisis de procesos permite alcanzar una visión sistémica de las organizaciones como el transcurrir continuo de un conjunto articulado de procesos, subprocesos y actividades, uno de los cuales toma el carácter de dominante y los otros de subordinados. La realización de la misión institucional constituye el proceso dominante, que le da sentido a la existencia de los demás y determina tanto su pertinencia como la coherencia de sus entrelazamientos; es decir, todos los procesos y actividades que contribuyan positivamente al desarrollo de la misión son imprescindibles, mientras que aquellos que no lo hagan son susceptibles de eliminación.

Un análisis de procesos facilita una autoevaluación de carácter integral, en donde la organización se examina como un todo complejo y articulado que tiene unos objetivos de corto, mediano y largo plazo, integrados de manera sistémica, alrededor de la Visión y misión.

MEDICION DE PROCESOS

La medición de procesos en una empresa ya sea en el área de producción o administrativos es de gran importancia ya que por medio de la medición de los procesos se logra conocer a fondo los problemas que estén surgiendo en cualquiera de sus áreas con el fin de lograr el mejoramiento de la organización teniendo en cuenta la competencia actual y todo su entorno tanto lo tangible como lo intangible.

Una correcta comprensión y desarrollo de la medición es fundamental para superar situaciones de crisis lo cual le permite a la empresa avanzar y evolucionar y lograr alcanzar la misión y visión

Se pueden tener muchos datos sobre las causas de un efecto, pero si no se tiende a clasificarlos, estudiar su frecuencia, aislar los principales, y establecer sus relaciones con la finalidad ya sea de poner bajo control el proceso o de mejorar su desempeño, de poco servirán dichos datos y la medición.

Por medio de la medición se debe buscar que el análisis de las mediciones tienda a identificar responsabilidades de mejora y no a establecer culpables; lo tanto se logra mejorar los niveles de involucramiento de todo el grupo de trabajo en las etapas que ameritan análisis y mejoramiento de las áreas de oportunidad detectadas.

OBJETIVOS DE LA MEDICIÓN

• Planificar con mayor certeza y confiabilidad.

• Discernir con mayor precisión las oportunidades de mejora de un proceso dado.

• Analizar y explicar cómo han sucedido los hechos.

• Corregir las condiciones fuera de control.

• Comprender si nuestro producto es competitivo en el mercado.

• Establecer prioridades en la organización.

• Comunicar la estrategia.

• Comunicar las metas.

• Identificar problemas y oportunidades.

• Diagnosticar problemas.

• Entender procesos.

• Definir responsabilidades.

• Mejorar el control de la empresa.

• Identificar iniciativas y acciones necesarias.

• Medir comportamientos.

• Facilitar la delegación en las personas.

• Integrar la compensación con la actuación.

Teniendo en cuenta todo lo anterior podemos deducir que el conocimiento profundo de un proceso parte de admitir y cono¬cer su variabilidad y sus causas, las mismas son imposibles de cono¬cer sin su medición. Conocer esto es precisamente la clave para ge¬renciar el proceso y conquistar !os objetivos que se plantean por lo tanto es importante conocer sus condiciones, potencialidades, limitaciones y sus cau¬sas para lograr:

• Evaluar Prevenir

• Innovar Planificar

• Corregir Mantener

• Diseñar

Cuando se habla de medición no necesariamente se refiere a escalas universales reconocidas para expresar los resultados, como alternativa se, pueden utilizar indicadores con escalas propias, desarrolladas para cada uno que permitan comparaciones, las cuales son útiles para grados de avance.

Por ejemplo

EL nivel de satisfacción de los clientes puede medirse indirectamente; la opinión respecto al acto de comprar:

• Volvería usted a comprar en este empresa?

• Antes de comprar buscaría otras alternativas?

• Le recomendaría comprar a un familiar?

Teniendo en cuenta lo anterior podemos construir una escala cuantitativa para facilitar la expresión de la satisfacción de compra de este consumidor.

Es necesario establecer puntos de medida aproximados a cada actividad, de manera que las personas que la realizan reciban una retroalimentación directa, inmediata y pertinente para establecer las correcciones en tiempo real.

Las mediciones deben realizarse tan pronto como se haya finalizado una actividad del proceso por lo tanto posponer las mediciones contribuye a que se cometan errores adicionales.

La gerencia tiene la responsabilidad de proporcionar sistemas de medidas correctas y retroalimentación apropiada para ayudarles a todos a que hagan mejor su trabajo. Mediante la evaluación de los resultados, la gerencia señala que cosas son importantes para la em¬presa; por ello lo mejor es realizar un examen de los diferentes procesos o actividades e identificar aquellos que tienen mayor importancia dentro del proceso general y de esta manera señalar cuales deben ser medidos.

Por ejemplo:

• la revisión del nivel de satisfacción del cliente interno, centrándose en aquellas

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