Archivista

INTRODUCCION

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Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y ordenación sea realizada por un profesional especializado “Archivista” y que el archivo sea fácil de manejar.

Uno de los retos que deben afrontar los archivistas, están circunscritos en el ámbito de su ejercicio profesional, es decir, en aquellas funciones y actividades -algunas ya conocidas y desarrolladas, otras nuevas y por desarrollar- que los archivistas pueden y deben realizar en el cumplimiento de sus labores. Que por la naturaleza de las mismas, les permitirá una mayor proyección operativa en el contexto interno de la institución; así como, en el externo dentro de la comunidad donde está circunscrito el archivo y por ende, de incidencia en la sociedad en general.

Por lo anterior, y en vista de que las funciones y actividades que deben afrontar los archivistas son múltiples, enfocaremos esta investigación en señalar la importancia tanto de un archivo como del archivista así como también los métodos mas utilizados por los mismos.

EL ARCHIVISTA

Concepto:

Antes de dar un concepto de Archivista es necesario dejar claro lo que es Un Archivo, el cual consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la documentación.

Un archivero o archivista es una persona con titulación superior o media dedicada a la organización y mantenimiento de un archivo público o privado.

Profesionalmente, un archivero puede depender de una administración pública (un ente público, una universidad, etc.) o de una empresa, fundación o universidad privada. Su tarea principal consiste en elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación del organismo, institución o entidad para que se aplique tanto en los archivos de gestión u oficina como en el archivo definitivo, y controlar su seguimiento y actualización. Lleva a cabo, además, los instrumentos de descripción necesarios para facilitar la búsqueda y recuperación de documentación por parte de los usuarios que tienen acceso al archivo (guías, inventarios y catálogos).

El archivero es el profesional que gestiona los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su producción en las dependencias administrativas hasta su llegada al archivo.

Esta gestión documental se materializa mediante la metodología de tratamiento archivístico -clasificación, ordenación, descripción, conservación y recuperación y difusión- y eso lo lleva a desarrollar estas funciones:

 Elabora y aplica las normas de organización y funcionamiento general del archivo que está bajo su responsabilidad.

 Elabora y aplica el cuadro de clasificación de la documentación del organismo donde trabaja. Él mismo clasifica documentación y asesora al personal administrativo de los archivos sobre el método de trabajo que ha de utilizar.

 Colabora en la definición e implementación del sistema informático que se utilizará para la organización de la documentación y supervisa que la descripción, codificación y asignación de descriptores que se van introduciendo en el sistema sean los correctos.

 Dirige la elaboración de los instrumentos de descripción de la documentación custodiada en el archivo -catálogos, inventarios, etc.- y participa en la elaboración de los que requieren una descripción documental muy especializada.

 Interviene en el diseño de los circuitos administrativos de las organizaciones. Participa en la preparación de los formularios que deben rellenarse, indica qué documentos oficiales hay que cumplimentar y qué documentación hay que aportar y coordina por qué departamentos ha de pasar el expediente.

 Define y organiza el sistema de información, consulta y préstamo de la documentación del archivo.

 Coordina la transferencia de documentación desde el organismo donde trabaja a los depósitos del archivo o entre archivos.

 Vela por la preservación y conservación de los archivos y por la seguridad del edificio donde están.

 Elabora el calendario de conservación y eliminación de documentación del archivo.

 Organiza actividades de difusión del archivo como visitas, exposiciones y conferencias.

Importancia:

Es importante contar con un buen sistema de administración organización y mantenimiento de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como recurso proveen información y como activo, proveen documentación.

El archivo es de vital importancia para la empresa moderna por cuanto ella realiza innumerables operaciones, las cuales están respaldadas por alguna constancia escrita que describe los acuerdos. Estas constancias recuerdan las operaciones realizadas en el pasado y contienen información valiosa y útil que servirá para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros.

Características de los Archivos

 Independencia de la información.

 La información almacenada es permanente.

 Un archivo puede ser accedido por distintos personas en distintos momentos.

 Gran capacidad de almacenamiento.

Ventajas y Desventajas

Ventajas

 Orden y control.

 Asequible a todos.

 Ajuste permanente.

 Rapidez de acceso.

 Normas para el control y seguimiento de documentos.

 Pronta localización de documentos

Desventajas

 Es estático.

 Requiere personal especializado.

 Retrasa la información.

 Puede faltar información.

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