Arquitecta

PLAN DE TRABAJO (HABILIDADES Y DESTREZAS)

• QUE QUIERO?

• POR QUE LO QUIERO HACER?

• COMO LO VOY HACER?

• CUANDO LO QUIERO?

• DONDE LO QUIERO?

• HASTA DONDE QUIERO LLEGAR?

• CON QUE LO VOY HACER?

2. ¿Qué es un plan de trabajo?

Un plan de trabajo es una exposición: se escribe para planear las actividades de un periodo de tiempo dado, primero para convencer de su aprobación a los que toman las decisiones, luego como documento guía de las actividades a efectuar durante ese periodo.

2.1: ¿Para qué preparar un plan de trabajo?

Un plan de trabajo tiene varios propósitos. Sin embargo, el principal se olvida con frecuencia. Es un instrumento (herramienta) de planificación y gestión que proporciona las condiciones para planificar el trabajo, y es la guía para llevar a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestión. También lo utilizan las agencias financiadoras y ejecutoras como documento para justificar la concesión de fondos (y esta es la causa de que se olvide su propósito principal: algunos administradores lo ven como un inconveniente necesario, en lugar de una útil herramienta para su propio trabajo). También es un documento que contribuye activamente a la transparencia, ya que se pueden repartir copias del plan de trabajo a las personas u organizaciones que tengan la necesidad o el derecho de saber lo que se hace, y por qué, durante el periodo determinado.

El plan de trabajo es, en algunas cosas, muy similar a una propuesta. La diferencia es que un plan de trabajo se refiere a un proyecto ya aprobado, y determina un segmento de tiempo dentro del proyecto o programa. Identifica (como metas) los problemas a solucionar, los convierte en objetivos precisos y verificables, indica los recursos necesarios y los obstáculos a contrarrestar, esboza una estrategia e identifica las acciones que hay que emprender para conseguir los objetivos y completar los resultados. Una propuesta tiene mucho de esto, pero se refiere al tiempo total del proyecto, y se redacta antes de la aprobación del proyecto para justificar esta aprobación.

Para conseguir los recursos, incluyendo la financiación necesaria indicada en el presupuesto, el plan de trabajo sirve como justificación para la concesión de fondos. Cuando se aprueba, el plan de trabajo sirve como guía de las acciones a emprender para alcanzar los objetivos (por escrito para que sean transparentes para todos), y dentro o fuera del grupo que lo implementa, para describir estos objetivos y resultados, y justificar las acciones.

Por lo tanto, un plan de trabajo satisface las necesidades de los implementadores, grupos de destino (beneficiarios), gerentes, planificadores, comités y juntas, a los donantes, no sólo de proyectos, sino también de programas, y a las organizaciones que trabajan independientemente en documentos de programas.

2.3: ¿Cuánto tiempo tiene que abarcar un plan de trabajo?

El espacio de tiempo óptimo para un plan de trabajo es de seis o doce meses. Un plan de trabajo de tres meses es demasiado corto, considerando la cantidad de tiempo y esfuerzo para preparar el plan. Uno de veinticuatro meses sería demasiado largo, porque muchas condiciones cambian a lo largo de un año, y al final de este año, los objetivos y prioridades pueden ser diferentes. Debe seguir a las revisiones anuales.

Esto no es una regla obligatoria. Es innecesario decir que pueden darse razones específicas por las que un plan de trabajo deba ser más corto o más largo que lo dicho.

3: La estructura y contenido de un plan de trabajo:

Este capítulo describe lo que usted debe incluir en su plan de trabajo y cómo elaborarlo. Consta de las partes siguientes:

 Resumen o sumario ejecutivo

 Introducción y antecedentes (problemas)

 Metas y objetivos (resultados)

 Recursos e impedimentos (aportaciones)

 Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados)

 Apéndices (presupuesto, calendario y otros)

3.1: Resumen o sumario ejecutivo:

Redacte esta parte en último lugar, y asegúrese de que es un sumario, no una introducción. El tamaño máximo es de dos párrafos que ocupen media página. (Ver las orientaciones sobre propuestas o redacción de informes).

La introducción debe presentar el plan de trabajo. Esto suena obvio cuando se escribe así, pero muchos planificadores y gerentes se dejan llevar por introducciones largas, históricas y analíticas que desaniman o aburren a los lectores antes de que lleguen a la parte de planificación real del plan de trabajo. No repita ni copie mucho texto de la propuesta, limite su introducción sólo al material relevante al periodo que abarca el plan de trabajo.

3.2: Introducción y antecedentes:

En un plan de trabajo breve, la introducción y los antecedentes se pueden combinar en un sólo capítulo corto. En un plan de trabajo más extenso, será mejor (y es más probable que las lean) si se separan en dos capítulos.

Los antecedentes comienzan por una exposición lógica que lleva a la selección de los objetivos (resultados) que se pretenden conseguir durante el periodo correspondiente al plan. Esta sección incluye los problemas y cuestiones relevantes que se deben considerar durante dicho periodo. Las circunstancias no tienen que ser un largo análisis o reseña histórica, mencione sólo los temas que justifican la elección de objetivos en el periodo en cuestión.

Los antecedentes deben contar con:

1. información recogida durante los seis meses previos o del informe trimestral, especialmente las recomendaciones

2. cualquier cambio relevante en las condiciones del entorno que haya afectado al proyecto, o pueda hacerlo

3. cualquier efecto o resultado importante de las actividades del proyecto que exija cambios en el diseño de este proyecto

4. párrafos relevantes de los documentos adecuados, como la política o los documentos del programa y

5. cualquier otra referencia que justifique su elección de objetivos y resultados para el periodo planificado

El documento del proyecto (o cualquier otro documento que se utilice para justificar los objetivos definidos en su plan de trabajo) pueden ser largos y abarcar muchos objetivos y resultados distintos. No es necesario referirse a todos ellos durante el periodo cubierto por su plan de trabajo. La sección de antecedentes de su plan de trabajo tiene que incluir explicaciones lógicas de por qué ha elegido algunos de ellos y de por qué no ha incluido los otros.

No debe copiar o repetir la información sobre los antecedentes que aparece en el documento central (documento del proyecto o del programa, propuesta o acta política):

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