CONCEPTO DE ARCHIVO

CONCEPTO DE ARCHIVO

Los archivos, a la luz del Consejo Internacional de Archivo (ICA, por sus siglas en inglés), son definidos de la siguiente manera:

“Un conjunto de documentos de cualquier fecha, forma o soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona física o moral, y por cualquier organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, conservados sea por su creador o su sucesor por necesidades propias, sean enviados a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.”

Analizando a profundidad este concepto, vemos que en primer término se refiere a “un conjunto de documentos”, si bien, no es una regla que se trate de más de un documento para que pueda ser considerado archivo, la realidad indica que se trata de cierta cantidad de documentos, por lo regular, creados o almacenados bajo un propósito común; sea porque provienen de una actividad común; que están destinados a un mismo fin; entre otras causas. Así, por ejemplo, los archivos de los tribunales de la República, aunque los documentos almacenados no siempre son creados por los tribunales, todos tienen en común que han llegado allí con el propósito de que se administre justicia.

En segundo término se puede observar que el Consejo Internacional de Archivo hace referencia a “cualquier fecha, forma o soporte material”. Para que un documento sea considerado archivo, no se requiere de una vejez mínima, sino que desde el momento en que cumple los requisitos para ello se estima como archivo.

En cuanto a la forma y el soporte, no se precisa de un formato específico. En ese sentido, un documento puede ser escrito, fotográfico, sonoro, informático, o audiovisual. De manera que puede constar en soporte físico, digital u otro. Ciertamente, en tiempos anteriores los archivos estaban compuestos de documentos escritos, pero las cosas han cambiado, y los nuevos avances tecnológicos han hecho surgir otras formas de producir documentos y conservarlos.

Al indicar que los archivos pueden ser “producidos o recibidos” hace referencia a que pueden ser creados por la propia persona (física o moral) que conserva el archivo; o bien, el documento que pasará a ser parte de un archivo puede ser producido por una persona y conservado por otra. Así, siguiendo con el ejemplo de los archivos de los tribunales, éste se compone de documentos producidos por el propio tribunal (las sentencias, por ejemplo), y documentos producidos por los usuarios y que son depositados en el tribunal (las demandas, por ejemplo).

Estableciendo que puede ser “por cualquier persona física o moral, y por cualquier organismo público o privado”, el ICA deja claro, sin perjuicio de que es el resultado de una actividad humana, que los documentos pueden ser creados por personas que actúan en el ámbito privado

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