Conceptos Internos Archivo

A) RESPONSABILIDAD DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ORIGINALES EN ARCHIVOS DE GESTIÓN.

Al respecto debe señalarse que la regla general de responsabilidad sobre los documentos de Archivos de Gestión es que ESTA RECAIGA SOBRE LA OFICINA PRODUCTORA de los mismos entendiendo por tal:

A) La que los elabora y tramita hasta que pierden su vigencia administrativa. (es decir la serie original no sale de la oficina, por ejemplo las Resoluciones de la Vicerrectoría, las Actas de los Comités.).

B) La que no los elabora físicamente pero los recibe porque de acuerdo con sus funciones le corresponde su trámite hasta que pierden la vigencia administrativa (por ejemplo los informes de gestión originales de todas las dependencias que recibe el Vicerrector de Sede, los Proyectos BPUN de las oficinas de Planeación, los Contratos en las unidades de contratación).

Entonces, el concepto de producción documental no se restringe a la oficina que físicamente elabora el documento o lo plasma en un soporte específico como el papel sino que debe considerar además la responsabilidad final del trámite para determinar a cual archivo de oficina debe integrarse. (es muy importante tener claridad del proceso de trámite del expediente puesto que en contadas ocasiones la oficina que realiza el último trámite no necesariamente lo debe integrar a su archivo de oficina, por ejemplo si la Secretaria de Sede notifica de manera personal el contenido de una Resolución del Vicerrector a un particular, la Resolución original con el respectivo sello de notificación debe regresar a la serie original en Vicerrectoría y no ser guardada por la Secretarla aunque esta fue la que realizó el último trámite).

La principal herramienta para determinar si una oficina es productora o no de ciertas series es su régimen funciones y de competencias, a nivel archivístico y legal además existen clara concordancia en asignar a cada una de las oficinas del sector público la responsabilidad no solo de la producción sino del tramite, organización y conservación de los documentos, ello desarrolla no sólo el PRINCIPIO ARCHIVÍSTICO DE PROCEDENCIA (el que indica que los archivos deben organizarse respetando la división orgánica y funcional de los organismos productores) sino el PRINCIPIO ADMINISTRATIVO DE LEGALIDAD (este señala que todas las actuaciones de la administración se presumen amparadas por el régimen jurídico válidamente expedido) derivado directamente del carácter del estado colombiano como social de derecho (Art. 1° y 122° Constitución Nacional).

Normativa archivística:

Acuerdo 042 de 2002 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación Art. 2° “Las entidades a las que se les aplica este acuerdo, deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus tablas de retención documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad ”

Acuerdo 042 de 2002 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación Art. 3° “Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada velar por la conformación, organización, preservación y control de los Archivos de Gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística”

Ley 594 de 2000. Artículo 11°. “Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística”.

Resolución N ° 386 de 2003 Art. 6° Artículo 6°. “Archivos de Gestión. Corresponde a los documentos producidos por una oficina durante su gestión administrativa y/ o académica, son documentos activos, en circulación, resguardados y organizados por la oficina productora, constituyen la primera fase del Sistema de Archivos y se rigen por las siguientes reglas:

1. Organización. Se organizan por parte de la oficina productora, utilizando las Tablas de Retención Documental avaladas por el Comité de Archivo y con la asesoría de la Unidad de Archivo de la sede respectiva.

La Coordinación, seguimiento y criterios para la aplicación están en cabeza de la Secretaría General, para lo cual ha elaborado la guía “Tablas de Retención Documental, Guía para su aplicación”, versión del mes de septiembre de 2002. Esta ha sido difundida por la Secretaría, será actualizada regularmente por el Comité de Archivo de la Universidad y hace parte integrante de la presente resolución.

La responsabilidad de la organización de los Archivos de Gestión corresponde a todas y cada una de las oficinas productoras de documentos”.

Normativa de los servidores públicos y disciplinaria:

Acuerdo 067 de 1996 Estatuto de Personal Administrativo. Art. 8° “Es deber de los servidores de la Universidad custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”.

Ley 734 de 2002. Código Único Disciplinario de los servidores públicos Art. 34° “Son deberes de todo servidor público:... 5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.

Delegación funcional. La delegación de funciones es un mecanismo administrativo reglado, ello quiere decir que no es arbitrario (implica que no está sujeto a la voluntad o querer del funcionario y que debe tener un soporte legal) por lo tanto sólo puede aplicar cuando existe una norma que lo permita (ley, acuerdo, etc) que expresamente señale que la oficina o unidad puede delegar tal o cual función, la delegación requiere su formalización a través de un acto administrativo (acuerdo o resolución) por la cual el delegante asigna las funciones al delegatario, por ende lo que se produce es una verdadera modificación (temporal) del régimen funcional de las dos oficinas implicadas.

B) LAS COMUNICACIONES OFICIALES.

Las agrupaciones documentales denominadas tradicionalmente en las entidades públicas como correspondencia envidada y correspondencia recibida son archivísticamente inadecuadas, constituyen costumbres derivadas de la desorganización documental, por ende la

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