Conceptos Sobre Archivo

Archivo.

Los archivos como colección de datos sirven para la entrada y salida a la computadora y son manejados con programas.

Archivo informático.

Un archivo o fichero informático es un conjunto de bits que son almacenados en un dispositivo.

Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene. A los archivos informáticos se les llama así porque son los equivalentes digitales de los archivos escritos en libros, tarjetas, libretas, pápelo microfichas del entorno de oficina tradicional.

CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS

Las principales características de esta estructura son:

Independencia de las informaciones respecto de los programas

La información almacenada es permanente

Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos

Gran capacidad de almacenamiento.

OPERACIONES GENERALES QUE SE REALIZAN SOBRE UN ARCHIVO.

Las operaciones generales que se realizan son:

Creación. Escritura de todos sus registros.

Consulta. Lectura de todos sus registros.

Actualización. Inserción supresión o modificación de algunos de sus registros

Clasificación. Reubicación de los registros de tal forma que queden ordenados según determinados criterios.

Borrado. Eliminando total del archivo, dejando libre el espacio del soporte que ocupaba.

ALGUNAS DEFINICIONES

Archivo (Fichero):

Conjunto de información estructurada en unidades de acceso denominada registro.

Registros.

Estructura de datos formada por uno o más elementos denominados "Campos" y estos pueden estar compuestos a su vez por "subcampos".

Claves:

Se denomina a un campo especial del registro que sirve para identificarlo

Bloque:

Es la cantidad de información que se transfiere en cada operación de lectura o escritura sobre un archivo.

Campo:

Es cada uno de los diferentes datos que constituyen un registro lógico.

Archivista:

Ciencia de los archivos, no de los documentos aunque en ultima instancia estos sean el producto integrante de aquellos.

ALGUNAS NORMAS ARCHIVÍSTICAS ESPECIFICAS.

1. Ley 80 de 1989 (Creación de A.G.N.)

2. Decreto 1777 de 1990 (Asignación de Funciones)

3. Decreto 1382 de 1995 (T.R.D.)

4. Decreto 998 de 1997 (Transf. Doctos Históricos)

5. Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)

6. Ley 927 de 2004 Autoriza afiliaciones AGN

7. Decreto 3666 de 2004 DIA DE LOS ARCHIVOS

8. Decreto 4124 DE 2004- S.N.A. ARCHIVOS PRIVADOS

9. Ley 951 DE 2005 INFORMES DE GESTION

10. Ley 962 DE 2005 ANTITRAMITES

CILCO

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