Cambios de procesos “Implementación de Cambios en los Procesos”

Instituto Profesional AIEP

Escuela de Negocios

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“Implementación de Cambios en los Procesos”

Autor: Margarita Meneses Monarde

Docente:Jose Luis Naves Otero

Módulo: Desarrollo Organizacional IEG414/3600

Año: 2018

Introducción

Es materia de estudio la empresa “Manufacturas Nacionales S.A.”, una organización familiar manufacturera con 20 años de experiencia en el mercado.

Se vieron en la necesidad de adquirir un nuevo socio, como estrategia, para crecer y adquirir nuevos contratos. El Consorcio, quien compró un 70% de sus acciones, convirtiéndose en el socio mayorista. Por lo tanto implementó cambios drásticos.

Como primera medida contrató un Gerente de Logística y un Gerente de Finanzas, personas idóneas para el cargo, con basta experiencia en empresas manufactureras y que controlarán las actividades logísticas y operativas de la empresa.

Los primeros problemas detectados, por las gerentes fueron lo siguientes:

• Alto stock de materias primas (Piso de 5 meses).
• Alto stock de productos terminados (Piso de 3 meses).
• Desorden visible.
• Desorden en solicitud de insumos, repuestos, materia prima, material de empaque, etc. Esto debe solicitarlo un especialista junto con adquisiciones para el control de calidad y costos para la empresa.
• Insuficiencia de espacio, para el correcto control de entradas y salidas.
• Inexistencia de planificación logística y de producción.
• Faltan procedimientos e implementación de procesos claros.
• No existe una planificación para la mantención de las máquinas.
• Retraso en entregas de productos al cliente. (Mas de 2 semanas)
• No existe un encargado de Post-Venta para los reclamos y devoluciones.

Objetivo General

Mejorar los procedimientos de la empresa para lograr crecer y obtener mejores resultados.

Objetivos Específicos

• Contratar una empresa externa experta en realizar cambios organizacionales.
• Implementar Ordenes de Trabajo (OT).
• Implementar cambios de procedimientos.

Desarrollo

Implementación del Proceso de Cambio

1) Diagnóstico de la situación:

Tras la primera supervisión de cómo estaba operando Producción, Bodega y Logística, pudieron percatarse de los siguientes problemas:

• A simple vista existe un alto desorden de materiales. Poco espacio.
• No se realizan inventarios periódicos.
• No existe una adecuada organización de los productos terminados.
• Descontrol de solicitudes de materias primas.
• Alto valor de inventario de materias primas y de productos terminados.
• Inexistencia de procedimiento de ordenes de trabajo a producción.
• Clientes mal acostumbrados, solicitan pedidos y cambios a última hora, directamente con el jefe de planta.
• No existen indicadores del tipo y cantidad de producción diaria.
• No existe un encargado de mantenimiento, menos un control de que las mantenciones se realizaron en las fechas pertinentes.
• No existe un control del personal.
• No existe una buena planificación de entrega de productos a los clientes.
• No existe planificación de demanda de camiones que se necesiten para realizar los despachos.
• Costos excesivos de los procesos de compras, producción, almacenaje y despacho.

Análisis FODA[pic 2]

• Empresa con más de 20 años de experiencia.
• Clientes antiguos.
• Directiva dispuesta a realizar cambios.
• Contratación de personal especializado.[pic 3]

• Implementar nueva tecnología de maquinarias.
• Implementar nueva tecnología computacional.
• Implementar nueva tecnología de seguridad.
• Asesorías externas.[pic 4]

• Jefe de planta con muchas atribuciones, respaldado por el Gerente General.
• Falta de procedimientos en Producción, Logística, Adquisiciones, Bodega.
• Espacio reducido por desorden de materias primas.
• Colaboradores sin control, inexpertos e irresponsables.[pic 5]

• Crisis económicas debido a guerras o cambios de gobierno.
• Reforma tributaria y Laboral..
• Servicio de impuestos Internos, para mayor control solicita inventarios detallados.
• Manufactureras con mejores procedimientos.

2) Determinación de la situación deseada:

• Materia primas, repuestos y productos terminados deben estar con código y ordenados en bodega. Para un control de entrada y salida.
• Inventarios periódicos.
• Procedimientos para la adquisición y reposición de materias primas y repuestos.
• Implementar de forma global en la empresa, las OT (Ordenes de Trabajo), para costear el producto y saber las fechas de entrega.
• Implementación de indicadores de evaluación de desempeño, indicadores de producción, indicadores de personal, entre otros.
• Planificación de contratación de camiones.
• Control del personal, inasistencias, atrasos y baja productividad.

3) Determinación de los cauces de acción a seguir:

Tras revisar lo sucedido en la primera vuelta que dieron las gerentes, en conjunto, presentan a la Directiva de la empresa el plan de trabajo. Señalando que necesitan involucrar altos perfiles de la empresa y contratar una consultora externa experta para el desarrollo de los cambios.

Tras la aprobación, se genera un proyecto para que se haga un análisis general exhaustivo de los procesos, tanto a nivel estratégico como operativo. Estos deben ser analizados, para luego plantear e implementar las mejoras y soluciones logísticas adecuadas para lograr obtener las ventajas competitivas alineadas con la estrategia.

La primera etapa estará enfocada solamente a la parte operativa de Logística y Producción, ya que en estas áreas es donde se dieron cuenta, a simple vista, de los graves errores que se estaban cometiendo.

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