Centros De Documentacion

CENTROS DOCUMENTALES Y NUEVAS REDES DE INFORMACIÓN

El término centro de documentación está ciertamente en desuso, prefiriéndose el de Servicio de Información, además en muchos de los casos estos funcionan anexos a una biblioteca o tienen su propia biblioteca como complemento a los servicios que prestan.

Este hecho tiene diversas e importantes repercusiones para los actuales servicios de información y documentación y para los profesionales de los mismos, encargados de gestionar el conocimiento que se está generando en dichos sistemas. Si consideramos que la información, tanto la interna como la externa, es un elemento clave y estratégico dentro de las organizaciones y un elemento de competitividad para las mismas.

Los centros de documentación, a diferencia de otras unidades informativas con las que comparten similares intereses, archivos y bibliotecas, tienen unas características específicas que les definen:

- Papel activo en el proceso informativo, intenta adelantarse a las demandas de necesidades de sus usuarios

- Intenta prestar servicios de información personalizados

- En una sociedad en la que la información es poder, ayuda a la organización a la que sirve en la mejora de su sistema de comunicación y racionaliza los flujos informativos, ayudando a la toma de decisiones

- Hacen un análisis más profundo de la información, no sólo proporcionan información referencial, si no que analizan y condensan esa información.

- Toma una postura activa en la difusión de la información

Otro aspecto que ha incidido de manera directa en la gestión y organización de trabajos, servicios y recursos de todas las entidades que trabajan con información, ha sido la incorporación de las tecnologías de la información (Automatización, redes, internet) que han cambiado la dimensión de los servicios y el impacto en los usuarios.

Estructura Organizacional

Un centro de documentación podría estructurarse en las siguientes unidades:

- Unidad de fondos documentales y publicaciones. Dedicada a la selección, adquisición y evaluación de los recursos documentales pertinentes en función de las necesidades informativas del centro.

- Unidad de análisis documental. Es la unidad técnica: se encarga de las tareas de clasificación, catalogación, indización resúmenes, etc.

- Unidad de recuperación y difusión de la información, a la que corresponde la búsqueda retrospectiva de la información y la difusión selectiva de la misma.

- Unidades auxiliares: se ocupan de funciones tales como la reprografía, traducciones, administración, etc., y la unidad informática, encargada de mantener al día todo el funcionamiento automatizado del centro.

Recursos Humanos

Los profesionales de la información y de la documentación tienen una historia antigua que se confunde con el desarrollo de la imprenta y actualmente con el de las redes de información:

El paso de la sociedad industrial a la sociedad de la información y del conocimiento comporta importantes cambios en las organizaciones y un nuevo papel de los servicios de información y de los profesionales. Son necesarias nuevas competencias, gran parte de ellas ligadas a la formación permanente, pero también (y estos aspectos adquieren cada vez mayor importancia) nuevas actitudes y aptitudes. Se demanda un mayor compromiso y ser capaz de aportar valor a la propia organización y a la sociedad en general.

La calidad de una organización en muy buena manera viene dado por la adecuada formación profesional de las personas que la integran. El documentalista es un profesional de la información que debe estar formado en una serie de áreas que son imprescindibles para el desarrollo de su trabajo:

- Uso y conocimiento de las tecnologías de la información

- Capacitado en las técnicas de análisis, organización y recuperación de la información

- Conocimiento de los formatos documentales

- Conocimiento de las fuentes de información general y especializada

- Iniciativa para crear y desarrollar proyectos y sistemas de información

- Capacidad para relacionarse con fluidez.

Servicios

Todo lo expuesto hasta el momento tiene por finalidad que se presten unos servicios y que estos sean de calidad. El centro de documentación se caracteriza respecto a otro tipo de entidades que trabajan con información por el dinamismo en la prestación de servicios, aunque cada vez existe una mayor convergencia en cuanto a este tema.

Existen una serie de servicios que podríamos denominar como tradicionales que son los que habitualmente se han proporcionado en bibliotecas

- Lectura en sala

- Préstamo

- Reproducción de documentos

- Préstamo interbibliotecario

- Información bibliográfica

Y existen otros servicios que vendrían a marcar la diferencia

- Servicio de información

- Difusión selectiva de la información

- Referencia en línea

- Servicios Internet

- Biblioteca digital

- Formación de usuarios

Los Sistemas de Redes

El objetivo fundamental en la creación de redes es, además de la intercomunicación, el de la transferencia de información y documentación, así como todo cuanto contribuya al aprovechamiento de todas las utilidades que ofrezca la interconexión de ordenadores y periféricos asociados. Con Internet se hace realidad "la idea de federar, gracias a una norma común, todos los ordenadores y todas las redes de telecomunicaciones, permitiendo así la comunicación

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