Centros De Documentación

LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN

Por:

Prof. Emilio A. Bernales E.

Departamento de Bibliotecología,

Archivología y Documentación

La recuperación de información de un Centro de Documentación se usa para brindar respuestas y preguntas muy específicas realizadas por investigadores y científicos entre otros. La presente conferencia tiene el propósito divulgar las nuevas ideas que enumeran la planificación, gestión, innovaciones y funciones de los Centros de Documentación.

Un Centro de Documentación es aquel que examina y evalúa minuciosamente las fuentes primarias y secundarias de información técnica y científica, esto incluye documentos comerciales, históricos y otros. Su función básica es la de transformar fuentes primarias de información científica y técnica en productos que sean utilizados directamente por los usuarios del Centro de Documentación.

Los Centros de Documentación son un medio, un camino y gracias a sus funciones de selección, tratamiento y difusión de la información, deben actuar de intermediarios entre los conocimientos y el cliente real o potencial que lo solicite, pero contando siempre con la presencia y participación directa o indirecta del usuario para facilitarle el acceso a la masa documental.

Y todo ello: analizando la información, generalizando o limitando campos informativos, y, adaptando las fuentes documentales a sus necesidades; para difundir una respuesta informativa (referencias documentales) presentadas sobre un soporte documental, ya sea, en forma escrita, audiovisual o electrónica.

Los propósitos de un Centro de Documentación pueden ser definidos de la siguiente manera:

 Recopilar información de todo lo investigado sobre un área temática en particular y bien definida.

 Analizar y evaluar la información investigada o recopilada.

 Condensar y almacenar la información recopilada en ficheros, hoja de datos y revisiones.

 Transmitir la información obtenida a los usuarios interesados por medio de servicios de alerta, publicaciones y respondiendo a consultas.

La organización de un Centro de Documentación posee tres características principales, ellas son:

 División de Biblioteca: se encarga de todas las colecciones del Centro de Documentación (adquisiciones, catalogación, almacenamiento, conservación).

 División de Documentación: es la encargada de procesar las informaciones recopiladas o por propia iniciativa, previendo los requisitos nacionales o a largo plazo de documentación e información científica y técnica.

 División de publicación: permite agrupar, editar y reproducir por impresión, fotocopia, duplicación u otros procedimientos, cualquier número de copias que serán facilitadas a los científicos o divulgadas a través del país y cambiadas con centros extranjeros de documentación.

Las operaciones fundamentales se organizan en forma de cadena. Los elementos que conforman esta cadena son de gran importancia para el desarrollo de todo Centro de Documentación, ya que brinda información a los usuarios que la necesiten (análisis, selección y difusión documental).

 Selección Documental: consiste en escoger entre los documentos que se producen mundialmente (publicado o inédito), aquellos que cubran el campo definido por el Centro, Servicio o Sistema Documental y que por su utilidad merezcan registrarse en el fondo. Para proceder a esta selección se precisa dirigirse a fuentes de información internas o externas al Centro Documental o Bibliográfico. La documentación publicada es fácilmente accesible; no obstante, existe un tipo de documentación no publicada según los métodos clásicos: informes de investigación, tesis, preprints (documentos publicados en tirajes limitados antes de su publicación definitiva y que no llega a realizarse), comunicaciones de congresos, etc... que llamaremos literatura subterránea. Esta muchas veces, de necesaria adquisición, la recolección de esta documentación requiere de un proceso lento, complicado y muchas veces costoso. Un modo de obtenerla, consiste en establecer relaciones profesionales con organismos que la produzcan o posean.

 Tratamiento documental: comprende el conjunto de operaciones realizadas por el documentalista con el fin de transformar las informaciones contenidas en los documentos. Esta transformación y tratamiento de los documentos se fundamenta en una serie de procedimientos de elaboración documental que sirven para identificar un documento y su contenido de los otros existentes en la colección documental y de este modo permitir la búsqueda de la información seleccionada. Constituye el proceso de transformación de un documento, que se lleva a cabo en la fase de análisis documental y sus operaciones respectivas, y el proceso de elaboración y creación de un subproducto o documento secundario que actúa como intermediario o un instrumento de búsqueda obligado, entre el documento original y el usuario que solicita la información y localización de este documento. Es la fase de búsqueda y sus métodos respectivos.

 Análisis documental: es el conjunto de operaciones que tienden a representar el contenido de un documento de una forma distinta a la original. Provoca la elaboración de un documento secundario. Las operaciones de análisis las dividiremos en cuatro grupos: descripción bibliográfica, catalogación, indización y resumen.

 Búsqueda documental: una vez analizados los documentos con el fin de disponer de la información contenida en ellos, éstos se organizan en la memoria documental a partir de la cual se llevarán a cabo los procedimientos de búsqueda o recuperación de la información elaborada. En la operación de búsqueda documental interviene: la memoria o fondo documental distribuido y elaborado en base fundamental de recuperación; las operaciones de selección o ecuaciones lógicas de búsqueda de los documentos memorizados según un sistema previo; los soportes y equipos documentales o instrumentos de recuperación de la información que pueden ser manuales, semi-mecánicos, mecánicos o automáticos y electrónicos; el utilizador y/o documentalista que realizará los distintos métodos consecutivos para exponer y dar respuesta a la demanda documental.

 Difusión documental: son los procedimientos y métodos para llevar a cabo la difusión general o específica de documentos, pertenecen a la última fase de la cadena documental y también a la que más concretamente responde al interés del utilizador. Difundir la información es responder a las preocupaciones informativas del utilizador. Todas las unidades documentales

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