Como se da la Reingenieria de procesos

Reingeniería de procesos Expreso Bolivariano

Nota de aceptación                            

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Bogota 27/05/2016

Resumen del proyecto

El presente proyecto pretende realizar un análisis que contemple la actualización de los documentos vigentes del Sistema de Gestión de calidad de la compañía de Expreso Bolivariano. Para realizar dicha actualización se debe involucrar la reingeniería de procesos que es una herramienta de gestión, que se basa en la observación y diseño de los procesos, estructuras, métodos de trabajo en las organizaciones para aportar mejoras en el desarrollo de las actividades presentes. Se realizara un plan de trabajo, definiendo prioridades a actualizar con la revisión  de cada uno de los líderes de los procesos sobre toda la documentación que manejan, con el fin de actualizar la informacion y dejar solo lo que agrega valor al proceso y a la empresa.

Motivación

El motivo primordial de realizar esta actividad en Expreso Bolivariano, radica en que la gran mayoría de documentación de los diferentes procesos se encuentra desactualizada, evidenciando que  las actividades de los procesos no se ajuntan a las necesidad presentes de los mismos, lo que incurre en que los funcionarios no tienen un direccionamiento indicado debido a que no hay un documento que permita conducir un proceso de la manera indicada. Por esta razón se quiere realizar un rediseño de los procesos de esta compañía, empleado las herramientas de gestión adecuadas para realizar los respectivos análisis y determinar el cambio drástico del proceso. Al desarrollar la reingeniería a todos los procesos de la compañía, ajustando a las necesidades de la organización y adaptando toda la documentación a la nueva metodología, buscando sinergia en todos los procesos

Justificación

Para Alcaraz, (2006) las organizaciones en general es de imperante valor crear e implementar sistemas o procedimientos que permitan fluir la información por toda la empresa, esto con el fin de poder planear, ejecutar, medir y actuar sobre el funcionamiento diario de la corporación. Es por esto que toda actividad que se pretenda realizar requiere hacer previamente un plan de acción, siendo necesario prepararse constantemente y retroalimentarse de la información obtenida, para poder emprender un trabajo arduo de desarrollo y así lograr el éxito empresarial.

Hoy en día en las grandes organizaciones a nivel nacional como internacional hacen esfuerzos para brindar a los clientes un excelente servicio y donde logre cumplir con todas las expectativas que ellos esperan recibir en sus productos y servicios, de esta manera podemos determinar que es uno de los factores de éxito de empresarial. Ya hace algún tiempo que se viene hablando de la importancia del servicio al cliente, este empieza desde el primer hasta el último momento en que se está en contacto con el cliente, tratando que perciban la importancia y el valor que se les brinda, así de esta manera volverán e invertirán más uniendo esfuerzos mucho más por el cliente. El buen servicio no se trata en brindarle una sonrisa o ser muy cortés con los clientes, consiste en ofrecerles lo que ellos quieran o pidan siempre debe estar en disposición de decirle que si cumpliremos que aunque sea difícil llevar a cabo

Para Sewell (1994), Se tienen dos clases de clientes lo internos (empleados) externos (compradores) en una empresa se podría afirmar que los más importantes son los compradores, que son los que generan los recursos y utilidades, pero es algo implícito los empleados tienen la misma importancia y deben ser tratados de la misma manera, del trato que se les a ellos, así mismo trataran los compradores.

El recurso humano representa la mayor participación del éxito en las organizaciones de hoy en día, es por esto que las empresas se esfuerzan y generan estrategias encaminadas a elegir el personal más calificado y con mayores habilidades, para que intervengan positivamente la organización. “los recursos humanos son nuestro principal activo” (Davenport, 1999, p. 9).

Para estar en una constante actualización y mejora de los procesos internos de la organización, con el fin de afrontar un entorno sumamente cambiante procesos. Este entorno debe considerarse una variable de gran importancia para la cual las organizaciones deben realizar un proceso de adaptación y planeación orientado a siempre mantener bajo control las situaciones de incertidumbre que presenta el mismo. El éxito de una empresa depende de su capacidad para satisfacer las necesidades de los clientes. A su vez, esta capacidad depende de la eficacia de los procesos internos de la organización para satisfacer esta demanda externa. Por lo tanto, la organización triunfa desde adentro hacia fuera: el compromiso y dedicación de los empleados para cumplir las necesidades del cliente pueden convertirse en la llama autosuficiente que perpetúe el éxito. Competir desde adentro significa administrar a los empleados, no sólo para que se sientan cómodos dentro de la empresa, sino para que la firma pueda competir en el mercado.

En la empresa Expreso Bolivariano se evidencia la ausencia de planes eficaces de comunicación entre los líderes de los procesos y el área de gestión de calidad, debido a que en repetidas ocasiones no se transfiere la informacion sensible del funcionamiento de los procesos, lo que  contribuye a la desactualización de los procesos y el aumento de reprocesos o inconvenientes con los clientes que toman la opción de servicio de transporte intermunicipal ofrecido por esta compañía

Es debido a esta problemática que es necesario la implementación de la  herramienta de reingeniería a los procesos que permita enfocar  y verificar que las actividades de la empresa estén acordes a las necesidades que se requieran y se puedan cumplir con los objetivos organizaciones trazados este rediseño rápido y radical de los procesos estratégicos de valor agregado ,y de los sistemas, las políticas y las estructuras organizaciones que los sustentan , para optimizar los flujos del trabajo y la productividad de una organización”. (Manganelli, 1995)

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