Concepto de Manuales

INTRODUCCION

La necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos dentro de las organizaciones, hace que se cree dentro de la empresa un área especializada en especificar esos pasos , es importante elaborar entonces un manual que describa la actuación individual o por funciones, para lograr un control adecuado dentro de la empresa.

MANUALES

Concepto de Manuales

Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.

Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.

En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Si bien el propósito de transmitir información se cumple por medio de estos últimos instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico, por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones registradas a través de comunicados aislados.1

Importancia de los Manuales

Los manuales son documentos escritos importantes porque concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Objetivos de los manuales:

Los manuales permiten cumplir con los siguientes objetivos:

- Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

- Ayudar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.

- Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

- Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

- Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

- Interviene en la consulta de todo el personal.

- Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

- Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. 2

Finalidad

Instruir a los miembros de la organización acerca de aspectos como ser: Funciones, Autoridad, Disciplina, Normas, Procedimientos, Políticas, Objetivos, Premios, Sanciones, etc.

Clasificación de Manuales Administrativos

Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.

Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones empresarias:

A.-Manual de Organización.

B.- Manual de Políticas.

C.- Manual de procedimientos y normas.

D.- Manual del especialista.

E.- Manual del empleado.

F.- Manual de Propósito múltiple.

A.- Manual de Organización.- El manual de organización describe la organización formal, mencionando, para cada puesto de trabajo, los objetivos

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