Contraloria

UNIDAD I

LA CONTRALORIA

1.1. Función y su relación con otras gerencias

El área financiera y de contraloría está constituida por un conjunto de actividades tendientes a lograr los objetivos de custodiar e invertir los valores y recursos de una empresa, a mantener los sistemas de información adecuados para el control de activos y operaciones de dicha empresa ya proteger el capital invertido.

CONTRALOR GENERAL.

Es el encargado de llevar la contabilidad del hotel y de hacer los pagos de todos los impuestos a los que esta sujeto este, así como proporcionar la información contable, financiera y fiscal que le sea requerida.

Auxilia al director general para tomar decisiones y su objetivo primordial es vigilar que los costos y gastos del hotel sean mínimos y justificados dentro de las posibilidades. Está al cuidado de fondos, valores, y del control general.

-JEFE DE CREDITO Y COBRANZA

Tiene como responsabilidad vigilar que se realicen los cobros a los clientes en tiempo y forma, custodiardocumentos por cobrar, envio de correspondencia de cobro a los clientes, controlar cupones de agencias y elaborar formular reportes de antigüedad de saldos.

-JEFE DE AUDITORIA DE INGRESOS

Es responsable de llevar a cabo la auditoria de los ingresos del hotel, la cual puede ser especial o detallada, durante un ejercicio o periodo determinado.

-JEFE DE COSTOS

Tiene como responsabilidad realizar los cálculos de los costos de producción, administración y Operación, así como verificar soportar que estos datos sean verdaderos.

-JEFE DE COMPRAS

Se encarga de establecer sistemas de procedimientos que permitan ejecutar el plan de compras normales y de emergencia, al menor costo posible, sin perjuicio de la calidad y de los plazos de entrega.

-TESORERO

El tesorero es el responsable de resguardar y controlar el flujo de dinero de la empresa, en este caso del hotel. El es quien realiza transacciones bancarias para pago a proveedores, compras, etc. Así como la entrada de dinero por concepto de ventas, acreedores, etc.

1.2. El ciclo de ingresos

El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes del os servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se vendes, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos.

1.2.1. Reservaciones

*Podemos definir “Reservas” como: “la acción mediante la cuál una persona en su nombre, cliente o en nombre de otra, solicita el alquiler de una o más habitaciones, de características determinadas durante unas fechas concretas, contándose las mismas por módulos de 24 horas, bajo un precio determinado

de antemano.

• Las funciones de este departamento son:

• La venta correcta de habitaciones.

• El control de las ventas realizadas.

• Atender la correspondencia.

• La utilización y el control del telex, fax y arras.

• Los impresos que se utilizan son

• La hoja de reservas:

Suele ser utilizada en los grandes hoteles y cadenas hoteleras en vez

del Libro de Reservas empleado en los pequeños hoteles.

En ella se anotan estos datos:

Fechas: día en que se hace la reserva, fecha de llegada y fecha de

salida.

Cantidad y tipo de habitaciones.

Servicios contratados: habitación, habitación y desayuno, media

pensión, etc.

Nombre y datos de las personas que hacen la reserva, que se van a

alojar y del empleado que toma la reserva.

Observaciones: si tiene o no arras, tratamiento del cliente,

descuentos, etc.

1.2.2. Cajas de Recepción

El subdepartamento de Caja pertenece al departamento de Recepción.

En los hoteles con un gran numero de habitaciones, este departamento es considerado prácticamente independiente y las responsabilidades del mismo se le otorgan a un segundo jefe de recepción pero bajo la coordinación del jefe de recepción.

En establecimientos pequeños o medianos, con organización familiar, la caja de recepción asume las funciones de una caja central. Ya en este caso no existe otro departamento con el mismo nombre como en el caso de hoteles con mayor numero de habitaciones.

Este departamento puede manejarse de diversas formas, ya sea manual, mecanizado o informatizado, con el único inconveniente de que un riesgo de error es muy difícil de resolver.

1.2.3. Cajas departamentales

1.2.4. Auditoria Nocturna

Es la que se realiza a diario en los hoteles en el turno de la noche, tiene bajo su responsabilidad a los cajeros nocturnos, y los auditores nocturnos de restaurantes, además de cumplir con sus funciones normales como auditor, el auditor nocturno está encargado también de la caja de recepción durante la noche, con todas las funciones de cajero de recepción. Su función principal, es chequear todas las cuentas vivas y las cuentas ciudad de recepción.

1.2.5. Auditoria de Ingresos

Es la revisión total o selectiva del registro y cobro del los servicios que proporciona el hotel, mediante el análisis y verificación de los cortes de caja departamentales y otros reportes, con el objeto de cerciorarse que se incluya la totalidad de los servicios prestados, que el cobro se realiza conforme a las tarifas y plazos autorizados y que el registro de los mismos se haga en el periodo al que corresponden.

1.3. El ciclo de Egresos

COMPRAS:

- Llamado también de adquisisicón y pago, clasifica la adquisisción de recursos entre cuentas de activo y gasto.

- También afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso

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