Crédito Y Cobranzas

3.1 GENERALIDADES

La cobranza es el proceso formal de presentar al girado un instrumento o documentos para que los pague o acepte: pagare, letra de cambio, documentos de embarque u otros títulos de valor.” Conjunto de actividades, que recibe uno o más insumos y crea un producto de valor para el cliente. “Una actividad que se lleva a cabo en una serie de etapas para producir un resultado específico o un grupo coherente de resultados específicos” (Daniel Morris).

Dentro de las operaciones de servicio, las instituciones de crédito y principalmente los bancos de depósito, están facultados para recibir de su clientela, documentos para su cobro, mediante una comisión que resulta atractiva para los clientes en comparación con lo que estos gastan haciéndolo a través de sus cobradores; además, el factor psicológico es determinante cuando interviene una institución de crédito, se ha demostrado que el público se preocupa por mantener una imagen favorable ante los bancos y de esta manera se logra menor porcentaje de cuentas incobrables y menores gastos de administración por concepto de cobranza. Cuando el banco efectúa el cobro de los documentos, generalmente lo acredito a la cuenta de cheques del cliente, una vez deducida la comisión correspondiente. Los saldo s de estas cuentas representan el importe de todos los documentos cuyo cobro gestiona la dependencia. Estas cuentas solo se mueven con los importes totales de los documentos; por los abonos no se hace movimiento alguno. La cobranza puede ser de plaza o fuera de plaza.

La cobranza es un aseguramiento de pago, dentro de la empresa a cambio de un servicio o un bien que se entregó con anterioridad ejemplos de estos son:

Pagares, letras de cambio, documentos de embarque, etc…

3.1.1 Conductas de Cobranza

Una cuenta no debe ponerse en manos de un abogado o agencia de cobranzas sino hasta que se hayan agotado otras medidas y el acreedor esté preparado para romper las relaciones comerciales con el deudor.

* “Cobranza por medio de un abogado. Cuando a un abogado se le da una cuenta, debe ser instruido parara proceder inmediatamente y enérgicamente para cobrarla. Un buen abogado encargado de cobranzas, se enterará de una demanda tan pronto la reciba. De inmediato intentará cobrar la deuda totalmente y si no le es posible, realizará un convenio favorable a su cliente. Un juicio es el último recurso, es costoso, puede ser difícil comprobar la deuda y obtener un fallo, y además, al gallo judicial puede serle tan difícil cobrar como al principio de la deuda. Naturalmente, el abogado aconsejará a su cliente cuándo debe llevar un caso a la corte, pero la última decisión debe adoptarla el propio cliente.

* Agencias de cobranza. Una agencia de cobranza antes de remitir una cuenta a su abogado correspondiente, usualmente escribe una serie de cartas en demanda de pago. Las agencias de cobranza son dignas de confianza el gerente de crédito no duda acerca de su responsabilidad. Colocar una cuenta para su cobranza en una agencia importante o un despacho mercantil es un aguijón que induce a pagar casi a todos los deudores que pueden hacerlo. El deudor sabe que si no paga una cuenta, el público de su negocio puede conocerlo y su crédito establecido sufrirá consecuencias irreparables. Los deudores obstinados a menudo pagan antes de que el acreedor decida turnar una cuenta para su cobro. Si el deudor no puede pagar, el colocar una cuenta para su cobro por una agencia puede deducir cualquier oportunidad de liquidación total de la cuenta. Si el deudor es insolvente o casi insolvente, otros acreedores, sabiendo que uno de sus clientes ha sido requerido por una agencia de cobranzas puede precipitarse a cobrar sus propias cuentas. Si el resultado es la bancarrota la participación de cada acreedor puede ser mucho menos que el monto real adeudado.

* Casa de agencia de cobranzas. Las casas de agencias existen únicamente en listas de directorios de teléfonos y membretes, es realmente una división de cobranzas de la propia firma. Los métodos de cobranzas severos pueden usarse por una casa de agencias sin mencionar el nombre de la firma en tales acciones así, una firma puede cobrar una cuenta aparentemente pedida y aún conservar un prestigio de buena voluntad para con el cliente, con la esperanza de que si la situación financiera de éste progresa, nuevamente pueda hacer tratos comerciales con la firma.”

3.1.2 Clase de Políticas

Puesto que una política generalmente se acepta como una norma que debe seguirse durante un periodo específico, debiera reconocerse al desarrollar una política de cobranzas, la empresa implicada debiera establecer un conjunto de modelos que seguir en sus esfuerzos para cobrar las cantidades vencidas.

Una política floja de cobro, indica a menudo una administración incompetente. Esto a la vez, Puede reflejarse en la actitud del comprador respecto a los productos que vende la compañía.

Clasificación de las políticas de Cobranza, las políticas de cobranza se clasifican en estrictas liberales, operan de la siguiente manera:

1-. Crédito Liberal ------------- Cobranza estricta

2-. Crédito Estricto -------------Cobranza liberal

3-. Crédito Liberal ---------------Cobranza liberal

4-. Crédito Estricto --------------Cobranza estricta

La experiencia ha demostrado que de los cuatro grupos anteriores son las primeras políticas las mas que se encuentran en uso, especialmente en los negocios de ventas al menudeo y en los establecimientos de servicios. A menudo el profesional se encuentra involucrado con la tercera política.

3.1.3 Sistemas de Cobranzas

SISTEMAS DE COBRANZA

Un sistema de cobranzas se puede definir como “El proceso que se establece para recuperar el capital que la empresa ha invertido en los créditos otorgados”.

Características Principales

El objetivo del Sistema de Cobranzas es brindar una herramienta de gestión dinámica, que permita en forma ordenada implantar procedimientos que faciliten el proceso de cobro de morosidad.

Este sistema carga, a cada vencimiento y una vez procesado los pagos hechos por los contribuyentes, toda la información de los contribuyentes morosos, permitiendo de este modo realizar la gestión de cobranza en forma centralizada.

Como característica general, cabe destacar que el proceso de registro de datos se realiza en forma automática, relacionando de esta manera la información contenida en los archivos correspondientes a Patentes Comerciales, Convenios de Pagos, Permiso de Circulación, Aseo Domiciliario y otros. Estos datos son procesados bajo un formato único.

El Sistema de Cobranzas está orientado a gestionar el proceso de

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