¿Cómo mejorar nuestra productividad?

TRABAJO: TALLER DE

HABILIDADES GERENCIALES II

Profesor: Rodrigo Martin Campo

Alumno: Mauricio Uribe Brito

Santiago, Octubre 2016

¿Cómo mejorar nuestra productividad?

MATRIZ DE EISENHOWER

Aplicando lo revisado en una de nuestras clases, donde se expuso la Matriz de Eisenhower, la utilizaré para programar mis tareas y funciones de estos últimos 2 meses del año, noviembre y diciembre de 2016, que en mi caso, como Gerente Comercial de Hacienda Santa Martina, mezclan los 2 mejores meses de ventas e ingresos para mi compañía, con la planificación, desarrollo del plan de negocios y presupuestos 2017, donde soy pieza fundamental en su construcción y elaboración.

La matriz se divide en 2 ejes principales: La Urgencia de la tarea y la Importancia de la tarea. Dependiendo de si una tarea es más o menos importante y más o menos urgente se ubicará en uno de los 4 cuadrantes en los que se divide la matriz.

La Importancia

La importancia de la tarea tiene que ver con los objetivos que me planteo. ¿Es importante esta tarea para conseguir mi objetivo? ¿Me hace estar más cerca de lo que realmente quiero conseguir?

La Urgencia.

La urgencia tiene que ver con la temporalidad de la tarea y con las consecuencias que acarrea no hacerla. ¿Es necesario que haga esta tarea ahora? ¿Qué pasaría si no hiciera esta tarea? Aquí debo valorar si realmente me urge hacerla o si la puedo dejar para luego.

PRIORIDAD 1. Urgencia alta e Importancia alta. Acción.

¿Qué pasa cuando algo es importante y es urgente? ¡Que tienes que hacerlo ya!

Significa que es importante para la consecución de mis objetivos, ya sean personales o empresariales, y además corro un riesgo si no la realizo a tiempo.

Pero cuidado con este cuadrante, no conviene saturarlo, ya que estarás todo el día agobiado haciendo tareas sin parar con la presión que conlleva la urgencia. Las personas que llenan este cuadrante de tareas no tienen tiempo para ellas mismas y están viviendo al límite siempre.

PRIORIDAD 3. Importancia alta y urgencia baja. Planifica.

En este cuadrante se encuentran las tareas que sabes que tienes que hacer para alcanzar los objetivos, pero que no son de una alta urgencia sino que puedes realizarlas en los días sucesivos sin problema.

Igual que con el cuadrante anterior, éste también tiene su lado oscuro. Si este cuadrante está lleno de tareas, corres el riesgo de no pasar a la acción y no realizar las tareas importantes que te llevarán al éxito. ¡Que no se te olvide de realizar estas tareas!

PRIORIDAD 2. Urgencia alta e importancia baja. Delega.

El arte de delegar es más importante de lo que mucha gente piensa. Es importante saber cuándo delegar. Se delega cuando hay tareas urgentes que realizar pero que realmente no te acercarán a los objetivos que te has fijado ya que no son importantes. En estos casos debes de encontrar a la persona adecuada que sepas que va a realizar el trabajo de la mejor manera posible. No significa que como no es importante no debas de realizarla.

“Delegar aumenta la productividad ya que la otra persona se siente importante porque has confiado en ella para la realización de la tarea y a ti te deja tiempo para dedicarte a menesteres más importantes. Aquí hay que tener cuidado, que dicen las malas lenguas que eso de delegar “engancha” y empiezas a mandar a gente a hacer tu trabajo y a cargar a las otras personas… Así que no te cueles y delega sólo cuando sea necesario”.

PRIORIDAD 4. Importancia baja y urgencia baja. Desecha.

En este cuadrante voy a meter todas las tareas menos importantes y menos urgentes. Estas tareas son las típicas de “algún día tengo que…” que están ahí, que sé que puedo hacerlas pero que realmente hay tareas más importantes y urgentes que merecen más de mi trabajo.

Estas tareas pueden convertirse en tareas de diferentes cuadrantes con el paso del tiempo así que hay que estar vigilándolas.

DATOS DE EMPRESA Y CARGO A EXPONER EN ESTE TRABAJO.

• Empresa: Hacienda Santa Martina

• Ejecutivo: Mauricio Uribe Brito

• Cargo: Gerente Comercial

• Principales Unidades de Negocio: membresías, eventos & convenciones, restaurantes, deportes, spa, auspicios, canjes y sponsor.

• Áreas a Cargo: comercial (ventas y marketing) de toda la Empresa.

• Personal directo a cargo: 55 funcionarios

• Empleados totales: 254 funcionarios

• Facturación Anual: $ 8.000 MM

AREA DE OPORTUNIDAD:

Ordenar de forma eficiente mis 2 últimos meses del año, para lograr mi mejor productividad personal como Gerente Comercial y ejecutivo clave dentro de mi empresa, así como, el rendimiento de mi equipo y resultados anuales de la empresa.

LISTADO DE TAREAS: Primero realizaré un listado de mis principales tareas para estos 2 meses que quedan del año, noviembre y diciembre, para liego utilizando la matriz eisenhower pasar a clasificarlas de acuerdo a su urgencia e importancia.

• Dirigir equipo de ventas de membresías para la obtención de la meta anual del área.

• Dirigir equipo de ventas de eventos & convenciones para la obtención de la meta anual del área.

• Seguir ejecutando el plan de medios definido para este año 2016

• Reclutamiento e inducción ejecutiva comercial Matrimonios

• Inducción y planificación Marketing con nuestro Asistente

• Potenciar el equipo de telemarketing área membresías, contratar 2 ejecutivas más.

• Reclutamiento e inducción telemarketista área eventos & convenciones

• Elaboración presupuestos de todas las áreas comerciales de la empresa para el 2017 (membresías, cuotas de mantención, eventos, deportes, restaurantes, spa)

• Elaboración

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