DEFINICION Y FORMULACION DE PROGRAMAS

DEFINICION DE PROGRAMA

Ya conociendo las políticas y los procedimientos, se procede a elaborar un programa para alcanzar el objetivo buscado. El programa es el conjunto de actividades a desarrollar en un tiempo determinado y tiende a alcanzar las metas fijadas.

IMPORTANCIA DE LOS PROGRAMAS

Así como la esencia se las políticas es orientar genéricamente la acción, y la de los procedimientos es fijar la secuencia de acciones, los programas se caracterizan por la fijación del tiempo requerido para cada una de sus partes.

REGLA PARA LA FORMULACION DE PROGRAMAS

1Ra. Regla.

Todo programa debe ante todo contar con la aprobación de la suprema autoridad administrativa para aplicarse y con su completo apoyo para lograr su peno éxito. Muchos piensan que basta “convencer” a la gerencia general de la aprobación de un programa, aunque no esté plenamente convencida de su utilidad. Cuando no se cuenta con su apoyo completo, fácilmente se tropieza con dificultades al realizarlo.

Para obtener la aprobación de la gerencia es necesario: a) Presentar los programas con todos sus detalle; las gerencias suelen no aceptar aquellos programas de los que no se les pueden dar de inmediato todos los datos y la respuesta a sus observaciones; b) Presentarlos como una inversión, es decir, tratar de fijar su costo y los beneficios que habrán de producir, de preferencia determinados económicamente; c) Fijar un tiempo mínimo para que produzca resultados; pues de lo contrario se nos pedirán esos resultados antes de tiempo y, al no existir, se originara desconfianza en la actuación.

2da. Regla.

Debe hacerse siempre la venta o convencimiento de los jefes de línea que habrán de aplicarlos. Es muy frecuente que quienes formulan un programa, una vez aprobado por la gerencia, no consideren que deban tratar de convencer de su bondad, beneficios, etc., a los jefes de línea         que los habrán de aplicar, sino que consideren solamente que pueden imponerlo, originando con ello resultados pobres, fricciones, etc.

3ra. Regla.

Debe estudiarse el momento más oportuno para iniciar la operación de un programa nuevo. Muchas veces un programa fracasa porque no se escogió el momento adecuado para lanzarlo. Así, por ejemplo, iniciar un sistema de incentivos antes de estandarizar operaciones dará como resultado que cuando se realice se de una gran confusión de la aplicación de aquellos.

UTILIDAD Y VENTAJA DE LOS PROGRAMAS

1. Especificación de las fuentes financieras para los presupuestos de capital y para el capital de trabajo.
2. Utilización de los recursos financieros existentes.
3. Sistemas contables y presupuestarios.
4. Practicas sobre ingresos y egresos.
5. Políticas de depreciación o amortización.
6. Ganancias, activo y dividendos, así como reservas.

DIVERSAS CLASES DE PROGRAMAS

Los programas se clasifican de la siguiente manera:

1. Generales. Son los que se refieren a toda la empresa.
2. Particulares. Son los que se refieren a un solo departamento.

Por su duración, los programas pueden ser a corto y a largo plazo. Se consideran a corto plazo los que se hacen para uno, dos, tres , seis meses y hasta un año. Los que duran mas de este periodo se consideran programas de largo plazo.

Existe un programa general que es igual al programa individual de cada mes, sección, departamento, división; esto es, para toda la división funcional de la empresa. Estos programas se encuentran coordinados entre si, con el objeto de evitar la duplicidad de sfuerzos, y se complementan para que exista una estrecha relación entre los mismos.

Los programas deben diseñarse a efecto de llevar a cabo la realización de un curso de acción previamente decidido, ya que en ellos están fundidos los objetivos, políticas y procedimientos, a fin de obtener un sistema de carácter normativo, al cual es necesario que se sujete las acciones colectivas tanto de los subordinados como de los directivos.

Cabe hacer notar que los programas básicamente incluyen: los recursos de la empresa, la naturaleza e importancia de las operaciones en curso, las condiciones futuras dependientes del mercado, así como las actividades técnicas, comerciales y financieras.

Existen diversos tipos de programas, según el objetivo de los mismos.

PROGRAMAS DE OPERACIÓN

Esta actividad tiene que ver con los métodos de producción uniformidad de prácticas, tipo y cantidades del equipo productivo, y capacidad de producción. Su propósito es dar a la empresa el tipo, la cantidad y la capacidad del equipo de producción adecuado, en el lugar apropiado, para alcanzar la máxima participación útil en los mercados existentes.

Este programa incluye los siguientes pasos:

1. Determinación de la capacidad de producción de la empresa: localización y productividad del equipo existente, practicas estándar, costos de producción, versatilidad del equipo, márgenes de ganancia, conveniencia tecnológica del equipo existente, obtención de materias primas, obtención de capital y capacidades del personal actual.
2. Determinación de los objetivos de producción de la empresa: expansión o reducción de la producción, dispersión geográfica, diversificación y desarrollo tecnológico.
3. Calificación de las condiciones existentes: ¿los recursos de la empresa son adecuados para el desarrollo previsto? ¿el desarrollo propuesto es posible o compatible con la experiencia de la compañía y su capacidad existente?

¿El equipo de producción es suficiente en cantidad y en calidad para cumplir con los objetivos de ventas? ¿El personal actual está capacitado a deberá ser adiestrado para el nuevo equipo?

1. La redacción del programa operativo comprende cuestiones como esta:

1. Especificación de método y niveles de producción, cambios tecnológicos previstos y prácticas estándar.
2. Un calendario para incorporar el nuevo equipo, el reemplazo del existente, su reparación o su baja.
3. Un calendario de los pasos por seguir para llegar a las prácticas estándar.
4. Un programa para distribuir el volumen entre las diversas unidades de producción.
5. Establecimiento de normas para determinar la obsolencia del equipo.
6. Especificación de costos estándar y capacidad de producción.
7. Especificación del tipo y estilo de producción.
8. Políticas para los proveedores de maquinaria.
9. Especiación de los requisitos de mantenimiento y su programa.

PROGRAMAS DE MATERIAS PRIMAS E INVENTARIOS

Este programa tiene que ver con el tipo y la cantidad de las materias primas almacenadas, su localización sistemática y control. Su objetivo es proporcionar la cantidad deseada de productos al cliente y a los diversos segmentos de la empresa. Busca asegurar una cantidad adecuada de materiales y refacciones en el lugar apropiado, en el tiempo correcto ya la menor costo posible. El programa debiera incluir los siguientes pasos:

1. Determinación de las fuentes de materias primas y refacciones: certeza y estabilidad de las fuentes de aprovisionamiento, prácticas de almacenamiento, capacidad y potencialidad de los proveedores y las condiciones de compra requisitos de cantidad y calidad de las materias primas, contratos de aprovisionamiento, especificaciones y estándares del producto, métodos de almacenaje y tráfico, cuotas de inversión y métodos de control de inventarios.
2. Determinación de los objetivos de aprovisionamiento e inventario: adquisición o alquiler de fuente de aprovisionamiento, diversificación de sus fuentes, inversión en inventarios y tipos, cantidades y calidad del inventario.
3. El programa debiera incluir:

1. Políticas sobre fuentes de abastecimiento, tales como producir  o comprar las materias primas.
2. Tipo de proveedores y tipo de transacciones de ellos.
3. Negociación y forma de los contratos.
4. Procedimiento para dar de baja el material sobrante u obsoleto.
5. Métodos de almacenaje y tráfico.
6. Normas para determinar la reposición o las cuotas de inventarios.
7. Formulación de tipos, cantidades y localización de productos terminados.
8. Métodos de control y mantenimiento del inventario.
9. Prescripción de especificaciones y normas de abastecimiento e inventario.

PROGRAMA DE ORGANIZACIÓN

Deber incluir las siguientes partes:

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