DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

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La descripción de puestos es el punto de partida para establecer un buen sistema de remuneraciones.

En las organizaciones existen puestos tan diversos como numerosos, en virtud de la división de funciones indispensables para llevar a cabo una adecuada operación.

Así podríamos mencionar una clasificación que los hace ser distintos en su naturaleza y esencia, por ejemplo: puestos directivos, gerenciales, de supervisión o mandos medios, técnicos, especializados u operativos, todos ellos con funciones y responsabilidades diferentes.

¿QUÉ ES LA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS?

La descripción de puestos es simplemente un documento en el que se enlistan los objetivos y las funciones del puesto, así como el entorno social y las dimensiones que influyen o afectan a dicho puesto. La descripción del puesto es un documento que consiste en definir los objetivos y funciones que lo conforman y que lo diferencian de otros puestos de la organización. En este documento se detalla lo que idealmente debe hacer el ocupante del puesto, no necesariamente lo que hace, así como la frecuencia en que lo hace, cómo lo hace y para que lo hace.

“La descripción de puestos es sencillamente un resumen de los más importantes aspectos y características de un puesto, incluyendo el propósito del mismo y el detalle de sus principales tareas y obligaciones. Algunas descripciones, dependiendo el uso que se les dé, pueden incluir también un detalle del lugar de trabajo, de los riesgos a que el puesto está expuesto y de otros elementos que se utilizan para evaluarlo.”

Tolo Rimsky

“La descripción del cargo es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace).”

Idalberto Chiavenato

Sin embargo, es importante mencionar que la descripción de puestos es muy confundida con el perfil de puestos o con el análisis de puestos. Pero por puro sentido común, la descripción enuncia lo que se espera que el ocupante de un puesto realice en términos de actividades y resultados. Y por el contrario, el perfil de puesto establece o "perfila" las características de personalidad, las competencias laborales, la experiencia, la formación, e inclusive las condiciones de trabajo que el ocupante del puesto deberá idealmente de tener. El análisis de puestos es un estudio que se realiza para identificar los objetivos y las funciones que realmente se llevan a cabo por los ocupantes de un puesto específico, así como las competencias laborales que tienen estos ocupantes, y su resultado es una descripción y un perfil de puestos.

Como diferencia podemos citar que la descripción de puestos se encarga de este mismo como tal, sin dar importancia a otros factores externos, mientras que el análisis de puestos se fija únicamente en las cualidades con las que debe cumplir el futuro ocupante para desarrollar las tareas y aceptar las responsabilidades antes descritas.

La descripción y el análisis de cargo son la base fundamental de cualquiera de los trabajos que se realizarán en RRHH, ya que tanto la descripción como el análisis nos pueden servir de gran ayuda o guía para todas las etapas posteriores dentro de los procesos que cumplirá, como lo son el reclutamiento y selección, la capacitación, la administración de sueldos, higiene y seguridad, entre otras.

Entre los objetivos que se buscan alcanzar con el empleo de la descripción de puestos están:

 Brindar información del puesto de trabajo que sumado a otros elementos permita elevar los niveles de productividad de la organización;

 Al conocer el espacio físico del trabajo se colabora en la reducción de accidentes de trabajo;

 Aclara el grado de contribuciones que exige la organización a quien ocupe el puesto;

 Conduce a facilitar en el menor tiempo la adaptación del nuevo empleado a la organización;

 Al pormenorizar las tareas y obligaciones que el individuo tendrá al instalarse en el puesto ayuda a disminuir el grado de ansiedad que se padece cuando no se tiene el conocimiento de lo que se debe de hacer.

Diversos usos de las descripciones de puesto:

Son muchas las aplicaciones que pueden tener las descripciones de puestos. Entre ellas podemos mencionar las siguientes a manera de ejemplo:

• Planeación de recursos humanos.

• Elaboración de manuales de organización.

• Para reclutar y seleccionar personal.

• En la inducción y familiarización de los nuevos empleados al puesto.

• Para elaborar diagnósticos de necesidades de capacitación y desarrollo.

• En la valuación de los puestos, para establecer estructuras salariales y definir puestos.

• Para realizar encuestas de salario y prestaciones.

• Para evaluar el desempeño de los empleados en sus cargos.

• En la implementación de programas de higiene y seguridad industrial.

• En la realización de auditorías administrativas y de recursos humanos.

• Para deslindar responsabilidades en conflictos laborales o demandas ante las autoridades competentes. (Juntas locales o federales de conciliación y arbitraje)

• En cualquier programa que conlleve a la reorganización o reingeniería de procesos y/o modelos de calidad y servicio.

He aquí la importancia de elaborar descripciones de puesto dentro de una organización, pese a la indiferencia de algunos empresarios que no lo ven útil bajo su escusa de que no son necesarios ya que cada empleado ya sabe lo que tiene que hacer.

ELEMENTOS DE LA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

No existe un formato único para definir los elementos que incluyen una descripción de puestos pues éstos pueden variar dependiendo del modelo que la organización determine de acuerdo a sus necesidades y tamaño.

De manera general, normalmente estos son los datos que lleva el formato:

• Datos generales del puesto. Un puesto debe estar correctamente contextualizado y ubicado dentro del organigrama organizacional.

a) Nombre del puesto

b) Área a la que pertenece

c) Localidad en donde se ubica el puesto

d) Número de plazas existentes

e) Edad y sexo requeridos

f) Líneas de reporte directo y funcional

g) Posibles sustitutos

h) La misión o razón de ser del puesto

• Objetivos del puesto. Un objetivo del puesto

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