Diagramas de Flujo

1. Conceptos de Administración de Proyectos

Como ya se mencionó estos apuntes no contemplan la parte de la Administración, así que se centra en “proyectos”, por lo tanto se hará mención solamente de los aspectos importantes de este último aspecto.

1. Definición de lo que es un proyecto

Un proyecto puede ser definido como sigue: “Un proyecto es un sistema a largo plazo comprendido de una serie de actividades que deben ser Planeadas, Programadas y Controladas para el éxito del objetivo del mismo”. Sin embargo podemos encontrar muchas cosas que se ajusten a esta definición por lo tanto también deberá ajustarse a las siguientes características:

• Un principio y un fin bien definido.- Esto es, el proyecto es un sistema productivo “temporal” dentro de una organización a diferencia de otros sistemas que tienden a perpetuarse dentro de ella. Tanto el inicio como la terminación del proyecto están claramente definidos.

Lo anterior no se refiere a las fechas de inicio y de terminación, aunque es necesario conocer alguna de ellas para utilizar el MSSuperProject, ya que si conocemos ambos valores (inicio y término) no tenemos mucho que hacer con respecto al proyecto, es decir el método CPM/PERT no tiene mucha aplicación en este caso. Sin embargo si no conocemos alguno de ellos (de hecho si no conocemos ninguno) podemos aplicar el método y encontrar el valor deseado –ya sea inicio o término-.

• Único. Esto quiere decir que un proyecto es algo no familiar, en el sentido de que no es algo que se repetirá continuamente. Cada nuevo proyecto es diferente a las actividades rutinarias de la organización y diferente a cada nuevo proyecto. Su producto final por lo tanto, es generalmente único.

• Importante.- Esto, en el sentido de que requiere de una cantidad significativa de recursos disponibles, o bien que el producto final es muy relevante para los objetivos y estrategias de la organización en general.

• Complejo.- Esto quiere decir que requiere de múltiples y diversas actividades o acciones individuales interrelacionadas entre si, que sin embargo están todas ellas encaminadas hacia el logro del objetivo que persigue el proyecto total.

Algunos ejemplos de sistemas productivos que se pueden considerar son los siguientes:

• Construir una presa
• Construcción de una carretera
• Diseñar e implantar un sistema de información – administración
• Una investigación científica
• Una investigación socioeconómica
• Estudiar una carrera
• Un mantenimiento a gran escala de una planta productiva
• Reemplazar o instalar un equipo computacional

Algunos ejemplos de sistemas productivos que no se pueden considerar son los siguientes:

• La producción de autos en línea
• El proceso de destilación de petróleo
• La operación de un proceso de control de calidad
• El mantenimiento preventivo de una serie de máquinas

Es importante recalcar que la consideración de un sistema como  “proyecto” se debe de hacer dentro del marco de los objetivos de la organización. Es decir, por ejemplo, la construcción de una carretera se considera un proyecto para la compañía que va a realizar la obra, pero para la Secretaría de Comunicaciones y Transportes es “parte” de un proyecto mayor de comunicación terrestre nacional.[pic 3]

1. Fases de la Administración de Proyectos

Fundamentalmente la Administración de Proyectos incluye las funciones básicas de Planeación, Programación y Control. Como se explico anteriormente el objetivo del presente documento no es el de detallar el aspecto administrativo, se hará mención solamente de aspectos relevantes en este punto.

• La fase de Planeación^[1] consiste en listar las actividades o trabajos que deberán ser hechos para completar el proyecto. En esta fase también se determinan todos los materiales, equipos y mano de obra y se estiman los costos y duraciones necesarias para cada uno de los trabajos a realizar. Es importante enfatizar que el objetivo del proyecto es la primera acción a tomar dentro de esta fase, ya que sin él se carecería de rumbo para la obtención de la información subsiguiente.

• La fase de programación^[2] consiste en detallar los trabajos en el orden del tiempo en que serán ejecutados. Aquí se calculan las necesidades de materiales y mano de obra necesarias para cada etapa de producción además de los tiempos esperados de inicio y terminación para cada uno de los trabajos o tareas.

• La fase de Control se inicia con la revisión de la diferencia entre la actuación real y la programada una vez que el proyecto se ha iniciado, y de hecho puede cambiar el objetivo mismo del proyecto. El análisis y corrección de esta diferencia forma el aspecto básico del control. La siguiente figura muestra el mecanismo básico de control para cualquier sistema, ya sea de transformación o de servicios (ver Ilustración 21 Diagrama básico de control).

[pic 4]

Ilustración 21 Diagrama básico de control

1. Definición de actividades

Después de la definición del objetivo, en la fase de planeación, la división del proyecto para la definición de las actividades es la de mayor importancia. No solamente porque guían el trayecto de todo el proyecto sino que también explican a terceras personas (que son al final de cuentas quienes las realizarán) exactamente en que consisten dichas actividades. Las actividades deben definir las acciones que se deben seguir para la culminación del proyecto, de forma clara y completa, existen algunas consideraciones acerca de la misma definición; antes que nada se dará un pequeño concepto de lo que se considera actividad:

Actividad: Una actividad es un conjunto de tareas o trabajos que para fines de programación y control se consideran como una unidad. Aplicando los conceptos de la Teoría General de Sistemas: Una actividad esta constituida por un conjunto de actividades que tienen alguna relación entre si y contribuyen al logro del objetivo del sistema total.

Como ejemplo tomaremos la elaboración de una limonada^[3] que puede ser considerada como parte de un gran banquete (un sistema mayor o megaproyecto). Una limonada puede ser elaborada como sigue:

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