ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UN HOTEL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UN HOTEL

QUE ES?

Se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. Los departamentos de una organización se pueden estructurar, formalmente, en tres formas básicas: por función, por producto/mercado o en forma de matriz.

El diseño organizacional es un proceso, donde los gerentes toman decisiones, donde los miembros de la organización ponen en práctica dicha estrategia. El diseño organizacional hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos; hacia el interior de su organización y hacia el exterior de su organización. Los conocimientos del diseño organizacional han ido evolucionando. Al principio los procesos del diseño organizacional giraban en torno al funcionamiento interno de una organización. Las cuatro piedras angulares para el diseño de la organización --La división del trabajo, la departamentalización, la jerarquía y la coordinación-- tienen una larga tradición en la historia del ejercicio de la administración.

DEPARTAMENTOS DE UN HOTEL

TIPOS DE DEPARTAMENTOS EN UN HOTEL

Los operados son los que nos generan ingresos directos en el hotel.

Los no operados son los que no nos generan ingresos directos o gastos.

DEPARTAMENTO OPERATIVO

• Alojamiento

• Gastronomía

• Teléfono

• Parqueo

• Lavandería

• Campo de Golf

• Canchas de Tenis

• Tienda Artículos para Tenis

• Gimnasia

• Piscinas, Cabañas y Baños

DEPARTAMENTOS FUNCIONALES

• Alquiler y Otros Ingresos

• Administración

• Compras y Almacenes

• Procesamiento de Daños

• Recursos Humanos

• Transportación

• Marketing

• Recreación

• Energéticos

• Operación y Mantenimiento de Instalaciones

CARGOS FIJOS

• Alquileres

• Impuestos

• Primas de Seguro

• Gastos de Intereses

• Depreciación Activo y fijo

• Impuestos Sobre Utilidades

• Gastos Distribuidos

• Sueldos y Salarios

• Impuestos sobre Nominas y Beneficios a Trabajadores

• Lavandería Hotel

• Imprenta Hotel

RECEPCION

Es el departamento Recepción, la instalación hotelera que ofrece los servicios relacionados con la llegada y salida de los clientes además de controlar, coordinar, gestionar y brindar diferentes servicios durante la permanencia de los huéspedes dentro de la instalación.

Es la Recepción, por tanto, el departamento donde afluyen las solicitudes, reclamaciones y quejas (oportunidades) directamente relacionadas con el servicio de la instalación. Además, es la Recepción donde se elabora y emite la información diaria, a los diferentes departamentos del hotel (listas, bookings, reportes, etc.) para garantizar un trabajo armónico y fluido, que a la vez asegura un servicio de calidad.

También es centro de información hotelera y de turismo, así como, de información extra hotelera.

De la anterior definición podemos inferir la gran importancia del Departamento de Recepción dentro de la cadena de servicios de una instalación hotelera, así como, el decisivo papel que este juega en el siempre difícil compromiso de ofrecer un servicio de calidad.

Debemos añadir, que para muchos la Recepción es el centro nervioso del hotel donde el cliente recién llegado tiene su primer contacto, obtiene sus primeras impresiones acerca del servicio, que en general se ofrece, y ve en la Recepción una prolongación de la gerencia, por lo que acude de inmediato a ella ante cualquier necesidad o dificultad.

La Recepción de un hotel debe estar ubicada en un lugar donde el cliente tenga fácil acceso a ella, debe ser en el propio lobby, desde donde se tenga una amplia visión de la entrada principal del hotel y las partes de acceso al área habitacional(puertas, elevadores, escaleras, etc.). De esta forma podemos tener control directo de las personas que entren o salgan del área habitacional, con el objetivo de garantizar la seguridad de los huéspedes que en ella viven, y evitar posibles molestias a su privacidad. También garantizamos que ninguna persona abandone la instalación sin haber liquidado correctamente sus adeudos con el hotel.

Composición de la Recepción. La Recepción se compone de dos partes: El "Front Office" o área del mostrador, y el "Back Office" u oficina administrativa del mismo.

Existen varios elementos que podemos encontrar en la mayoría de las Recepciones actuales, estos son:

1) Mostrador que se extiende a lo largo del área de atención.

2) Reloj eléctrico o electrónico de pared.

3) Caja para guardar el efectivo de las operaciones diarias y el fondo.

4) Teléfono para comunicación interna y externa.

5) Ordenador o máquina registradora.

6) Fax, telex.

7) P.O.S.= Point of sale = Punto de venta.3- Caja para guardar el efectivo de las operaciones diarias y el fondo.

8) Pick de cuentas: Lugar donde se coloca toda la documentación referente a la cuenta de la habitación, normalmente se encuentra enumerado con el número de la habitación en cuestión.

9) Tarjetero para el archivo de las tarjetas de registro: Lugar donde se mantienen guardadas por un período de tiempo determinado todas las tarjetas de registros que han sido utilizadas.

10) Rack de llaves: Lugar donde se depositan las llaves en la Recepción.

11) Máquina programadora de llaves, generalmente acoplada al sistema informático.

12) Terminales para ordenador, conectadas a un servidor principal.

13) Sistemas informáticos de control, para el registro de entradas y salidas a la habitación.

PRINCIPALES DOCUMENTOS UTILIZADOS EN LA RECEPCIÓN.

1. Lista oficial de llegadas previstas, emitida por el Sub departamento de reservaciones: Documento oficial que contiene todos los datos obtenidos durante la solicitud y confirmación de la reservación (nombre completo, tipo de habitación, cantidad de personas, etc.)

2. Tarjeta de registro: Documento donde

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