El Control Interno De Una Empresa U Organización

El Control Interno

Según Alvin A. Arens; James K. Loebbecke (1995), el sistema de control interno puede definirse como: “Es la función gerencial que comprende todos aquellos procedimientos por medio de los cuales las empresas o entidades organizan, controlan o verifican el desempeño de sus funciones, sus activos y recursos, sus pasivos y compromisos y sus políticas y comportamiento en general.” (p.96)

El sistema de control interno no es más que todas aquellas medidas organizativas y operativas que toma la empresa para garantizar que sus operaciones se realicen como debe de ser y de acuerdo a lo planificado y lo convenido. Este sistema vino a conformar todo un plan de organización administrativo, mediante el cual se pretende lograr, entre otros aspectos:

a. Coordinar todas las tareas que se van a realizar.

b. Establecer las medidas más apropiadas, tendentes a salvaguardar los activos.

c. Registrar las operaciones con fidelidad.

d. Conservar y transmitir las informaciones útiles, oportunamente.

e. Promover la eficiencia de todas las actividades.

Finalidades Del Control Interno

El sistema de control interno en las empresas u organizaciones, tiene como objetivos fundamentales, los siguientes:

1. Preservar los activos contra perdidas por siniestros, deterioro, sustracciones, desperdicios, entre otros.

2. Detectar errores u omisiones.

3. reducir al mínimo los desperdicios, tanto de tiempo como de insumos.

4. realizar las operaciones con la mayor eficiencia posible.

5. Reducir los costos operativos en general.

6. Evitar los fraudes y actos dolosos.

7. Garantizar el cumplimiento de las políticas generales establecidas.

8. Proporcionar información financiera correcta y fidedigna a través de los registros e informes.

Desdichadamente el sistema de control interno no puede impedir el incumplimiento de estos objetivos, pero se considera suficiente con que se detecte a tiempo, para que se tomen las medidas correctivas.

Elementos del Control Interno

Para alcanzar sus objetivos, todo sistema de control interno debe estar formado por una serie de elementos indispensables, los cuales varían de una organización a otra: dependiendo del grado de complejidad de cada una, del tipo de operaciones que realizan, del entorno ambiental en el cual operan, y de las características del mercado. Estos elementos se pueden clasificar de acuerdo con los siguientes criterios:

1. Atendiendo su campo de aplicación:

1.a. Organizacionales.

1.b. Procedimentales.

1.c. Del Personal.

1.d. Supervisorios.

2. Atendiendo sus tareas de aplicación:

2.a. Del Área de Contabilidad.

2.b. Del Área administrativa.

Elementos organizacionales. Son los que se refieren a la organización de la empresa o entidad, se pueden reducir a los cuatro grupos siguientes:

1. Dirección: Es un elemento organizacional de control interno que diseña, define y supervisa todo lo referente a las comunicaciones dentro de una empresa, así como en lo referente a las políticas y planes en general de acciones y la toma de decisiones respectivas; asumiendo las máximas responsabilidades.

2. Coordinación: Cumple con la finalidad de adaptar las gestiones operativas de los distintos integrantes de la organización, de manera que realicen sus actividades en forma sincronizada, ágil, armónica y con fluidez, de modo que no se produzcan interferencias ni conflictos de competencia, sino mas bien que una actividad facilite y favorezca el desarrollo de la siguiente.

3. División de Trabajo: Este elemento permite mediante la separación de actividades del trabajo, optimizar el rendimiento y mejorar la calidad de las operaciones, a la vez que evita que una misma clase de operaciones sea realizada en su totalidad, controlada y registrada por una misma persona. Este elemento exige la separación de las funciones operativas, de

las de registro y custodia, con perfecta armonía.

4. Asignación de Responsabilidad: Este elemento se refiere a la organización jerárquica de la empresa, y su más clara y típica representación esta contenida en el Organigrama de la misma. Las responsabilidades deben quedar asignadas de tal forma, que cada persona sepa, en todo momento, quienes son sus supervisores y quienes sus subordinados.

Elementos procedimentales. Son todos aquellos que dan cumplimiento a los elementos organizacionales. No bastara una organización bien planificada y estructurada, será siempre necesario el establecimiento de una serie de procedimientos por medio de los cuales se de cumplimiento a las directrices y disposiciones de la gerencia, para materializar sus planes y políticas a fin de alcanzar los planes propuestos. Los elementos procedimentales están formados por tres aspectos fundamentales:

1. Planificación Sistematizada: Esta representada por una serie de instructivos llamados Manuales de Procedimientos, los cuales sirven de pauta para orientar la realización de las tareas y operaciones. Estos instructivos señalan la forma como han de realizarse las diferentes operaciones que comprenden las actividades a las cuales se dedica la empresa o entidad. En cuanto a contabilidad se refiere, este elemento procedimental del sistema de control interno conduce a:

a. Diseño de un código y Plan de Cuentas.

b. Elaboración de un Manual de procedimientos contables.

c. Preparación de flujograma de los procedimientos contables.

2. Registros y Formularios: Esta representado por toda la papelería que utiliza la empresa para llevar a cabo sus operaciones, en acatamiento a los procedimientos, previamente diseñados en la etapa de la planificación sistematizada. Los registros y formularios cumplen con la función de anotar y controlar los activos, pasivos, ingresos y gastos. Son los que dan fe del historial de las operaciones que sirven de base para las anotaciones de las mismas en los registros de Contabilidad.

3. Informes: Este elemento procedimental del sistema de control interno cumple con la importante función de mantener las comunicaciones de la organización, la cual debe llegar completa y en el momento oportuno a las personas que ostentan suficiente autoridad y capacidad, como para interpretarlas debidamente y tomar las decisiones correctivas de cualquier desviación comprobada con respecto a los planes acordados.

Elementos de personal. Son todos aquellos que se refieren a la administración de los recursos humanos con que cuenta la organización; los cuales, por representar uno de sus recursos más valiosos, han de ser aprovechados de forma racional e inteligentemente planificada. Dentro de este grupo de elementos se encuentran

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