Entidades Sin Animo Lucro

Cómo se constituye una Entidad sin Ánimo de Lucro

Una entidad sin ánimo de lucro puede constituirse por acta de constitución, por escritura pública o por documento privado. Por acta de constitución

Elabore el acta de la asamblea preliminar de constitución, donde se aprueban los estatutos y se hacen los nombramientos de los órganos de administración y vigilancia (representantes legales, junta directiva, consejo de administración, junta de vigilancia, comité de control social, etc). Esta acta, firmada por las personas que actuaron como Presidente y Secretario de la reunión, debe ser reconocida ante juez o notario, o ante el funcionario autorizado por la Cámara de Comercio, por el Presidente o Secretario de la reunión. Nota: Se recomienda este mecanismo para evitar la comparecencia de todos los fundadores ante el juez, el notario o el funcionario autorizado por la Cámara de Comercio. Por documento privado

Cuando se constituye por documento privado, todos los asociados o fundadores deben firmar el documento de constitución que debe contener lo que más adelante se señala. Este documento debe ser reconocido ante un funcionario autorizado por la Cámara de Comercio, o juez o notario, por todas las personas que firmen como asociados o fundadores. Por escritura pública

Cuando se constituye por escritura pública, todos los asociados o fundadores deben comparecer a la notaría en forma personal o mediante apoderado, a otorgar el instrumento público que debe contener lo que más adelante se señala. ¿Qué debe contener el documento de constitución?

• Nombre, identificación y domicilio de los asociados o fundadores.

• Las asociaciones o corporaciones pueden ser constituidas mínimo por dos personas. Las fundaciones pueden ser constituidas por una o más personas.

• El nombre de la persona jurídica y su sigla sí la tiene. La conformación del nombre depende de la clase de entidad que se constituya, para lo cual deberán tenerse en cuenta las normas que las rigen.

• Una entidad sin ánimo de lucro no puede usar el mismo nombre de otra ya inscrita en la respectiva Cámara de Comercio.

• La clase de persona jurídica: Indique si se trata de una corporación, fundación, cooperativa, fondo de empleados, asociación mutual, etc.

• El domicilio de la entidad. (ciudad o municipio).

• Actividades a que se dedicará principalmente la entidad.

• El patrimonio y la forma de hacer los aportes.

• En las fundaciones siempre deberá indicarse el monto del patrimonio inicial.

• La forma de administración, incluyendo los órganos de administración y representación legal, con sus facultades y limitaciones, si las tienen.

• La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias. Indique cómo se convoca a las reuniones, por que medio (prensa, cartelera, etc.), y con cuantos días de anticipación debe convocarse.

• La fecha precisa de la terminación de la entidad y las causales de disolución. Debe tenerse en cuenta que la duración es indefinida en las entidades de naturaleza cooperativa, fondos de empleados, asociaciones mutuales y fundaciones.

• La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad. Debe indicarse el destino de los remanentes a una entidad de la misma naturaleza.

• Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, si es del caso. En las fundaciones, cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales es obligatorio tener revisor fiscal.

• Nombre e identificación de los miembros de junta directiva o consejo de administración y representantes legales.

Anexos

El documento de constitución debe acompañarse de una comunicación suscrita por el representante legal en la cual se indique:

• La dirección, teléfono y fax de la entidad.

• El nombre de la autoridad que ejercerá la inspección y vigilancia de la entidad que se constituye.

• Las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales, así como sus federaciones y las instituciones auxiliares del cooperativismo, deben presentar constancia firmada por el representante legal donde se manifieste haber cumplido las normas especiales que regulan la entidad constituida.

Cómo se inscriben los libros de una Entidad sin Ánimo de Lucro?

Qué libros se deben inscribir?

Los libros que se deben inscribir son los siguientes:

• Libros de actas de la asamblea de asociados, fundadores, juntas directivas o consejos de administración.

• Libros principales de contabilidad: mayor y balances y diario.

No es obligatorio inscribir libros auxiliares de contabilidad. ¿Dónde se deben inscribir?

En cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio del domicilio de la entidad sin ánimo de lucro. ¿Cuándo se debe inscribir?

La inscripción se puede solicitar en cualquier momento, siempre que la entidad se encuentre registrada en la Cámara de Comercio. Requisitos para solicitar el registro de libros

Presente una solicitud escrita firmada por el representante legal de la entidad que contenga lo siguiente:

• Fecha de la solicitud.

• Nombre de la entidad a quien pertenecen los libros.

• Nombre de los libros que solicita inscribir.

• Destinación de cada libro.

• Firma del representante legal.

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