Estructura En Las Organizaciones

ESTRUCTURAS EN LAS ORGANIZACIONES

El concepto de estructura de las organizaciones se refiere al conjunto de relaciones que se establecen entre las cosas (estructura física) y las personas que la componen( estructura social)

La estructura social de las organizaciones surge como consecuencia de tres decisiones básicas: la división del trabajo, la jerarquía de la autoridad y los procedimientos de coordinación consiguientes.

a) División del trabajo: significa la distribución de tareas y responsabilidades con las que surge toda la organización. Su sentido reside en el incremento de la eficacia mediante la especialización.

La distribución de tareas entre los miembros recibe el nombre de diferenciación horizontal, como consecuencia de esta diferenciación surge la necesidad de integración de las tareas individuales, que consiste en asegurarse que cada empleado realice realice su actividad de manera coherente con las actividades de los demás.

b) La jerarquía de autoridad: consiste en determinar a quién le corresponde tomar las diversas decisiones. Es la distribución de la capacidad de decisión entre diversas posiciones. Debe quedar claro quién puede tomar cada tipo de decisiones para que el resultado final se alcance con eficiencia. La jerarquía de autoridad establece la llamada diferenciación vertical en la organización, que consiste en la separación en niveles de autoridad en el seno de la organización, esto implica la necesidad de comunicación entre los diversos niveles de la organización, ya sea ascendente o descendente.

c) Los procedimientos de coordinación: son las reglas que especifican como se deben llevar a cabo las tareas y operaciones dentro de la organización. Se componen de normas públicas que determinan el contenido específico de cada rol, tanto en lo que se refiere a la descripción de las tareas que tiene asignadas como a su capacidad de decisión.

Dentro de la organización se puede hablar de organización formal e informal.

ORGANIZACIÓN FORMAL:: organización basada en una división del trabajo en base a un criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio.

• Es una organización planeada

• Generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos

Dentro de la organización formal, la descripción gráfica seria el organigrama, que aporta la siguiente información:

- Posiciones o puestos de trabajo

- Relaciones jerárquicas entre los puestos y definición de una red de autoridad

- Cauces de comunicación condicionados por la red de autoridad.

- Niveles o rangos jerárquicos: una estructura con muchos niveles jerárquicos se denomina alto o vertical y una con pocos niveles jerárquicos se denomina baja o horizontal.

- Ámbito de control de los distintos roles y niveles, según el número de posiciones dependientes de cada directivo.

- Numero de departamentos u otras unidades de diferenciación horizontal.

- Indicios acerca de la importancia de las diferentes unidades( según el numero de miembros, su posición en la jerarquía, etc.)

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL ORGANIGRAMA

Ventajas

* Al ser una representación gráfica, de un vistazo podemos ver cómo está compuesta la organización, los distintos niveles de jerarquía que existen en ella y las maneras en que se relacionan formalmente. Esta información debe ser compartida CON TODO el equipo de trabajo.

* Permite establecer cierto orden dentro de la organización, SOBRE TODOrelacionado con las líneas de mando, es decir, a quién cada persona debería rendir cuentas y sobre quiénes puede influir.

* Además, permite definir mejor las funciones de cada miembro de la organización. Facilita el trabajo en equipo y evita la duplicación de tareas o la "múltiple jefatura" (una persona que debe rendir cuentas a muchos jefes a la vez), entre otras cosas.

¿Y cuáles son las desventajas?

* Cuando una persona o grupo diseña un organigrama, tiene la tendencia de diseñar "lo que es" o "cómo funcionan las cosas" y no cómo "debería ser o funcionar" la organización.

* Se representan las relaciones formales entre las distintas funciones y departamentos, no así las relaciones informales que existen entre ellas y que afectan también a la eficiencia, nivel de pertenencia, adhesión y compromiso de los miembros de la organización.

* Las dimensiones que puede tener la organización pueden dificultar la representación gráfica de la misma. Por ejemplo, a una empresa pequeña, le es difícil diseñar su organigrama, porque solamente ve reflejadas las personas que trabajan en ella y no las funciones que se desarrollan en la misma. * Cuando la organización es chica, muchas veces una persona realiza dos a cuatro funciones ella misma. Por otro lado, una organización grande presenta diseños complejos que, a menudo, deben ser simplificados o fraccionados para ser mejor entendidos visualmente.

* No indica cuánta autoridad tiene cada cargo. Por ejemplo, dentro de una misma línea de jerarquía (gerencia de producción, gerencia de comercialización, gerencia administrativa y gerencia de recursos humanos), pueden existir ciertos puestos que gozan de mayor autoridad frente a otros y, por lo tanto, de mayor poder.

ORGANIZACIÓN INFORMAL: Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

• Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.

• La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en diversas posiciones de la organización formal.

• Representa una forma de actividad ajena a la red de autoridad y al sistema de flujos de información regulados, son “centros de poder” carentes de reconocimiento oficial.

• Crean una dinámica propia: los grupos informales crean sus propias posiciones y papeles, promueven normas, aplican sanciones para hacerlas cumplir y diseñan métodos y procedimientos de trabajar y divertirse ajenos a las practicas oficiales de la organización formal

• Algunas personas adquieren una posición mas elevada y mayor prestigio en la organización informal que en la formal, mientras que otras tienen menos.

Crean su propio catalogo

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