FUNCIONES GENERALES.

FUNCIONES GENERALES

1. ENTREGA DE REPUESTOS A CLIENTES

• Revisar que lo facturado sea lo que se le va a entregar al cliente.
• Revisar el producto antes de empacar, para descartar que se entregue un producto en mal estado.
• Se debe verificar que este esté marcado con el  nombre del cliente (en caso de futura devolución)

1. RECEPCIÓN DE GARANTÍAS

• Recibir la mercancía al transportador y  firmar la guía.
• Archivar la guía temporalmente.
• Sacar los repuestos y verificar que coincidan con el repuesto sujeto en el soporte.
• Rotular el repuesto y el soporte con los datos del propietario de la motocicleta (en el repuesto debe ir el número de garantía, fecha de recibido y modelo de la motocicleta).
• Ubicar en estantería los repuestos.
• Hacer entrega del repuesto, recoger firma de quien recibe en el soporte
• Digitalizar el documento firmado. (Nomenclatura: S.G. #GARANTÍA).

Nota: En caso de que llegue un repuesto trocado o en mal estado se debe reportar a la Coordinadora de Servicios para que realice la respectiva devolución.

1. ENTREGA DE REPUESTOS AL AREA DE SERVICIO

1.  PRÉSTAMO DE REPUESTO PARA GARANTÍAS

1. LIQUIDACIÓN

• Revisar solicitud preliminar en Kardex y físico, informar en caso de homologación y apartarlos.
• Recibir el documento de solicitud de garantía impreso.
• Revisar que este tenga el # de traslado y firma de autorización.
• Buscar repuesto físicos en el almacén.
• Hacer entrega del repuesto, recoger firma de quien recibe.
• Archivar documento.
• Conciliación  de facturación de liquidación con AUTECO.

1. PRÉSTAMO

• Se realizan las 6 primeras actividades descritas anteriormente, hacer seguimiento a la llegada de la garantía (revisar impacta y página de la transportadora)
• Se solicita traslado desde la bodega GRT hacia la bodega AAA.
• Ubicar repuesto físicamente en el almacén. NOTA: En caso de no recibir el repuesto físicamente informar al Coordinador De Servicios.
• En caso de recibir el repuesto diferente se debe reportar devolución del repuesto. La devolución de los repuestos en mal estado y trocados la realiza el Coordinador De Servicios.

1. PRÉSTAMO DE REPUESTO AL AREA DE SERVICIO POR OTRO MOTIVO

 Se debe diligenciar el formato de movimiento único de mercancías y tomar las firmas pertinentes.

1. ENTREGA DE REPUESTO PARA TRASLADO

• Revisar la solicitud enviada al correo.
• Verificar los repuestos solicitados en Kardex. (Requiere usuario de consulta en G&G).
• Separar los repuestos y apartarlos.
• Autorizar la realización del traslado vía E-mail  - Coordinador de repuesto.
• Revisar el documento del traslado, verificar que las bodegas sean las correctas y las cantidades coincidan con los repuestos físicos.
• Anexar documento de traslado al embalaje.
• En caso que el traslado vaya a ser enviado con el administrador se debe llevar el paquete a recepción.
• Recoger firma.
• Digitalizar documento de traslado (Nombre R.E. #TRASLADO) guardar en carpeta de traslado.

Nota: Para la recepción de traslados enviados desde otra sucursal se debe chequear el pantallazo del traslado en el correo y comparar con el traslado físico.

1. VERIFICACIÓN DE INGRESO DE FACTURAS

• Descargar factura de correo.
• Convertir documento a Excel por Nitro. (descargar programa).
• Guardar temporalmente.
• En G&G consultar en:

1. Informes.
2. Menú informes.
3. Informe del módulo de compras.
4. Compra de mercancía.
5. Relación de compras detallado
6. Seleccionar el rango de fecha de la factura a verificar.
7. Aceptar
8. Seleccionar condición para generar el informe. Para esto en campos disponibles desplegar lista y seleccionar encabezado. Factura.
9. En el campo valor a buscar, se debe ingresar el prefijo 0R, más el # de factura.
10. Hacer click derecho, seleccionar guardar informe como XLS, seleccionar ubicación donde se guardara el archivo.
11. Abrir ambos archivos y unificarlos.
12. Verificar referencias, cantidades y estado.
13. Actualizar estado en el seguimiento de facturación (Disco D) en los sitios de red en Caja servicios.

1. SOPORTE EN CHEQUEO DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍA

• Chequear las cantidades recibidas físicamente y comparar con la factura.
• Situar los repuestos en las ubicaciones ya establecidas.
• Nota: Si un producto no tiene ubicación asignarla.
• Realizar un reporte de faltante, sobrante o de repuesto en mal estado al Coordinador de Repuesto.

1. MUESTREO ALEATORIO

• Seleccionar los datos a analizar y verificar físicamente.
• Realizar reporte de hallazgos.
• Ejecución del plan de actividades.

1. ORDEN Y ASEO

• Liderar orden y aseo del área.
• Realizar propuesta de exhibición de repuesto.

1. RESPONSABILIDADES DE LA BODEGA

• Realizar inventario de la bodega de garantía.
• Reportar al Coordinador de Servicios cuando hallan garantía con más de 3 meses.

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