HERRAMIENTAS DE CONTROL

UNIDAD Nº 6: HERRAMIENTAS DE CONTROL

Podemos considerar el control desde diferentes puntos de vista:

Desde el punto de vista restringido: se considera control a la acción de los directivos de verificar los resultados alcanzados no sólo a través de los objetivos perseguidos, sino también, a través de los gastos realizados, es decir en términos cuantitativos.

Desde el punto de vista amplio: se considera control a la acción realizada por todos los niveles y miembros de una organización, que tiene como fin la medición cualitativa y cuantitativa de todas las actividades orientadas al cumplimiento de los objetivos prefijados.

En sentido general, el control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.

Características:

Existen ciertas condiciones que debe tener todo proceso de control, entre ellas:

Economía: El costo del control no debe superar el valor de lo que es controlado.

Operatividad: El control que se aplique debe ser sencillo en cuanto al uso.

Significatividad: La ubicación del control en actividades claves, de las cuales se obtenga la mejor información para su seguimiento.

Congruencia: Las características del control deben ser compatibles y coherentes con las actividades que se controlan.

Oportunidad: El control deberá realizarse en el momento oportuno.

CONTROL ADMINISTRATIVO

Desde el punto de vista administrativo, es el proceso que utilizan los directivos para influir sobre las actividades, los acontecimientos y las fuerzas de la organización, para propiciar que los objetivos que se han marcado y las tareas establecidas se ejecuten de acuerdo a los planes y programas confeccionados en la organización.

Se pueden distinguir cuatro etapas en todo proceso de control administrativo:

1. Fijación de parámetros y métodos para medir el rendimiento: En todo proceso de planeación deben establecerse los plazos específicos para definir las metas y objetivos que se fijaron en la organización. Estos plazos deben ser claros y precisos, no sólo para una mejor comunicación y entendimiento de quienes deben llevarlo a cabo, sino también para una mejor evaluación durante su desarrollo.

2. Medición del rendimiento: La medición del rendimiento es un proceso constante y frecuente en las tareas operacionales que se realizan para el logro del fin propuesto.

3. Determinación de la congruencia entre el rendimiento y las metas preestablecidas: La determinación de la congruencia consiste en comparar los resultados evaluados y medidos con las metas determinadas con anterioridad. Si el resultado es favorable todo estaría controlado, pero si existen diferencias será necesario tomar medidas correctivas.

4. Establecimiento de medidas correctivas, si fuesen necesarias: El establecimiento de medidas correctivas se torna necesario si el desempeño no cumple con los niveles establecidos. Estas pueden consistir en cambios de una o varias actividades de las operaciones que se realizan en una organización, o bien en cambios de reglas o normas que rigen el desempeño de ciertas actividades.

ÁREAS DE DESARROLLO DEL CONTROL:

El control tiene diversas áreas de desempeño, es decir actúa en todos los niveles en los que se divide una empresa u organización, y existirán tantas áreas de desempeño como áreas existentes en la empresa.

Entre las áreas de control de una organización existen:

Área de producción: Aquella donde se fabrican los productos o se prestan los servicios según sea una empresa industrial o una prestadora de servicios.

Entre los controles primordiales dentro del área de producción, podemos mencionar:

• Control de calidad: Consiste en verificar que se cumplan con las normas preestablecidas. En la mayoría de los casos este tipo de control es conveniente realizarlo desde el inicio, durante y hasta el final del proceso.

• Control de costos: Verifica continuamente los costos de producción, ya sea de materia prima, de mano de obra y de gastos de fabricación.

• Control de los tiempos de producción: El control se torna necesario por operario o por máquina, con el fin de eliminar pérdidas de tiempo o esperas innecesarias.

• Control de inventarios: Consiste en verificar de forma cualitativa y cuantitativa, las materias primas, productos semielaborados y terminados.

• Control de desperdicios o desechos: Consiste en lograr la fijación de mínimos tolerables y deseables de desperdicios en la fabricación de un bien o la prestación de un servicio, con el fin de que no se alteren los costos.

Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o servicios.

Entre los controles primordiales dentro del área comercial, podemos mencionar:

• Control de Ventas: Se realiza con el fin de señalar fallas o distorsiones en relación con las perspectivas o previsiones establecidas.

• Control de publicidad: Se utiliza para verificar el costo de misma y los posteriores resultados obtenidos en las ventas.

Área financiera: Se encarga de la obtención de recursos financieros, preparación de presupuestos, flujo de caja, entre otros.

Entre los controles primordiales dentro del área financiera, podemos mencionar:

• Control presupuestario: Es el control de los gastos dentro de cada una de las áreas de una organización, con el objeto de prevenir cualquier tipo de desvío en cuanto a los gastos previstos.

• Control de costos: Es un control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos de producción, de ventas, administrativos

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