INGENIERIA DE PROCESOS

UNIDAD 1

1.- INFORMES Y EXPRESIONES

1.1.-

COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

"Si yo no comunico, otros ocuparán mi espacio; si no hablo de mi mismo, otros lo harán por mí, lo harán menos bien que yo, y, si no quiero estar en situación de desmentir, hace falta que tome la iniciativa".

La comunicación es un proceso dinámico e irreversible, intencional y complejo, mediante el cual intercambiamos e interpretamos mensajes significativos en un contexto determinado.

La comunicación en una empresa, conocida como la comunicación organizacional, es un factor determinante en el éxito de una empresa; una buena comunicación es sinónimo de eficiencia, organización y coordinación, mientras que una mala comunicación puede ser motivo de ineficacia, desorden y conflictos internos.

Cuando una empresa nace y comienza a informatizarse es muy importante definir los flujos de comunicación e ir fijando las pautas del tratamiento de la información en la empresa.

Definir como se genera y comparte el flujo de la información en la empresa es un proceso que se debe hacer y definir con la creación de la empresa y en el cual hay que tratar de ser lo más estricto posible en el cumplimiento ya que esto no nos provocará una pérdida de productividad en nuestros procesos empresariales.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN EN UNA EMPRESA

Para distinguirse de sus competidores su empresa también necesita su propio estilo de escritura, que hará que sea reconocible y aumentar la conciencia de marca.

El problema es que de las empresas de comunicaciones son escritos por personas, cada una con su propio estilo personal.

Esto es especialmente cierto en particular, los documentos, tales como boletines, manuales técnicos y corporativos Folletos sitios web y boletines electrónicos, contienen las contribuciones de varias personas.

INTERFERENCIAS

Alteración en la recepción de una señal mediante la introducción de otra extraña o perturbadora.

ESTILO DE ESCRITURA

La escritura es un sistema gráfico de representación de una lengua, por medio de signos trazados o grabados sobre un soporte. En tal sentido, la escritura es un modo gráfico típicamente humano de transmitir información.

Como medio de representación, la escritura es una codificación sistemática de signos gráficos que permite registrar con gran precisión el lenguaje hablado por medio de signos visuales regularmente dispuestos; obvia excepción a esta regla es la bastante moderna escritura Braille cuyos signos son táctiles. Existen dos principales tipos de escritura, la basada en conceptos y la basada en grafemas que representan la percepción de sonidos o grupos de sonidos.

CONTENIDO DEL MENSAJE EN UNA EMPRESA

1. Entusiasmar e inspirar a la audiencia: Cuando lo que se busca es relacionarse con los clientes, ganar su confianza y construir un vínculo sostenible en el tiempo, los mensajes inspiradores y operacionales tienden a ser más efectivos.

2. Ser relevante: Al escribir contenido, es importante tener en cuenta quién es el destinatario del mensaje y cuáles son sus intereses para poder captar su atención.

3. Satisfacer alguna inquietud: A medida que va transitando su proceso de decisión de compra, el cliente se plantea diferentes tipos de interrogantes relacionados al producto, servicio o empresa.

4. Estar bien escrito: Un mensaje con pobre redacción, no sólo tendrá pobres resultados sino que también afectará la reputación de su compañía.

5. Resultar creíble y estar respaldado: Todos sabemos que el contenido que recibimos de una empresa tiene un fin de negocios asociado. Por eso, tendemos a pensar que el mensaje es sesgado.

6. Estar alineado con el negocio: Producir un mensaje no alineado, es una pérdida de tiempo y de dinero. Al momento de crear y compartir contenido, es preciso mantener en mente los objetivos de la empresa.

1.2

ANALISANDO AUDITORIO

Debe asumir que conoce los propósitos y los conocimientos de su auditorio, usted puede y debe analizar su auditorio considerado el background.

Este auditorio se clasifica en:

1. EL LEGO

2. EL EJECUTIVO

3. EL EXPERTO

4. EL TÉCNOLOGO

5. EL EDITOR

EL LEGO

Es un aficionado pero no experto en el campo

Características:

1. Lee por interés

2. Presenta un sistema con:

a) Habilidades

b) Niveles académicos

c) Prejuicios

3. Es educado a ciertos niveles, es brillante e interesado su ciencia y tecnología, sabe leer, tiene un barniz de matemáticas y ciencias, pero esta “vago” acerca de algún asunto de interés.

4. Requiere conocimiento de fondo

5. Requiere definiciones de palabras especializadas y de terminología.

6. Evita palabras especializadas, expresa sus ideas en lenguaje “llano”, asi en el siguiente orden:

SUJETO – VERBO – PREDICADO

7. Usa ilustraciones, dibujos, tablas, definiciones y formulas

Las leyes cardinales para el lego son:

1. Exponga las cosas sin complicaciones.

2. Mantenga las cosas interesantes

3. Ponga las cosas en términos prácticos

4. Dirija las cosas a lo personal

5. Si es posible dramatice

EL EJECUTIVO

Un ejecutivo es una persona para comenzar de confianza a la empresa, normalmente tienen personas a su cargo, es el que le dan una gerencia de alguna división de la compañía, es una persona que puede tomar decisiones, y que puede intervenir en alguna función del dueño.

El Lego se aplica al ejecutivo. Poseen títulos académicos y pueden tener experiencia técnica.

El ejecutivo desea saber qué efecto puede causar un adelanto técnico.

El ejecutivo necesita también de conocimientos simples, pero más que el LEGO

NECESIDADES DE LOS EJECUTIVOS

El ejecutivo necesita saber:

- ¿De qué manera un equipo o una pieza puede ser usada?

- ¿Cuánto cuesta esto?

- ¿Cuáles son mis alternativas?

COMO ESCRIBIR PARA EL EJECUTIVO

1. Lenguaje llano.

2. Oraciones de aproximadamente veinte palabras.

3. Evite el uso de las matemáticas

4. Use ilustraciones

5. El ejecutivo toma muchas decisiones

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