Implementacion De Una PMO

PROYECTO IMPLEMENTACIÓN DE UNA PROJECT MANAGEMENT OFFICE (PMO) EN LA EMPRESA SAN SERVICE S. DE R.L., SAN PEDRO SULA, HONDURAS

1. Introducción

1.1. Antecedentes

San Services S. de R. L. es una empresa ubicada en ALTIA Business Park en la ciudad de San Pedro Sula, Honduras. San Services S. de R.L. provee servicios de programación y tecnológicos a la una prestigiosa cadena de hoteles en el Caribe. El enfoque de San Services S. de R.L. es desarrollar y brindar mantenimiento a todas las páginas web y aplicaciones que son necesarias para el constante desarrollo de los clientes.

San Services S de R.L. inició en el 2007 enfocándose únicamente al desarrollo y mantenimiento de sitios y aplicaciones web. Posteriormente la empresa fue creciendo y se vio la oportunidad de crear un departamento cuyo enfoque fuese promover los sitios web para incrementar ventas y transacciones. Es en ese tiempo en donde se incorpora el departamento de Mercadeo Electrónico, el cual consiste en el envío de campañas masivas de correos electrónicos a los mercados internacionales.

San Services continúa teniendo éxito e incorpora nuevos departamentos según las necesidades del cliente. En el 2010 surgió la oportunidad de crear el departamento de diseño para álbum de bodas y/o vacaciones de los clientes que se hospedan en la prestigiosa cadena de hoteles en el Caribe. Un año después, se incorpora un Call Center bilingüe para incentivar la venta en Latinoamérica. Actualmente, San Services S. de R. L. está constituido por cinco departamentos que operan exitosamente.

1.2. Planteamiento del Problema

La empresa San Services S de R.L, es una empresa internacional, y para permanecer competitiva necesita adaptarse rápidamente a los nuevos cambios y oportunidades que surgen en el mercado. Debido al acelerado crecimiento de la empresa, ya que actualmente cuenta aproximadamente con 300 empleados en la oficina de San Pedro Sula y se trabaja en diversos proyectos, aproximadamente 15 en la actualidad, para las 3 diferentes cadenas de Resorts en el Caribe. Entre los principales proyectos, cabe mencionar:

• Portal para agentes de viaje

• Herramienta para la compra de estadías en línea

• Sistema para registro en línea

• Programa para clientes preferenciales, entre otros.

Debido a lo anterior, existe la necesidad de crear una oficina de Administración de Proyectos (PMO), ya que actualmente existe un departamento de proyectos en el cual hay 5 coordinadores de proyectos que dependen de un gerente de proyectos. Los coordinadores de proyectos manejan entre 2 y 3 proyectos simultáneamente apegándose a la metodología Scrum. Los proyectos se manejan independientemente uno del otro, es por ello que en ciertas ocasiones hay poco seguimiento a los mismos y no existe una comunicación adecuada.

En general los proyectos adolecen de desviación del tiempo, y algunos de ellos se sobregiran en costos. Esto indica que hay campo para poder incrementar la eficiencia y por ende mejorar la problemática antes mencionada y la calidad requerida en la gestión de proyectos. Para ello se plantea la adaptación de una gestión de proyectos estandarizada según conceptos establecidos por Project Management Institute (PMI). La implementación de la PMO constituye una solución sistemática para dar soporte efectivo a los proyectos y asegurar que los proyectos estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.

1.3. Justificación

Los proyectos son medios necesarios para los cambios organizacionales, llevados adelante con el fin de competir en un mundo de permanentes cambios y de nuevas oportunidades. La implementación de la PMO en las empresas, requiere el reconocimiento de la disciplina como algo que demanda de quien la ejerce, habilidades, actitudes y comportamientos específicos. Es así como la administración de proyectos necesita de una amplitud profesional, ya que el gerente de proyectos necesitar conocer y saber usar las herramientas de la metodología PMI entre otras.

La necesidad de un gerenciamiento eficaz, la multiplicación del número de proyectos, así como la creciente complejidad de los mismos; son aspectos que justifican la creación de una PMO. La cual permitiría introducir mejoras continuas y sustanciales en todo el ámbito de gestión de proyectos. Que a la vez brinda soluciones de soporte, que contribuirían a incrementar el desempeño de los gerentes y equipos de proyecto, con menor esfuerzo personal.

1.4. Objetivos

1.4.1. General

Elaborar una propuesta para la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos en la empresa San Services S de R.L. en la oficina de San Pedro Sula en Altia, a fin de alcanzar el desarrollo de una metodología única de administración de proyectos en la organización.

1.4.2. Específicos

i. Elaborar un diagnóstico de la situación presente en la empresa San Services S de R.L. en el ámbito de la administración de proyectos.

ii. Proponer y definir las fases de implementación de una PMO en la empresa San Services S de R.L.

iii. Elaborar y definir los manejos de soluciones para la gestión de proyectos.

2. Marco Teórico

2.1. Descripción breve de la empresa

San Services S. de R. L. es una empresa que provee servicios de programación y tecnológicos a una prestigiosa cadena de hoteles en el Caribe. El enfoque de San Services S. de R.L. es desarrollar y brindar mantenimiento a todas las páginas web y aplicaciones que son necesarias para el constante desarrollo de los clientes.

2.2. Misión

Pendiente

2.3. Visión

Pendiente

2.4. Valores

Pendiente

2.5. Estructura organizacional

La estructura de la empresa San Services S de R.L., se puede catalogar como una estructura funcional, pero existen Project managers y coordinadores de proyecto que depende de un gerente funcional.

3. Definición de proyecto

Un proyecto, puede definirse como un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

3.1. Ciclo de vida de los proyectos

Es así como el PMI define el ciclo de vida del proyecto como un conjunto de fases, generalmente secuenciales, cuyo nombre y número está determinada por las necesidades de gestión y control de la organización dueña del proyecto, por la naturaleza del proyecto y su área de aplicación. (Project Management Institut, Inc., 2013)

3.2. Definición de PMO

El

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