Informe De Auditoria Interna

Guadalajara, Jal., a 26 de Abril del 2010

Constructora de Occidente S.A. de C.V.

Av. Insurgentes 3001 Sur

Guadalajara, Jal.

Atención.

Ing. Eduardo Mena de la Garza

Director General

Asunto:

Auditoría Administrativa

Estimado Ingeniero:

Atendiendo a la solicitud de nuestros servicios profesionales y agradeciendo la deferencia recibida, le presentamos el informe final de auditoría administrativa referente al control de las operaciones de la organización. En forma anexa a esta comunicación se presenta un listado significativo de las observaciones más relevantes detectadas en el proceso evaluativo.

Esta actividad se realizó en 90 días, a lo largo de los cuales su personal proporcionó en forma diligente a la documentación requerida.

Con la finalidad de exponer en forma ordenada los resultados, hemos integrado la exposición conforme los siguientes puntos centrales:

1. Introducción y antecedentes.

2. Finalidad

3. Metodología

4. Alcance

5. Apreciación de hechos relevantes

6. Observaciones

7. Salvedades

8. Limitaciones

9. Recomendaciones

10. Anexos

De esta manera, y en atención a lo señalado iniciaremos en la forma siguiente:

1. Introducción y Antecedentes

La compañía Constructora de Occidente, S.A. de C.V., está registrada en la Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción con el giro de construcciones en general y tiene actividades dentro de varias especialidades del ramo. La compañía se fundó en el año de 1960 como subcontratista, pero a partir de 1975 se independizó y se hizo de sus propios clientes, entre los cuales se encuentran Cervecería Cuauhtémoc-Moctezuma, Grupo Vitro, Cementos Mexicanos, Galletera Mexicana, Grupo Alfa, Pigmentos y Óxidos, Chrysler, General Motors, Instituto Mexicano del Seguro Social, Comisión Nacional Azucarera, Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores y los propios del gobierno de San Luis Potosí, Jalisco, Querétaro y Nuevo León. El director general actual es el ingeniero Eduardo Mena de la Garza, el gerente de contraloría es el M.A. Lorenzo Macías Alatorre.

Algunos aspectos básicos de la organización son los siguientes:

* La estructura orgánica de la compañía, modificada por última vez en 1998, responde adecuadamente a las exigencias actuales y está diseñada para cumplir con sus objetivos. Las áreas que la integran son las siguientes:

* Aspecto legal

* Aspecto administrativo o convencional

Nota: Con sus respectivos departamentos

* Los indicadores se dividen en: ingresos de obras y en costos de obras. Sus más recientes ingresos anuales fueron de 650 millones. En el mismo periodo sus costos totales fueron de 450 millones de pesos.

* La participación en el mercado muestra que la compañía está ubicada en el 5o. lugar nacional en el campo de la construcción.

* La compañía tiene una planta de personal base de 220 empleados. El personal de obras fluctúa entre 1 500 y 4 800 obreros.

* En el desarrollo de la auditoría administrativa no se ha cumplido con la calendarización, por lo que le asigna al M.A. Macías Alatorre que se ponga en contacto con la firma Carreón, I Iruítcz y Asociados, S.C., para culminar a la brevedad posible esta actividad. Este le expone la situación al doctor Fabián Zamacona Alatriste.

* De manera que ambos concuerdan en fijar una cita el día siguiente a las 11:00 hrs. en las oficinas de la empresa para desahogar esa situación. El doctor Zamacona informa brevemente los siguientes puntos:

* En la compañía se presentan problemas de comunicación y en trabajo directivo de equipo. En la etapa del seguimiento no se la da continuidad. Por estas razones no se dan resultados esperados.

* La información financiera, presupuestal, fiscal y analítica de la situación de obras se presenta mensualmente a la Dirección General y trimestralmente al Consejo de Administración. Se realiza la audioría anualmente. Sus actividades son realizadas solamente por el área técnica. Se detecta un descuido en la calendarización.

* Se descuida la actividad operativa y el seguimiento de la calenda-rización de las obras. Al realizar una firma de contratos de obra no se consulta con el área legal. No existe una buena comunicación ya que no se aprueban formalmente la elaboración de los trabajos.

* No se tiene una distribución del personal para las obras y no se actualizan con sus costos.

* Se han presentado contratiempos en la contratación del personal eventual en algunos estados. Es decir, se tiene un mal manejo en el departamento de recursos humanos.

2. Finalidad

Esta auditoría se hace con el fin de tener un control de todaslas operaciones realizadas en la organización ya que cuenta con diferentes anomalías en todas sus áreas.

3. Metodología

Por medio de entrevistas, encuestas y revisión documental se procedió a verificar el cumplimiento de los criterios de la auditoría en los procesos y áreas bajo alcance de la misma.

4. Alcance

5. Apreciación de hechos relevantes

No. | Hechos relevantes |

| Organización general. |

1 | Problemas de comunicación |

2 | Revisión inexistente |

3 | |

| Departamento: Contraloría |

10 | Se presentan deficiencias en el aseguramiento del personal eventual. |

11 | En ocasiones no es turnada al comité de adquisiciones la aprobación de insumos a gran escala. |

| Departamento: Obras |

12 | En ocasiones se descuida la actividad operativa y el seguimiento de la calendarización de las obras. |

13 | En ocasiones no se opera eficientemente en realizar las convocatorias de concursos. |

14 | Tienen contratiempos técnicos, legales y administrativos con los clientes ya que no consultan las firmas de contratos de obra con el área legal. |

15 | No son debidamente programados los viajes que se realizan para la inspección física o para validar el avance físico y financiero de estos. |

16 | Falta atingencia en la supervisión de los programas de obra y las reuniones debido a la mala comunicación |

17 | Incumplimiento de fechas establecidas |

18 | Falta de documentación aprobatoria de negociaciones extras. |

19 | Falta de comunicación con el departamento de contraloría (salvedad) |

20 | Incumplimiento de planes establecidos por el consejo de administración (salvedad) |

21 | No existe buen trato a los clientes (salvedad) |

| Departamento de presupuesto de obras |

22 | No se tiene

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