La Organización

1. Diferencia entre organizar y organización.

Concepto de Organizar:

 Organizar es el proceso de asignar derechos y obligaciones y coordinar los esfuerzos del personal en la obtención de los objetivos de la organización. Este proceso presenta por tanto, dos facetas: Establecerla estructura y coordinar. Una vez identificados los objetivos y la estructura durante la planificación, la organización debe determinar quién va a ser que cosa y cómo va a hacer la coordinación dentro y entre los departamentos de la misma.

Concepto de Organización:

 "Las organizaciones son unidades sociales o agrupamientos humanos deliberadamente constituido para alcanzar fines específicos"

 "Organización es la estructura de las relaciones que debe existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos en un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados"

 "La organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa, con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue"

2. Propósito de la organización.

El propósito de la organización es ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y contribuyan a la eficiencia organizacional.

3. Organización formal e informal.

Organización formal:

 Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel.

 Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.

 En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

Organización informal:

 Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

 Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.

 La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.

 Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos.

 La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.

4. División organizacional: El departamento

Un aspecto importante de la organización es el establecimiento de departamentos. La palabra departamento indica un área, división o sucursal definida de una organización sobre la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas.

Un departamento, en el sentido más común del término, puede ser la división de producción, el departamento de ventas, la sucursal de la costa occidental, la sección de investigación de mercados, etc. También puede indicar relaciones jerárquicas.

5. Niveles organizacionales y el ámbito de la administración

Si bien el propósito de organizar es otorgar eficiencia a la cooperación humana, la razón de los niveles de la organización se encuentra en las limitaciones del tramo de administración. En otras palabras, los niveles organizacionales existen porque hay un límite al número de personas que un administrador puede supervisar con eficacia, aunque este límite varía según diversas situaciones.

a. Selección del tramo

En toda la organización se debe decidir cuántos subordinados puede dirigir un superior. Los investigadores de administración saben que normalmente este número es de cuatro a ocho subordinados en los niveles más altos de la organización y de ocho a quince o más, en los niveles inferiores. Otros afirman que un administrador puede supervisar hasta veinte o treinta subordinados.

El hecho de que compañías aparentemente bien administradas tienen, entre ellas y dentro de ellas, tramos muy variables indica que contar simplemente los números en las amplitudes existentes no es suficiente para establecer cuál debería ser la amplitud.

- Organización con tramos estrechos:

Ventajas:

 Supervisión estrecha.

 Control estricto

 Comunicación rápida entre los subordinados y superiores.

Desventajas:

 Los superiores tienden a involucrarse en exceso en el trabajo de los subordinados.

 Muchos niveles administrativos.

 Altos costos a causa de los numerosos niveles.

 Excesiva distancia entre el nivel más bajo y el más alto.

- Organización con tramos amplios:

Ventajas:

 Los superiores se ven obligados a delegar.

 Se deben establecer políticas claras

 Los subordinados deben ser seleccionados con sumo cuidado.

Desventajas:

 Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo a convertirse en cuellos de botella en las decisiones.

 Riesgo de pérdida de control para el superior.

 Se requiere de administradores de calidad excepcional

b. Problemas con los niveles organizacionales

Existe la tendencia de considerar a la organización y la departamentalización como fines en sí mismos y a medir la eficacia de las estructuras organizacionales en términos de claridad e integridad de los departamentos y de sus niveles. La división de las actividades en departamentos, su organización jerárquica y la creación de múltiples no son completamente deseables por sí mismos.

En primer lugar los niveles son costosos. A medida que se aumenten, se dedica más y más esfuerzo y dinero a la admón., debido a la necesidad de los administradores adicionales, grupos de asesores para ayudarlos y la exigencia de coordinar las actividades departamentales, además de los costos de

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