Organizacion

ORGANIZACIÓN

Se dice que con buen personal cualquier institución funciona; también se ha dicho que es bueno mantener cierto grado de indefinición en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Pero es obvio que aun personas capaces y deseosas de cooperar entre sí, trabajan mucho más efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras. Esto se aplica por igual a las empresas privadas u organismos gubernamentales que a un equipo de fútbol o una orquesta sinfónica. Diseñar y sostener estos sistemas de funciones es el propósito básico de la función administrativa de la organización.

I. CONCEPTO E IMPORTANCIA DE ORGANIZACIÓN

Para que una función organizacional pueda existir y poseer significado para los individuos, debe constar de: 1) objetivos verificables, que son elementos importantes de la planeación; 2) una idea clara de los principales deberes o actividades implicados, y 3) un área discrecional o de autoridad precisa para que la persona ejerza una función determinada y sepa qué puede hacer para cumplir las metas.

Además, para el eficaz desempeño de una función se debe tomar en cuenta el suministro de la información necesaria y de otros instrumentos indispensables para su ejercicio. En este sentido, la organización, según Koontz y Weihrich (2004), consiste en:

1. La identificación y clasificación de las actividades requeridas.

2. La agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos.

3. La asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo.

4. La estipulación de coordinación horizontal (en un mismo o similar nivel organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una división y un departamento, por ejemplo) en la estructura organizacional.

Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quién realizará cuáles tareas y quién será responsable de qué resultados, para eliminar los obstáculos al desempeño que resultan de la confusión e incertidumbre respecto de la asignación de actividades, y para tener redes de toma de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales.

“Organización” es un término de usos muy variados. Para algunas personas incluye todas las acciones de todos los participantes. Otras lo identifican con el sistema total de relaciones sociales y culturales. Otras más lo usan para referirse a una empresa, pública o privada. Sin embargo, para la mayoría de los administradores en ejercicio el término organización implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada.

Por su parte, para Hernández (2006), organizar es el proceso de diseñar estructuras formales del trabajo en una empresa, por medio de la generación de una jerarquía de autoridad y una departamentalización por funciones, que establezca responsabilidades por áreas de trabajo.

Dentro de este proceso es frecuente el uso de los organigramas y de la departamentalización. Los organigramas, son las representaciones gráficas de las estructuras de las empresas. A su vez, departamentalizar es agrupar actividades relacionadas con cada área de trabajo, de tal forma que permita la especialización de los responsables.

Una vez establecido lo anterior, pudiera sintetizarse, que el proceso de organización es la etapa del proceso administrativo que permite estructurar las funciones de acuerdo con las actividades a realizar, distribuyendo la autoridad y responsabilidad en forma lógica y estableciendo los canales de comunicación necesarios con la finalidad de cumplir con un objetivo determinado.

Las áreas de trabajo de una empresa se conocen como áreas básicas; las más destacables son las siguientes:

1. Finanzas.

2. Producción u operaciones.

3. Comercialización, distribución o mercadotecnia.

4. Administración del facto humano o de recursos humanos.

Cada persona tiene ciertas aptitudes, experiencias y aspiraciones. La suma total de estas características de los miembros de una empresa se refleja en la estructura de la organización. Entre los miembros de un grupo se originan modelos de cooperación y varias adaptaciones y finalmente de esto, surge un modo de trabajar y colaborar, que llega a convertirse en la manera aprobada y sancionada por todos los miembros del grupo. Esta forma es la organización más formal y debe tomarse en cuenta para efectuar el trabajo.

Debe aclararse que para establecer una estructura de organización o modificar la existente, se requiere de tiempo. No es posible hacerlo en un día, ni en varias semanas, es trabajo a largo plazo. Consolidar y redistribuir las actividades principales, solucionar problemas, encontrar y asegurar el personal calificado, son tareas que llevan tiempo, pero todos los esfuerzos que se hagan valdrán la pena, pues estamos dando un gran paso en la consecución de los objetivos.

La organización debe ser dinámica, o sea que, debe tomar en cuenta los cambios naturales en toda empresa. Puede darse el caso de que la estructura de la organización creado hoy, mañana ya no sirva, debido a sucesos futuros. A veces los cambios en la estructura son inevitables, tienen que hacerse, porque demorarlos frecuentemente se traducen en mayores dificultades.

Por medio de una buena organización, cada miembro de la estructura sabe que actividades tiene que desempeñar; esto ayuda a que pueda cumplirlas con la mayor eficiencia y en el menor tiempo posible.

La organización delega a los miembros de una empresa la autoridad necesaria para hacer que se lleve a cabo el trabajo en proporción a la responsabilidad que de cada quien se exige. Una organización adecuada permite la delegación en forma ordenada a las personas indicadas.

La organización es importante, por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han señalado respecto a como debe ser una empresa. Tiene también gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos teóricos, que Urwick llama la mecánica administrativa y los aspectos prácticos, que el mismo autor conoce bajo la denominación de dinámica: entre "lo que debe ser", y "lo que es".

La organización se refiere a estudiar, como deben ser las funciones, jerarquías y actividades, se refiere siempre a estos tres aspectos que están por estructurarse, ve el futuro inmediato o remoto.

La organización nos dice en concreto como y quien va a hacer cada cosa (en el sentido de puesto y no de persona) y como lo va a hacer. Cuando la organización

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